Бухгалтерский учет в цифровой экономике что это

Цифровизация бухгалтерии

Каждый день в некоторых организациях выполняются десятки поставок оборудования, сырья, материалов для производства или готовой продукции. Чтобы подтвердить законность проведенных операций перед налоговой инспекцией, оформляются первичные учетные документы. Они являются фундаментом бухгалтерского учета организации. Бухгалтерская служба ежедневно проводит оплаты, готовит отчетность, обрабатывает поток первичных документов. Они приходят по почте, доставляются курьерами, отправляются через ЭДО, передаются из рук в руки сотрудниками компании или контрагентами. Обработка одного комплекта первичной документации опытным бухгалтером занимает совсем не много времени, но если документов много, то это требует значительных трудозатрат. При этом государственные органы тоже не спят – шлют свои запросы и требования – необходимо в жесткие сроки предоставить необходимые документы и подготовить соответствующие пояснения.

Предлагаем вам несколько ИТ-инструментов, которые помогут оцифровать бухгалтерию и сократить трудозатраты на выполнение различных рутинных операций.

1. Электронный архив документов

В ситуации с бумажным архивом документов на поиск и формирование подборки необходимых документов несколько часов, а то и дней. При этом какие то документы могут быть повреждены, а какие вообще найти не удасться.

Электронный архив — система хранения электронных документов, которая позволяет быстро наполнять его документами и предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.

Если хранить документы в электронном архиве, то в последствии найти необходимые документы в ответа на запросы контролирующих органов можно за несколько секунд!

2. Обмен электронными документами с контрагентами (ЮЗЭДО)

Несколько лет назад существовало только два способа: документы привозились в офис или высылались по почте. Оба варианта предполагали дополнительные расходы. Кроме этого, передача бумаг удаленному бухгалтеру сопровождалась рисками, ограничениями, временными и финансовыми затратами.

Постепенный переход от бумажных документов к электронным вводит такое понятие, как электронный документооборот (ЭДО), который и используется многими предпринимателями при удаленном бухгалтерском обслуживании. Он представляет собой комплексную систему работы с документами, которые находятся в электронном виде.

Электронный документ, подписанный подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначный бумажному документу с собственноручной подписью. Типичными электронными документами ЮЗЭДО являются: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется через операторов электронного документооборота.

Электронные документы могут подписываться квалифицированной электронной подписью любого сотрудника, имеющего соответствующую доверенность или на основании приказа.

ЮЗЭДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:

С ЮЗЭДО вы можете отказаться от ручного ввода документов. EnDocs автоматически загружает документы из ЮЗЭДО в электронный архив .

В единый электронный архив можно загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.

3. Внутренний электронный документооборот

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно автоматизировали внутренний и внешний электронный документооборот. Если вы не в их числе — это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

Внутренние документы можно подписывать электронной подписью — такой документ будет так же считаться юридически значимым. Достаточно оформить сотрудникам электронную подпись.

Преимущества перехода на внутренний ЭДО:

Резюме

Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков. Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих основных обязанностей.

Источник

Цифровая бухгалтерия – это современные технологии и подходы к работе специалиста, а не его увольнение

Цифровая бухгалтерия – это про вид документов

Пока сложно представить бухгалтерию без бумаги, тем не менее именно к этому мы и идем. И это не из области фантастики, давайте перечислим, с чем имеет дело бухгалтерия:

Плюсом к перечисленным процессам, естественно, добавляется создание проводки в учетной системе.

Любой документ может быть запрошен в ходе проверки. Задача бухгалтерии предъявить документ, доказав его юридическую значимость.

Цифровая бухгалтерия – это про грамотные процессы

Крупные и средние компании, и даже небольшой бизнес, знакомы с электронным взаимодействием. Автоматизация процессов – уже не редкость, а количество программных продуктов, которые используются в работе, растет из года в год.

