Бухгалтерская справка что это

Бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка относится к первичной документации и является своего рода универсальным документом, поскольку используется при учете и отчетности как по бухгалтерии, так и по налогам. Она общеприменима и широко распространена, т.к. ее использование востребовано в самых различных ситуациях. Как следует из самого названия документа, ее составление входит в компетенцию специалистов бухгалтерских отделов.

В каких случаях используется бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.

Как правило, справка носит вспомогательный характер. Чаще всего она используется при необходимости исправления некорректно внесенных данных в документы бухгалтерской и налоговой отчетности: правильные сведения вносятся в справку и досылаются в налоговую инспекцию.

Кроме того, она применяется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.

Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.

Стоит отметить, что при желании любая компания имеет полное право подтверждать факт проведения операций, не требующих применения стандартные видов документации не с помощью бухгалтерских справок, а при помощи индивидуально разработанных форм первичных документов (конечно, при условии внесения в них необходимых реквизитов). Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка является заменяемым документом.

Порядок составления бухгалтерской справки

Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца, поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут писать его в свободном виде или использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. В качестве комментария нужно отметить, что хотя собственные формы документов организации должны регистрировать в своей учетной политике, в данном случае делать это необязательно, т.к. очень уж разнообразны поводы для написания бухгалтерских справок.

Некоторые бухгалтера по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Независимо от того, какой вариант будет выбран, есть некоторые сведения, которые бухгалтерская справка должна содержать в обязательном порядке: это

Можно ли вносить исправления в бухгалтерскую справку

От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:

Правила оформления документа

Бухгалтерскую справку можно писать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, ее можно составлять как от руки, так и печатать на компьютере. Но в любом случае, она обязательно должна быть заверена оригиналом подписи сотрудника, который ее написал. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать в своей работе оттиски печатей и штампов.

К составлению справки необходимо относится также тщательно и внимательно, как и к любому другому виду первичных документов. Чем подробнее она будет составлена, тем меньше вопросов вызовет при проверке.

В справку нужно вносить только достоверные сведения, а если в процессе написания обнаружатся какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а написать новый исправленный вариант документа.

После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.

Пример составления бухгалтерской справки

Что делать с бухгалтерской справкой после

Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет (для разных целей определены разные периоды: например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки – то и все 5 лет).

Источник

Бухгалтерская справка и ее применение в учете

Бухгалтерская справка — особый первичный документ. В умелых руках сфера применения справок огромна. Читайте в нашем материале, когда можно и нужно использовать этот инструмент бухгалтерского учета.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужна бухгалтерская справка

Справка бухгалтера незаменима при исправлении ошибок или недочетов в учете. Кроме того, с ее помощью поясняют специфические хозяйственные операции или оформляют проводки, для которых отсутствуют регистры установленной формы. Одна из разновидностей бухгалтерской справки — справка-расчет. Она подтверждает хозяйственные операции, при которых вручную распределяют начисленные суммы.

Корректно оформленная бухгалтерская справка одновременно вносит изменения в бухгалтерский и налоговый учет. Это сохраняет правильность соотношения между ними.

В таблице перечислены конкретные ситуации, когда используют бухгалтерские справки.

