что означает отметка cr в чек листе аудитора
Сущность аудита. Чек-лист, как одна из особенностей аудита
Содержание
1. Сущность аудита. Чек-лист, как одна из особенностей
Список использованной литературы…………………………………10
Введение
Актуальность аудита подразумевает необходимость принятия правильных управленческих решений, которые возможны, когда руководство предприятия имеет четкое представление о том, что происходит на предприятии.
Актуальность проведения аудиторской проверки на сегодняшний день велика даже в том случае, если предприятие не подпадает под условия проведения обязательного аудита.
Аудит — довольно распространенная и востребованная услуга. Однако, причины, по которым руководители обращаются за помощью к аудиторам, довольно разнообразны:
· Для предоставления иностранным партнерам не только финансовой отчетности, но и документа подтверждающего достоверность информации;
· Возможность провести оценку всех налоговых рисков и тем самым избежать их;
· Проверка бухгалтера компании на предмет недобросовестного исполнения его прямых обязанностей;
· Исключения возможных недостоверностей с целью привести всю отчетность в норму и быть уверенным, что с бумагами фирмы все в порядке.
Те, кто работает с аудиторами не первый год, уже успели оценить все преимущества данной деятельности. А именно: экономия средств компании и консультация опытных специалистов в сфере финансов. Для таких бизнесменов, аудиторы, по сути, являются «семейными врачами», которые приходят на помощь при возникновении наименьших неполадок в финансовой системе компаний. Такие люди понимают всю важность и незаменимость данной услуги.
Для того чтобы быть уверенным, что с внутренними финансовыми документами фирмы все в полном порядке, рекомендуется проводить аудит не менее одного раза в год.
Сущность аудита. Чек-лист, как одна из особенностей аудита
Аудиторской деятельностью в России имеют право заниматься физические лица-аудиторы и юридические лица – аудиторские фирмы независимо от вида собственности, в том числе иностранные и созданные совместно с иностранными юридическими и физическими лицами. Аудиторские фирмы регистрируются как организации, создаваемые в целях осуществления аудиторской деятельности, и могут иметь любую организационно-правовую форму, предусмотренную законодательством Российской Федерации, за исключением формы акционерного общества открытого типа.
Аудитор– это квалифицированный специалист, аттестованный на право осуществления аудиторской деятельностью в порядке, установленном законодательством РФ. Физические лица, прошедшие аттестацию, могут заниматься деятельностью в составе аудиторской фирмы, заключив с ней трудовое соглашение (контракт), либо самостоятельно, зарегистрировавшись в качестве предпринимателей.[2]
Аудиторские организации как субъекты контроля распространяют свою деятельность на платной договорной основе, прежде всего на организации негосударственного сектора экономики. Однако аудит может быть проведен аудиторской организацией по заказу любого клиента (физического или юридического) лица, заключившего с аудитором (аудиторской организацией) договор на проведение аудита или оказание сопутствующих аудиту услуг.[3]
Аудит не заменяет функций органов государственного контроля за работой экономических субъектов.
Сущность аудиторской деятельности определяется пользователями информации, которую проверяют аудиторы.
Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.
При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке. Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.
Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.
Основные правила для составления чек-листов:
· один пункт — одна операция
· каждый пункт чек листа — это минимальная полная операция
· обязательна отметка о выполнении
· распечатайте чек – лист для удобства работы [6]
Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.
Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.
Основной перечень требований к аудиту, а также вопросам в рассматриваемом документе обозначается в ISO 9001. Рассмотрение этого стандарта необходимо во избежание большого количества самых разных затруднений.[7]
Пример подобного чек-листа приведен ниже в таблице 1.
Таблица 1 – Образец чек-листа для внутреннего аудита
Чек-лист
Акт о результатах проверки №
План аудита
Аудитору необходимо составить и документально оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.[8]
Цель планирования – эффективное и своевременное проведение аудита.
При разработке общего плана аудита аудитору необходимо принимать во внимание:
а) деятельность аудируемого лица
б) системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля
в) риск и существенность
г) характер, временные рамки и объем процедур
д) координацию и направление работы, текущий контроль и проверку выполненной работы
е) прочие аспекты [9]
Есть несколько причин, по которым каждый проверяющий должен составлять планы аудита.