Далеко за примером ходить не нужно, мы обратились в бухгалтерию собственной компании. Что используют наши специалисты:

Схема процесса подготовки отчетности

Схема работы с исходящими первичными документами

Ни один процесс не подразумевает исключения человека совсем: сотрудник создает документ и инициирует процесс, в согласовании принимают участие руководители и другие ответственные сотрудники, подписание подразумевает использование ЭП руководителем. Грамотная автоматизация помогает лишь ускорить процессы, облегчает поиск документов и, возможно, предоставляет некоторые полезные сценарии для стандартных процедур.

Решения, которые развиваются и внедряются сегодня, призваны облегчить работу бухгалтера, а не заменить его. Ни одна система не способна развить навыки межличностного общения, работы в команде, управления проектами и группами людей – все это подразумевает постоянное взаимодействие и обмен информацией, множество дополнительных знаний из разных областей и эмпатия, в конце концов. Но быть на «ты» с технологиями – профессиональное преимущество, которое ценят не только руководители, но и простые сотрудники.

Источник

Цифровизация: взгляд бухгалтера

Практикующий главный бухгалтер, член Палаты налоговых консультантов

Есть мнение, что с развитием технологий профессия бухгалтера останется в прошлом. Мария Скорик, практикующий главбух с большим опытом, поделилась своим взглядом на будущее бухгалтера и специалистов других направлений, которых может вытеснить цифровизация.

Периодически в СМИ поднимается буря обсуждений на тему будущего некоторых специальностей в грядущую цифровую эпоху. Уже не одна публичная личность высказалась, что отдельных квалифицированных специалистов смоет волной цифровизации за борт востребованности на рынке труда. Дальше эту цитату, причём в самых мрачных цветах, не освещает только ленивый.

Интересно, что поводом для очередной шумихи служат по большей части вырванные из контекста фразы, авторы которых говорили совсем о другом. И подобное наблюдается не только у нас, но и в ближнем зарубежье. Не буду лукавить, некоторые публикации заставляли поволноваться и меня, поэтому я решила разобраться более детально, в чём, собственно говоря, заключается вызов времени и не пора ли поменять профессию на случай, если не в понедельник, то уж во вторник точно меня автоматизируют совсем.

Не спешите менять специальность

В поисках информации для статьи я обратила внимание, что часто авторы материалов о том, что бухгалтеры (с ними же и юристы) скоро будут не нужны, весьма далеки от вопросов автоматизации. А вот в обзорах специалистов IT-сферы, занимающихся комплексной автоматизацией, наблюдается более трезвый взгляд на проблему. Так что, уважаемые коллеги, не спешите расстраиваться и менять специальность, если, конечно, это не продиктовано чем-то другим. Моя статья адресована тем, кто действительно любит свою профессию и не собирается с ней расставаться.

От истоков к изменениям

Безусловно, цифровизация – это естественный процесс, вызванный стремительным развитием технологий. И, скорее всего, не менее болезненно поначалу воспринимались такие события, как развитие фабричного производства с появлением парового двигателя, расширение масштабов производства с внедрением конвейерной сборки и кардинальные изменения в работе с бумажными документами при появлении первых компьютеров.

Да и в самой нашей профессии за последние 30–40 лет произошли огромные перемены. Если в 70-х годах прошлого века мои бабушки (обе – главные бухгалтеры крупных организаций) производили вычисления с помощью деревянных счётов или арифмометра и, значительно позже, с помощью калькулятора, то в конце 80-х – начале 90-х в учёте мне уже помогал компьютер.

Кроме того, начиная с 90-х годов бухгалтеру пришлось стремительно осваивать новые программы. Откройте любое объявление о вакансии бухгалтера, и в самом рядовом из них будет прописано минимум 4-5 программ, которыми должен уметь пользоваться претендент. Однако на практике среднестатистический бухгалтер умеет пользоваться примерно ещё таким же, если не большим количеством ПО, с учётом различных кабинетов налого- и взносоплательщиков. Сюда же можно отнести не только различные сервисы по составлению и проверке отчётности, но и некоторые программы-редакторы. До массового распространения смартфонов не каждый специалист мог похвастаться таким диапазоном навыков, включая умение работать с факсами, принтерами, сканерами и т. д. Потому такие эпитеты в адрес современного бухгалтера как «учётчик», «счетовод» и т. п. свидетельствуют скорее о поверхностности знаний самих авторов высказываний.