Оформляют по результатам инвентаризации расчетов с контрагентами. Включает информацию о номере и дате договора, реквизитах первичных расчетных документов. Дополнительно в справке необходимо произвести расчет срока исковой давности по задолженностиСписание себестоимости реализованных товаровПодтверждает обоснованность списания товаров. Фиксирует дату списания и финансовый расчетПеревод товаров в материалыОснование для формирования проводок «переведены товары в материалы» и «материалы переданы в производство». Подтверждают и детализируют количество и стоимость переданных товаровИсправление ошибок в учете, корректировки учетаПодтверждает факт обнаружения ошибки или неточности в учете. Фиксирует дату, с которой внесены исправления. Содержит сведения об ошибке и причинах ее возникновения. Отражает корреспонденцию по счетам учета с указанием правильной суммы. Поясняет внесенные исправления или корректировкиДетализация и оформление проводокИспользуют в случаях, когда хозяйственную операцию нельзя подтвердить первичными документами установленной формы. Поясняет и обосновывает сделанные проводкиДоказательства в судеПри необходимости служит доказательством в суде и аккумулирует в себе справочную бухгалтерскую информацию из нескольких документов или регистров учета. Подтверждает данные учета компанииПрименение раздельного учета по НДСНеобходима для расчета части «входного» НДС, которая относится к облагаемым операциям и может быть включена в вычеты по НДС. Справка не заменяет первичные документы, но обосновывает сумму «уплаченного» налогаПередача информации в госорганыОбобщает запрошенную информацию. Поясняет и детализирует данные учета. Может содержать сведения из нескольких документов или регистров, а также сведения за конкретный периодРаспределение прибыли или начисление дивидендовПодтверждает и поясняет расчеты. Служит основанием для проводок в учетеРасчет процентов по кредитам и депозитамФиксирует сумму уплаченных процентов по кредитам и депозитамРасчет заработной платы и иных начислений работникамПодтверждает расчеты и начисления работникам при нестандартных выплатах. Фиксирует даты, на которые произведены расчеты с сотрудниками. Отражает порядок начисления и размер компенсации за задержку выплаты зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, расчет декретныхНачисление финансовых обеспечений и резервовПодтверждает и поясняет расчеты. Служит основанием для проводок в учете

Как оформить бухгалтерскую справку

Форма бухгалтерских справок не регламентирована действующими правилами. Однако так как справка — первичный документ, она должна соответствовать требованиям ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и содержать в себе следующие сведения:

Каждая компания или предприниматель вправе самостоятельно разработать форму бухгалтерской справки и утвердить ее в учетной политике. Справка может содержать таблицы, текст, расчеты и иную информацию, которая будет удобна в использовании. Как правило, лица, ответственные за составление бухгалтерских справок — руководитель или главный бухгалтер. В случаях, когда справку или расчет готовит рядовой бухгалтер, участие в составлении и подписании таких справок должно быть указано в его должностной инструкции.

Правила оформления первичных документов, в том числе бухгалтерских справок, разъяснены в письме Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Кроме правил, там указано, что незначительные ошибки в составлении первичных документов не влияют на налогооблагаемую базу по прибыли. Незначительными можно считать ошибки, которые не влияют на возможность идентификации налогоплательщика, сторон сделки, содержания хозяйственной операции или расчет налогов.

Образцы бухгалтерских справок

Пример 1. На момент расчета больничного листа работник отработал в компании три месяца. При трудоустройстве он не представил справку о среднем заработке за последние два года с прежнего места работы. Бухгалтер начислил пособие по нетрудоспособности исходя из МРОТ, установленного в текущем году. Позднее работник принес работодателю справку с прежнего места работы, и бухгалтер пересчитал размер пособия, о чем составил справку.

Пример 2. Бухгалтер провел инвентаризацию расчетов и обнаружил дебиторскую задолженность в размере 23 000 рублей, нереальную к взысканию. Бухгалтер составил справку и на ее основании списал дебиторскую задолженность.

Во время инвентаризации выяснилось, что ООО «Должник» ликвидировано по решению налогового органа 25.07.2021 года (выписка из ЕГРЮЛ от 20.09.2021 по ООО «Должник»). На основании изложенного и в соответствие с приказом руководителя организации от 20.09.2021 дебиторская задолженность ООО «Должник» в размере 23 000 рублей подлежит списанию. 20 000 рублей списано за счет резерва по сомнительным долгам, 3 000 рублей списаны как долг, не покрытый резервом.

Как хранить и использовать бухгалтерские справки

Хранить бухгалтерские справки необходимо вместе с документами и регистрами, в которых непосредственно оформлены хозяйственные операции. Например, если с помощью бухгалтерской справки исправлены ошибки или внесены корректировки в документы, то она подшивается вместе с исправленными регистрами. С трудовыми табелями следует хранить справки, которыми начислены компенсации сотрудникам. Если в справке рассчитаны проценты по депозиту, то она служит дополнительным документом к платежному поручению на уплату.