Планирование, в первую очередь, дает возможность получить достаточное количество информации о клиенте
Вторая причина планирования аудита — это способность заранее составленного плана уменьшать расходы времени.
И последняя причина — план всегда помогает избегать недоразумений с клиентом во время проверки.
План аудита должен быть составлен так, чтобы он обеспечивал получение аудитором полной информации о деятельности субъекта проверки (бухгалтерский учет и контроль), определял содержание аудита и четкие сроки проведения.[10]
Пример плана аудита представлен в таблице 2 на следующей странице.
Таблица 2 – Пример составления плана аудита
Заключение
В ходе работы над отчетом были рассмотрены такие вопросы как, сущность аудита, особенность процедуры аудита – чек-лист, так же был рассмотрен план аудита.
Список использованной литературы
Как создать чек-лист для внутреннего аудита системы качества ISO 9001:2015?
Опубликовано: 12.01.2018 Рубрика: Вопрос Ответ Автор: Единый Стандарт
Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
Внутренний аудит является самым важным инструментом проверки СМК (Система менеджмента качества, – ред.) или любой другой системы менеджмента. Из требований ISO 9001:2015 очень ясно, что внутренний аудит является ключевым элементом вашей системы. А коль уж вы заинтересованы в понимании того, как функционируют ваши процессы – еще и главное средство сбора информации. Однако о чек-листах в ISO 9001:2015 ничего не сказано. С другой стороны, их широко и давно используют, чтобы убедиться, что никакая фаза или составляющая процесса внутреннего аудита не упущена вами.
Какие требования к внутренним аудитам предъявляет ISO 9001:2015?
Ключ к пониманию всех «Как?» и «Зачем?», возникающих у вас в связи с чек-листами дает понимание требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. В соответствии с Пунктом 9.2.1 норматива, внутренние аудиты в СМК преследуют две основные цели:
Задача с чек-листами, таким образом, сводится к тому, что нужно опираться при их подготовке на всю необходимую информацию, чтобы можно было гарантированно получить два только что упомянутых выхода из бизнес-процесса внутреннего аудита.
Как вы подготовите чек-лист, чтобы удостоверить соответствие?
Внутренний аудит позволяет оценить выходы из процессов СМК путем анализа записей или прямого наблюдения аудиторов за работой сотрудников. Все это в итоге сличается с известными и подготовленными заранее планами по результатам работы. Как мы уже показали, есть два основных «комплекта» запланированных результатов, которые следует проверить: те, что подразумевает ISO 9001:2015 и те, что компания сама назначила для своих бизнес-процессов. К примеру, если вы аудитируете процесс закупок на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2015 (Пункт 8.4.1, – ред.), ваша задача будет заключаться в том, чтобы подтвердить, что внешние поставщики оцениваются, отбираются, в отношении их работы установлен мониторинг. Что применительно к ним действуют механизмы переоценки, в основу которых положена их способность поставлять продукты и услуги, соответствующие требованиям. Таковы требования стандарта в этом вопросе. Подтвердить выполнение соответствующих положений компания с системой качества может на базе проведения раз в три года аудита своих поставщиков. Тогда это будет установленным конкретным предприятием критерием эффективного функционирования процесса.
При таких «исходных» мы уже можем начать составление чек-листа для аудита. Чек-лист аудитора – это обычно список вопросов, которые он собирается задать, иногда – список операций, выполняемых работниками компании, которые он хочет наблюдать для получения свидетельств соответствия действий плану. Составляется чек-лист после анализа, во-первых, требований ISO 9001:2015, во-вторых, всех документированных и недокументированных процессов и процедур. Последнее нужно, чтобы аудитор знал, как процесс должен протекать в идеале и что должно получиться на выходе. Для примера с внешними поставщиками, рассмотренного нами выше, чек-лист может включать вопросы к поставщикам, а также сбор и оценку отчетов внутренних аудитов самих поставщиков. Такие данные в совокупности должны подтвердить соответствие СМК стандарту и реальных бизнес-процессов – требованиям СМК.