Роль бухгалтера в организации

Если же подойти к теме перемен совсем серьёзно, то глобальные перемены, с которыми мы с вами неизбежно столкнёмся, обсуждаются не только в нашем профессиональном сообществе, но и на отраслевых форумах, и на уровне правительств государств, и на международном уровне. Так, в рамках прошедшего в Давосе ежегодного экономического форума аналитиками отмечено, что в новом десятилетии правительства, компании и рынки столкнутся с острейшими проблемами, которые порождены мегатрендами, преобразующими экономические, политические, общественные и экологические системы. По их оценкам, автоматизация и роботизация к 2035 году могут отнять у людей до 50 % рабочих мест. И очевидно, что ускорение технологического развития уже к 2030 году может кардинальным образом отразиться на всех сферах жизни почти во всех странах и на всех континентах.

Но изменился не только мир, внедряющий новые технологии, но и вырос статус бухгалтера на предприятии. Не торопитесь саркастически улыбаться. Я не буду сейчас отвлекаться на проблемы, продиктованные отношением к специалистам со стороны некоторых работодателей. Корень проблемы взаимоотношений здесь больше в состоянии экономики, чем в стремительном проникновении IT-технологий во все сферы нашей жизни.

Данные бухгалтерского учёта служат основой для управленческих отчётов, поэтому важность достоверности финансовой отчётности предприятий для внешних и внутренних пользователей – это риски и зона ответственности каждого бухгалтера. Именно вовлечённость в бизнес-процесс и в систему управления на предприятии – вот что кардинальным образом отличает современного бухгалтера от его коллег прошлого века. Глубокое понимание специфики бизнеса, постоянное взаимодействие с руководителями других подразделений, совместная работа над составлением технических заданий при внедрении систем комплексной автоматизации на предприятиях – это совершенно новые направления в профессии, требующие и дополнительных знаний. Этот внушительный список профессионального багажа, разумеется, стоит дополнить обширнейшим кейсом из смежных и не очень профессий. Уверена, что даже среди рядовых специалистов в области бухучёта нет бухгалтера, не знакомого в той или иной степени с управленческим учётом, бюджетированием, финансовым анализом, МСФО, кадровым делом, архивным делом, положениями трудового кодекса, гражданским и налоговым правом. Положения отдельных статей КоАП и УК РФ бухгалтеру также знакомы.

Так что бухгалтер в реалиях современной экономики – это далеко не «учётчик», а скорее аналитик с глубоким системным мышлением, причём постоянно оттачивающий своё ораторское мастерство, предупреждая управленцев о рисках и помогая сохранить активы предприятия, а также совершенствующий профессиональный уровень, поскольку постоянное повышение квалификации во всех вышеперечисленных отраслях – это вовсе не «блажь» сотрудников финансовой службы, а реалии, продиктованные постоянными новациями в законодательстве. Ну а чтение противоречивых рекомендаций отраслевых ведомств – хорошая проверка бухгалтера на знание законов формальной логики и чувство юмора.

Мне сложно найти специалиста, чьи знания и навыки требовали бы постоянных корректировок. Очевидно, не каждая нервная система способна выдержать такой ритм, спасают тренинги по стресс-менеджменту. А без навыков в области психологии общения попробуйте получить первичные документы от ответственных лиц в срок.

Преимущество над технологиями

Сколько же IT-систем надо внедрить при условии грамотно составленного ТЗ, чтобы эти системы отслеживали все изменения в законодательстве в области бухгалтерского учёта, налогообложения и не только, но ещё и анализировали все новации на предмет отсутствия противоречий действующему законодательству. Задача состоит ещё в том, чтобы грамотно применить эти нормы, либо адаптируя к ним бизнес-процессы, либо минимизируя риски. Как тут не вспомнить фрагмент из советского детского фильма, где роботу задают классическую задачку про сидящие на трубе буквы: результат – лёгкое задымление в основном блоке управления роботом. Как говорится, в каждой шутке есть доля шутки.