Сроки хранения бухгалтерских справок такие же, как у всех бухгалтерских документов, — в течение следующих пяти лет, начиная с 1 января следующего календарного года (ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Сведения в бухгалтерской справке предназначены только для внутреннего использования в компании. Ее можно предоставлять контрагентам исключительно как дополнительное или поясняющее приложение к основному документу.

Бухгалтерская справка не заменяет собой отсутствующий первичный документ. Категорически нельзя подтверждать бухгалтерской справкой расходы по налогу на прибыль, если акты выполненных работ «утеряны» или отсутствуют по иным причинам. При проверке это может привести к доначислению налогов и штрафам (постановление АС Уральского округа от 05.07.2021 по делу № Ф09-3128/21).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Бухгалтерская справка (справка-расчет)

Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете.

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Бухгалтерскую справку оформляет единолично бухгалтер организации, когда выполняется любое из двух условий:

1) для учета какой-либо операции (события) составление другого первичного документа не предусмотрено.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью. Тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

2) для учета какой-либо операции (события) на основании имеющихся первичных документов необходимо провести дополнительные расчеты. В этом случае оформляется бухгалтерская справка-расчет. Например, в ней может приводиться расчет:

— суммы НДС, восстанавливаемого при передаче ОС в уставный капитал;

— первоначальной стоимости ОС, складывающейся из нескольких видов затрат;

— суммы резерва по сомнительным долгам.

По какой форме следует составлять бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Обязательная для применения форма бухгалтерской справки нормативно не установлена.

Поэтому ее надо разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя организации в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом форма справки должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи и фамилии должностных лиц.

Порядок составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

На бланке бухгалтерской справки в левом верхнем углу обязательно вписывают полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Можно также написать адрес места нахождения организации, идентификационный номер налогоплательщика и код постановки предприятия на учет в налоговый орган.

После наименования предприятия указывается дата составления документа.

Дата составления документа соответствует дате обнаружения ошибки.

Посередине бухгалтер пишет наименование документа. В нашем случае, это бухгалтерская справка.

После этого в справке указывается когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, причина совершенной ошибки и способ ее исправления.

Если была указана неправильная сумма, то в содержании справки пишется наименование хозяйственной операции, в которой допущена ошибка и указывается фактическая сумма.

Далее рассчитывается правильная сумма хозяйственной операции и сумма, на которую необходимо внести исправления в бухгалтерский учет предприятия.

Если была применена неправильная корреспонденция счетов, тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

При этом бухгалтер предприятия должен указать измерители хозяйственной операции, по которой вносятся исправления, в натуральном и денежном выражении.

После содержания бухгалтерской справки указываются наименования должностей лиц, ответственных за ее написание, и их подписи.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Источник

Для чего необходима бухгалтерская справка

В некоторых ситуациях, когда невозможно использовать первичные документы, бухгалтер может составить специальную бухгалтерскую справку. Она также представляет собой первичный документ, но главное ее отличие заключается в том, что ее форма и порядок заполнения полностью регулируется локальными документами хозяйствующего субъекта.

Для чего необходима бухгалтерская справка

Для отображения ситуации в документальном виде и подтверждения каких-либо сведений можно применять бухгалтерскую справку. Она не имеет формы, регламентированной законодательством РФ, а потому ее бланк разрабатывается компанией и утверждается в учетной политике. Роль бухсправки сводится к тому, чтобы отображать важную информацию, которую невозможно зафиксировать иным способом через первичную документацию.

Бухгалтерская справка может применяться в следующих ситуациях:

Составлением справки занимается бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на данное действие приказом руководителя. Соответственно, именно этот сотрудник несет полную ответственность за правильность, своевременность и достоверность формирования документа. В связи с этим сотрудник должен знать все тонкости составления бухгалтерской справки и особые моменты ее оформления.