Чек-лист – это не только вопросы. В нем аудитор может записать выдержки из положений процедур, которые он наметил проверить. Помните, что чек-лист – инструмент аудитора. Его нельзя дать владельцам процессов, являющихся объектом аудита, чтобы они сами заполнили его. Это абсурд. Итак, подводя итоги, можно подчеркнуть, что формат чек-листа воспринимает любые вопросы и выдержки из документации СМК, которые могут быть полезны с точки зрения проверки работоспособности всех элементов системы.
Если вы хотите лучше понять процессный подход, вот вам неплохая статья по этому поводу «ISO 9001: важность процессного подхода».
На основании каких фактов вы можете утверждать, что бизнес-процесс эффективен?
Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. Владельцы процессов выбирают один или несколько индикаторов, измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.
Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита. Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.
Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу «Как назначить ключевые показатели деятельности для вашей СМК на основе ISO 9001».
А каков резон вообще использовать чек-лист при проведении внутренней проверки соответствия?
Да, безусловно, в стандарте ISO 9001:2015 отсутствует требование использовать чек-лист. Но это удобный способ оформления и организации вопросов, которых вы должны коснуться в ходе внутренней проверки. С чек-листом вы точно ничего не забудете проверить. Как и многие другие проверенные практики проведения внутренних аудитов, чек-лист дает возможность сэкономить время, избежать ошибок. Если только вы заинтересованы в создании экономичной, но, тем не менее, эффективной и результативной СМК, то для вас такое средство, как чек-лист – просто бесценно.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Операционный аудит для ритейла
Операционная деятельность – это процессы, ради которых и создавалась компания. Они включают в себя как управление предприятием, так и регламентированный учёт. Основная цель операционной деятельности – получение прибыли организацией.
Такая глобальная цель требует выполнения множества задач. Они включают в себя и обработку данных об операции фирмы, и создание отчётов о состоянии дел компании для принятия взвешенных управленческих решений и получение ответов на актуальные вопросы.
Операционный аудит — это проверка операционных бизнес-процессов на соответствие стандартам, принятым в компании. Традиционно его проводят при помощи чек-листов.
Разновидности операционных процессов в ритейле
Операционные процессы ритейла можно подразделить на несколько основных направлений:
Всё, что связано со складом и работой с персоналом склада. Сегодня склад – это не просто место хранения товарных позиций, но и грамотно организованная площадь, которая позволяет упростить перемещение изделий в зал, учёт и анализ остатков, своевременно запланировать объём и сроки поставки нового товара.
Чтобы получить максимум от каждого метра пространства, создаются эффективные складские планограммы, регламентирующие использование площадей склада. Работникам остаётся лишь придерживаться их, что можно успешно проконтролировать при помощи электронных чек-листов.
Кроме того, на складе происходит множество операций, которые, хоть и не видны покупателю, но остаются не менее важными для конечного итога. Это и фиксация ценников, и переупаковывание, и отпаривание вещей, если ритейлер продаёт одежду, и крепление средств защиты от кражи. В общем, множество задач, каждая из которых не должна быть упущена.
Выкладка, чистота и порядок, следование стандартам компании – всё ли соблюдается на территории вашего предприятия торговли?
Важно, что тот же момент выкладки – не единичный за день. Покупатели постоянно берут с полок товары, перекладывают их, двигают – в общем, нарушают порядок, заложенный ритейлером. Поэтому сотрудники должны циклически контролировать и упорядочивать изделия на полках.
Контроль цен – момент, который мы часто застаём в продуктовых магазинах. И сам факт, и процессы, которые запускаются при несвоевременном обновлении ценников. «Галь, неси ключи, у нас отмена» – этой классики жанра может быть намного меньше, если каждый товар будет пробиваться по цене, указанной на нём. Ошибка или злонамеренное нарушение правил выставления ценников влечёт за собой не только проблемы с покупателями, но и пристальное внимание контролирующих органов и последующие за ними штрафы.
Выкладка товаров в соответствии с регламентом, сезонностью и действующими акциями – это масштабная работа по сортировке большого пласта позиций. Здесь очень востребованы фотоотчёты, в которых всегда можно отобразить результат своей работы и сверить его с идеалом. Читайте статью о мерчандайзинге.