Поэтому сочетание таких качеств бухгалтера как внимательность и усидчивость, широкий диапазон знаний в сочетании с умением адаптировать их к требованиям различных бизнес-процессов, аналитические способности в сочетании с навыками общения, навыки работы с большими объёмами информации, помноженные на управленческие навыки, – вот самый яркий пример soft-skills. Бухгалтер, как всегда, либо идёт в ногу со временем, либо – в отдельных вопросах – чуть опережает. Поэтому изменение отношения к специалистам в этой области считаю делом времени, поскольку если вернуться к анализу судебной практики, то неотъемлемой составляющей положительных кейсов являются имеющиеся в наличии у налогоплательщика грамотно оформленные комплекты первичных документов в сочетании с глубокими аналитическими отчётами, являющиеся самыми надёжными аргументами, подтверждающими наряду с показаниями руководителя и деловую цель и финансовую обоснованность сделок.

Распространённое мнение о том, что лучший бухгалтер – это специалист с техническим образованием в прошлом, считаю заблуждением, поскольку, если обратиться к многочисленным публикациям, посвящённым проблематике развития IT сферы в целом, то в заокеанских компаниях-лидерах в этой сфере давно существует тренд по привлечению в качестве разработчиков специалистов гуманитарной сферы, выпускников философских, филологических факультетов университетов, поскольку, по данным исследований, именно «лирики» считаются наиболее способными и к обучению, и к анализу, и к синтезу. Так что 1:0 не в пользу технарей.

Полагаю, что этот тренд спустя какое-то время благодаря глобализации распространится и на наш рынок труда. А в связи с тем что нашей экономике настоятельно посоветовали более активно расти и развиваться, специалисты, волшебным образом сочетающие в своей практике технические и гуманитарные знания и имеющие стойкий навык постоянно учиться, будут очень даже востребованы и ценимы. А вот хайповые статейки, в отличие от аналитических обзоров, может неплохо писать и бот.

В заключение хочется посоветовать специалистам тех областей, где полным ходом идёт внедрение автоматизации, поменьше обращать внимание на громкие заголовки о том, что роботы наступают повсюду, а лучше заранее задуматься, на что будет направлен образовавшийся временной резерв. Возможно, это будет повышение квалификации, а может, вас заинтересуют смежные профессии. Например, бухгалтер может дополнительно пройти курс налогового консультанта. Я также знаю много замечательных юристов в области налогового права, в прошлом бухгалтеров или экономистов. Кто-то, обладая хорошим профессиональным багажом, может заняться внедрением IT-проектов. На мой взгляд, диапазон, в котором можно применить свои знания, немного подкорректировав их в соответствии с требованиями времени, наоборот, расширяется. Всё больше востребованными становятся специалисты, умеющие гибко совмещать несколько профессий. Поэтому хочу пожелать всем читателям журнала творческого развития и профессиональных успехов.

Источник

Начинать трансформацию бухгалтерии и главного бухгалтера нужно уже сегодня

red_mad_robot помогает в создании цифровых продуктов от идеи до масштабирования, а для внутреннего пользования мы разработали программу по трансформации бухгалтерии. Такой шаг связан с предварительным глубоким анализом тенденций и программ развития внутри страны, новых налоговых режимов и заявлений министерства финансов относительно сферы бухгалтерии.

Мы стремимся действовать в ногу со временем и быть образцом системы управления для других компаний, поэтому пришли к выводу, что трансформацию внутри бухгалтерии нужно начинать сегодня. Если не начать делать это сейчас, то завтра уже может быть поздно —это принесет экономические убытки и придётся ретроспективно реагировать на свершившиеся перемены в авральном режиме.