Типы бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки могут быть нескольких типов в зависимости от видов финансово-хозяйственных операций, для которых они применяются. К ним, как правило, относятся документы для:

Каждый тип бухгалтерской справки имеет конкретные особенности составления, на основании которых можно подтвердить правомерность использования и юридическую значимость документа.

Бухгалтерская справка-расчет

Данная бухсправка оформляется в первичном виде на основании данных, уже содержащихся в бухгалтерском или налоговом учете. Она составляется в таких ситуациях:

Бухгалтерская справка об исправлении

При формировании такой справки обязательно нужно указать, какая именно ошибка была обнаружена и почему она возникла. Кроме того, в документе указывается верная информация, которая должна быть в учете, а также отражается корреспонденция по счетам с указанием правильной суммы.

На основании такой справки исправления вносятся в бухгалтерский учет. При этом важно указать, с какой именно даты действуют эти исправления.

Бухгалтерская справка о списании задолженности

Бухсправка должна включать в себя информацию о том, на основании чего образовалась задолженность (номер и дата договора, ссылки на первичную документацию). Кроме того, в документе необходимо отразить расчет срока исковой давности по данной задолженности, верность определения которого влияет на результаты расчета налога на прибыль.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС

Данная справка необходима потому, что согласно налоговому законодательству РФ налогоплательщики обязаны вести раздельный учет тех операций, которые облагаются и не облагаются налогом на добавленную стоимость.

Бухгалтерская справка данного типа составляется с учетом требований ст. 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка для судебного разбирательства

Бухсправка такого типа формируется в самом общем виде с указанием ссылок на справочные сведения и какие-либо документы, оформляемые в качестве приложений. Кроме того, в документе может содержаться конкретная информация из других типов справок, например, для оформления расчетов.

Зачастую такая справка оформляется при конфликтных ситуациях с налоговой инспекцией или контрагентами, по которым нужно истребовать дебиторскую задолженность.

Особенности применения бухгалтерской справки

При использовании в работе бухсправок нужно помнить о следующих моментах:

Как оформить бухгалтерскую справку

Вне зависимости от того, какая информация будет содержаться в бухгалтерской справке, документ нужно оформлять по форме «первички». В этом случае у контролирующих органов не возникнет сомнений в юридической силе документа. Обязательного к использованию бланка бухсправки законодательством не установлено, а потому компания может самостоятельно разработать шаблон.

Оформление бухгалтерской справки проходит в 3 этапа:

1 этап. Создание «шапки» документа, в которой содержится такая информация:

2. этап. Оформление основной части документа, в которую включаются следующие сведения:

3 этап. Формирование заключительной части документа, в которой отражаются дата подписания справки и подписи ответственных лиц. Такая информация необходима для идентификации лиц, ответственных за сведения в бухсправке, а также для подтверждения необходимости осуществления хозяйственной операции.

Бухгалтерская справка в 1С

Бухгалтерскую справку можно оформлять ручным способом или при помощи обычной компьютерной программы Microsoft Word. Однако гораздо удобнее формировать бухгалтерскую справку в 1С 8.3 Бухгалтерия, поскольку в этом случае можно заранее подготовить несколько стандартных шаблонов, используемых для операций различного характера.

Для оформления бухсправки необходимо:

В документе нужно внести основную информацию в содержании, то есть непосредственно описать хозяйственную операцию. Сведения нужно вносить подробно, поскольку в дальнейшем они будут отражаться в печатной форме документа. Кроме того, подробное описание позволяет более оперативно искать документ в перечне всех формируемых бухгалтерских справок.

После того как бухгалтерская справка сформирована и сохранена, ее можно отправить на печать. Для этого в самом документе предусмотрена кнопка, которая позволяет сразу же выводить справку в печатном виде. В документе будет отражаться не только внесенная информация по конкретной операции с указанием суммы, но также реквизиты самой компании и лица, ответственные за составление и подписание документа.