Для магазинов, продающих одежду, особенно актуальна организация зоны примерки, ведь нередко именно там принимается решение о покупке. Важно и взаимодействие персонала с покупателем на всей территории магазина. Выглядит ли сотрудник в соответствии со стандартами компании, приветлив ли он, помог ли – это всё можно оценить и сделать выводы, которые помогут скорректировать политику управления.
Примерочная – зона, в которой также есть свои «горячие точки». Это чистота зеркала, пола, коврика. Отсутствие мусора, своевременно убранные вешалки с неподходящей одеждой. Зона, где сортируется оставленные покупателями модели, также должна не вызывать отторжения – порядок и своевременный вынос рассортированных вещей поможет товарным позициям не задерживаться в «мертвой зоне», а возвращаться на витрину для продажи. Чек-листы для ритейла можно найти тут.
На кассе не должно быть заминок, ведь если, пройдя длинный путь от входа и до кассы, человек в шаге от покупки уйдёт, то это будет провал.
Сотрудник на кассе всегда должен быть оснащён всем необходимым. Анкеты для выдачи бонусных карт, сами карты, чековая лента, флаеры и многое другое. Проконтролировать наличие – задача, с которой проще справиться при помощи чек-листов.
На кассе всегда заполняются унифицированные отчёты, от точности заполнения которых зависит правильность отображения операций. Все операции также систематизированы и точно отвечают согласованным стандартам компании. Также как и общение сотрудника до мелких деталей отражено в рабочих скриптах, которые сначала изучаются кассиром, а затем успешно проверяются контролирующей стороной при аудите.
Визуальное оформление витрины.
То, как покупатель воспринимает товар, выставленный на витрине, имеет важное значение для конечного результата. Здесь нет мелочей, ведь именно визуальный эффект встаёт во главу угла при посещении магазина.
Освещение, чистота, актуальные рекламные плакаты и соблюдение стандартов компании – каждое из этих направлений важно само по себе, а вместе их можно оценить при помощи чек-листа.
Проблемы в ритейле
Эффективная работа по всем направлениям требует постоянного контроля. Но и здесь перед ритейлером встаёт ряд проблем:
Чем больше отчётов, тем больше искушение сфальсифицировать их, предоставив данные, которые не соответствуют действительности, но выставляют персонал в лучшем свете.
Зачастую сотрудники, организующие аудит, используют разные программы и средства для проведения проверки. Это усложняет процесс, делает его более длинным и на каждом этапе увеличивается риск совершения ошибки. К примеру, аудитору передали устаревшие проверочные листы или при проведении проверки в нескольких торговых точках он сам запутался в итоговых фотографиях и не знает, к какому филиалу относится каждая из них. Или он отправил отчёт в формате, который не открывается и т.д.
Отсутствие контроля как такового
Сложность организации, привлечение большого количества персонала и выделение множества рабочих часов сотрудников для реализации проверки заставляет некоторых и вовсе отказываться от этих процессов.
Задачи, которые решает внутренний аудит
Важность внутреннего аудита сложно переоценить, ведь именно он обеспечивает эффективное функционирование всех подразделений организации. Он собирает информацию обо всех направлениях – от входной группы до зоны кассы, анализирует её и выдаёт рекомендации, с помощью которых можно оптимизировать работу персонала, снизить издержки и увеличить продажи.
К примеру, в ходе аудита крупного магазина одежды выясняется, что в самое проходное время сотрудники в зале стоят без дела, поскольку их количество позволяет с лихвой обеспечить порядок на полках. Тогда как единственный человек, работающий в зоне примерочных, не справляется. Из-за этого возникают задержки с возвращением неподошедшего товара на место продажи. Благодаря выявлению этого момента удаётся грамотно распределить силы персонала по предприятию торговли и увеличить продажи.
Методика проведения внутреннего аудита
Методика проведения внутреннего аудита ритейлером зависит от поставленных целей.