Профессия бухгалтера в текущем виде не будет востребована в будущем

На этом мнении сходятся аналитические агентства, известные вузы, некоммерческие организации развития скиллов, Министерство финансов и налоговые службы.

Уже сейчас работают программы по цифровизации, которые способствуют построению будущих систем налогового администрирования:

Большие данные и их аналитика в реальном времени, создание единого файла налогоплательщика, «умные» порталы как единая точка доступа к услугам, мобильные технологии, искусственный интеллект — все это позволяет налоговым службам без увеличения ставок повышать количество собранных налогов и параллельно формировать учет и отчетность.

Раньше в проверяющие органы поступали данные об экономическом состоянии налогоплательщиков, и на их основании выставлялись требования и происходили проверки. Теперь же в планах создание противоположной системы: учет и отчетность уже есть (в частях, где их нет, активно достраивается) у проверяющих органов, и если налогоплательщик с ней не согласен — он об этом заявляет. Для этого внедряют изменения по четырем направлениям:

Проверяющие органы сформировали целевую концепцию состояния (to be), главная цель которой — автоматическое исполнение налоговых обязательств без усилий. Они создали систему связанных данных из метрик бизнес-процессов компаний — раньше эти данные анализировали ретроспективно и давали рекомендации для инспекторов, что делать с результатами проверок.

Сейчас подрядчики ИФНС разрабатывают сеть сопоставляемых между собой информационных данных. Разные форматы информации (текст, аудио, видео), соцсети, мобильные данные, RFID-метки (Radio Frequency IDentification —англ., радиочастотная идентификация) — все это создает Big Data, где можно в режиме реального времени получить информацию о реальных налоговых обязательствах. В планах — создание систем автоматического расчета налоговых обязательств и платежей и отмена налоговых деклараций.

То есть очевидна тенденция на автоматизированную работу налоговых служб с использованием всех новинок в сфере IT.

Обязанности главного бухгалтера изменятся примерно на 90%

Развитие инструментов и позиции главного бухгалтера

Позиция и обязанности

Счеты и калькуляторы

Ворох бумажных отчетов и ручные проводки в книгах учета

Главный бухгалтер — второе лицо в компании, многое зависит от его слова: он проверяет все документы, ставит визу или отклоняет, отправляя переделывать других. Полностью владеет учетом и отчетностью.

Компьютеры и автоматизированные программы

Электронная отчетность и проверки стали проще

Налоговая и другие службы забрали часть обязанностей главбуха — они частично ведут учет и отчетность параллельно с компаниями.

Компании тоже ведут учет и отчетность и сверяются с системами контроля. Этот этап должен завершиться, когда протестируют полную технологизацию ведения учета и отчетности в проверяющих органах, и в этих результатах не будет большого количества ошибок.

Цифровизация и технологизация

Ошибок в расчетах налоговых обязательств ИФНСом нет или практически нет, не нужно сдавать декларации и вести учет.

Деньги списываются со счета автоматически, а компании возражают только в случае ошибок

Нужно будет уметь верно отображать факт ФХД в документах, собирать артефакты работы, чтобы реальность сделки была отображена в документах. Нужно будет делать налоговое предиктивное консультирование бизнеса, проводить аудит учета и отчётности, созданной ИФНСом.

Посмотрим на список обязанностей главного бухгалтера на рисунке ниже. Видно, какой малый процент работы останется неизменным.

Осознать, что профессию нужно так сильно изменить — важная часть трансформации. Чтобы осуществить переход, нужно пройти от состояния неосознанной некомпетентности к осознанной некомпетентности, осознанной компетентности и, наконец, прийти к неосознанной (автоматической) компетентности.

red_mad_robot предлагает трансформировать бухгалтерию в три этапа

На этапе проектирования новой зоны мы разработали характеристики из трех этапов.