Важно! Сумма в бухгалтерской справке указывается только по данным бухгалтерского учета. Даже если сумма по налоговому учету внесена в документ, в печатной форме она не отображается.

При оформлении бухгалтерской справки проще и эффективнее использовать документы, предлагаемые программой 1С. В этом случае все справки будут иметь одинаковый вид, а также содержать необходимую информацию. Кроме того, для их формирования и распечатки потребуется минимум времени и сил, что существенно упростит работу бухгалтера.

Источник

Бухгалтерская справка: зачем нужна и как ее составить

Бухгалтерская справка — незаменимый помощник бухгалтера. Она поможет обосновать расчеты, исправить ошибки в учете, передать информацию в госорганы. Расскажем, когда и зачем нужна бухгалтерская справка, какие виды справок бывают, как их правильно составить.

Зачем нужна

Итак, бухгалтерская справка — это внутренний документ организации. Она нужна, когда бухгалтеру надо провести хозяйственную операцию, для которой не предусмотрена другая первичка, или первичка есть, но ее недостаточно. Кроме того справка помогает детализировать учет или исправить в нем ошибки.

Важно : бухгалтерская справка не может заменить первичный документ, в составлении которого кроме бухгалтера должны участвовать другие лица.

Например : если утерян акт приема-передачи выполненных работ или счет-фактура от контрагента, то заменить такие документы бухгалтерской справкой нельзя.

Подключите электронный документооборот в Такском и перестаньте терять первичные документы. Мы поддерживаем роуминг со всеми операторами.

Форма бухгалтерской справки

Унифицированной формы справки нет. Каждая организация может разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы разработанная справка содержала реквизиты, обязательные для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

Можно взять бланк бухгалтерской справки для госучреждений: форма по ОКУД 0504833 (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н) и на его основе составить свой. Рекомендуем утвердить разработанную форму справки приказом по учетной политике организации.

Обычно справку подписывают главный бухгалтер и исполнитель. Но в отдельных случаях можно предусмотреть в справке подпись руководителя.

Например: если требуется одобрение учета каких-либо расходов.

Виды бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки составляются с различными целями:

В зависимости от назначения справки ее содержание для разных ситуаций тоже будет разным.

Бухгалтерская справка-пояснение

Такие справки составляют по операциям, для которых не предусмотрены формы первичных документов.

К таким операциям относятся:

Бухгалтерская справка-расчет

Иногда перед тем, как отразить операцию в учете, бухгалтеру сначала нужно произвести расчеты. В этом случае сам расчет и итоговый результат фиксируют в бухгалтерской справке-расчете.

Обычно бухгалтеры отражают в справке расчеты следующих показателей:

Бухгалтерская справка об исправлении ошибок

Если бухгалтер обнаружил ошибку в учете, то ее нужно исправить. В этом случае тоже составляют бухгалтерскую справку. В ней описывают: где и почему возникла ошибка и как она была откорректирована.

Исправить ошибку в учете бухгалтер может через сторнировочную запись или дополнительную проводку.

Бухгалтерская справка для передачи сведений

Иногда необходимо оформить бухгалтерскую справку для предъявления в государственные инстанции. В таких ситуациях справка носит информационный характер.

Например: организация выступает ответчиком в трудовом споре с работником, который был уволен неправомерно. А теперь этот работник через суд требует выплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Сведения о среднем заработке могут быть представлены в суд в виде бухгалтерской справки.

Сколько и как хранить бухгалтерские справки

Оформленные бухгалтерские справки хранят вместе с документами соответствующего регистра учета.

Например: если справка составлена для списания задолженности, то ее подшивают к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным контрагентом.

Хранят бухгалтерские справки не меньше 5 лет. Однако в некоторых случаях этот срок может быть увеличен.

Например: если в справке содержится информация о расчете дивидендов, то ее, как и ведомости на выдачу дивидендов, нужно хранить 50 лет (если документ был оформлен после 2003 года. Для документов, составленных ранее указанной даты, срок хранения составляет 75 лет) (п. 122 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Источник