К примеру, владельца интересует прикассовая зона. Он хочет узнать, почему продажи этой прибыльной площадки не отвечают средним значениям отрасли. Разрабатывается комплекс оценочных параметров, которые помогут оценить правильность использования прикассовой зоны. Достаточно ли товара выложено на прилавок. Есть ли небольшая «заминка» перед оплатой или на кассе всегда пусто и человек проходит её без остановки. Предлагает ли кассир обратить внимание на товар. Всё это поможет выявить слабое место и устранить его, обеспечив рост прибыли.
Или руководителя интересует почему на полках всегда мало товара. Внутренний аудит поможет выяснить, есть ли проблема на складе, или задержка происходит по вине сотрудника, отвечающего за выкладку. Возможно, никто не виноват, а нужно лишь внести небольшие изменения в регламент и тогда продажи снова вырастут.
Как организовать проведение внутреннего аудита по чек-листам
Чек-листы давно стали частью внутреннего аудита. Для организации внутренней проверки потребуются квалифицированные знания ответственного за конкретные задачи персонала. Именно при помощи сотрудников составляются контрольные списки, которые охватывают все нюансы и подробности. Задействуются должностные инструкции, из которых берутся тезисы, позволяющие определить эффективность работы специалиста.
После составления чек-листа назначается ответственный. Это может быть как сотрудник компании, так и привлечённый специалист. Ему предоставляется распечатка контрольного списка. Иногда она может быть реализована в виде электронного документа, тогда проверка проводится при помощи дополнительного устройства.
Проводя проверку, он будет на каждом этапе фиксировать замечания и несоответствия. По завершении у него получится конкретный список нарушений, с которыми можно работать дальше. Он передаёт его руководству, где результаты аудита подлежат анализу.
Автоматизация операционного аудита
Составление чек-листа, корректировки, вносимые в него, передача контрольных вопросов ответственному и анализ результатов – всё это можно сделать в одном программном продукте – на платформе CheckOffice.
Возьмём пример со складом. Необходимо проконтролировать работу сотрудников. Это можно сделать, не привлекая лишнего внимания быстро и достоверно. Например, так: администратора зала назначают ответственным за эту задачу. Ему приходит оповещение и он, находясь на рабочем месте, сразу приступает к проверке. На месте ли все члены команды? Все они заняты в рабочем процессе? Зафиксировать фото в моменте и тут же приложить его к результатам аудита – это возможно! Через несколько минут у руководства будет полный отчёт о работе каждого складского работника.
Кому будет полезно приложение CheckOffice?
CheckOffice поможет в процессе обучения и на каждом этапе самоконтроля убедиться, что персонал сам следует стандартам компании. CheckOffice даёт возможность оперативно взаимодействовать с другими сотрудниками, делегировать, назначать ответственных и контролировать выполнение. Как выстроить работу сотрудников читайте тут.
При помощи мобильного приложения CheckOffice можно всегда иметь доступ к актуальным результатам проверки. Доносить до исполнителей требования компании становится ещё проще. Как использовать чек-листы для руководителей читайте здесь.
Правдивые и полные результаты проверок, построенные отчёты, на основании которых можно быстро сформулировать управленческие решения. CheckOffice ускоряет бизнес-процессы. Убедитесь в этом сами, протестируйте сервис CheckOffice.
Какие боли закрывает CheckOffice?
CheckOffice поможет закрыть самые насущные боли ритейлера:
Большое количество персонала и высокие затраты на заработную плату.
Низкое качество личной ответственности каждого сотрудника, незнание своих обязанностей, непонимание своих задач.
Нарушение трудовой дисциплины и невозможность выявления данных фактов.
Фальсификация отчётов и данных анализа.
Невозможность применения стандартизированных контрольных списков для нужд своего предприятия.
Сложность горизонтального и вертикального взаимодействия сотрудников.
Преимущества работы с Чек Офис
Уменьшение количества бумажной работы.
Возможность снизить затраты на персонал за счёт повышения квалификации каждого.
Использование привычных устройств и интуитивного приложения для проведения аудита.
Дополнительные функции контроля (фото, геолокация и пр.)
Упрощение взаимодействия в ходе проверки. Изменения в чек-листе можно внести сразу для всех участников.
Использование возможностей платформы с беспрецедентным уровнем безопасности хранения данных компании. Отсутствие необходимости самостоятельно поддерживать функционирование системы.