1. Ключевые цели и компетенции (что ждем от зоны)

На этом шаге указали следующие цели:

Мягкие навыки, которые нужно освоить и иметь для занимаемой должности:

2. Целевые задачи главного бухгалтера — зона ответственности

Второй шаг — это создание целевой зоны задач для главного бухгалтера.

Новая зона ответственности для главного бухгалтера, к которой мы стремимся — создание экономической безопасности бизнеса. Это значит, что ведение бизнеса первично, а отображение в цифрах происходит в максимально автоматическом режиме, при этом без рисков и проблем.

Чтобы достичь целей, главный бухгалтер должен заниматься такими задачами.

3. Из классического главбуха — в главного бухгалтера будущего

На последнем этапе мы разработали траекторию трансформации, основываясь на состояниях as is (как сейчас) и to be (к чему стремимся). Сформулировали поэтапный план освоения нового, в котором прописали такие моменты: зона ответственности и задача в ней; DoD — результат работ, который мы хотим получить в конце; компетенции, которые нужно освоить в процессе реализации новых зон — как твердые, так и мягкие.

Рассмотрим на примере зоны Problem Solving. Одна из ее задач — создавать текущие документы так, чтобы соблюдать налоговое законодательство и снижать риски. Желаемый результат здесь — создать работающий процесс, в котором первичку делают внутри бэк-офиса, она полностью отображает факты ФХД и дополнена артефактами. Необходимые компетенции главного бухгалтера в этом блоке: работа в Miro, работа с формами, управление проектами.

Как отслеживать скорость трансформации функций главного бухгалтера

Чтобы проверять продвижение по индивидуальной траектории развития, мы использовали простые помощники визуализации: название блока, название задачи, задача, поделенная на этапы, оцифрованная оценка в плане и еженедельное проставление факта.

После выбора даты начала работ в автоматическом режиме проходят:

Мы договорились о цветовом кодировании, в котором:

Калькулятор отдельным цветом также выделяет графы, в которых выполнение на нуле, а также делит средний коридор на жёлтый и оранжевый — чтобы было понятно, где более критично, а где — менее.

Промежуточные результаты запущенной трансформации оцениваем по технологии OKR

Мы ставим задачи и цели по технологии OKR (от англ. Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты) со скользящим планированием, а не KPI. Это позволяет своевременно корректировать траекторию трансформации. Мы живем в VUCA (англ. volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) мире — это мир изменчивый, неопределенный, сложный, и его нельзя предсказать однозначно. Как правило, начало конца для любого объекта — это установка «У нас нет конкурентов/аналогов/заменителей, нам некуда дальше расти». Как только объект (компания/человек, подразделение, направление в компании) перестает меняться, он умирает.

Считается, что умение осознанно трансформировать компанию или ее часть —это high class и top class любой управленческой компетенции.

Мы в red_mad_robot запустили процесс перестройки создания документов по принципу Problem Solving. Вот каких результатов уже удалось достичь.

Итог: достижения и компетенции важнее образования и рабочего стажа

Профессия главного бухгалтера в том виде, в котором она существует сейчас, — в будущем не будет востребована. Обязанности главного бухгалтера изменятся практически на 90%, потому что большая часть его задач и функций либо полностью потеряет актуальность, либо критично трансформируется.

Опыт red_mad_robot показывает, что процесс изменений можно провести в три этапа. Первый — определить ключевые цели, мягкие и твердые компетенции; второй —создать целевую зону задач главного бухгалтера, чтобы обеспечить экономическую безопасность бизнеса; третий — разработать траекторию трансформации развития с прозрачным движением по ней.

Отслеживать промежуточные результаты трансформации лучше не по KPI, а по OKR со скользящим планированием, чтобы вовремя корректировать траекторию изменений. Важно помнить, что ценность главного бухгалтера в будущем будут оценивать в первую очередь по достижениям и трекингу задач. На втором месте окажутся новые освоенные компетенции, а на третьем – диплом и стаж. Эта конструкция сохранится до тех пор пока на рынке не сформируется устойчивое понятие и востребованность новых главных бухгалтеров.

Источник