для чего настраивается общий доступ на диске битрикс 24 ответ
Мой диск: права и общий доступ
В Битрикс24 есть два способа хранения файлов – на общем диске компании и на личном диске сотрудника. Но как быть, если хочется поделиться файлом, но не со всеми коллегами сразу?
В этом случае вам на помощь придут права доступа к диску. Вы можете дать сотрудникам доступ ко всему своему диску или отдельным файлам, либо настроить общий доступ. После этого он появится уже на диске вашего коллеги:)
Права доступа на Мой Диск
Первый вариант – просто разрешить другому пользователю просматривать ваш личный диск.
Перейдите на страницу Диск – Мой диск, нажмите на шестерёнку и выберите пункт Настройка прав.
Вы увидите страницу настройки прав и список всех действующих правил. Нажмите Добавить еще.
После этого выберите одного или нескольких сотрудников с помощью поиска или из структуры компании и определите какие именно действия сможет совершать пользователь с файлами вашего диска.
Что позволяют разные типы прав?
Права доступа на отдельные файлы и папки
А если на вашем личном диске есть много ценной информации, и вы хотите предоставить доступ буквально к одному документу или папке?
В этом случае нам понадобится расширенный режим прав доступа.
Перейдите на страницу настроек прав доступа к личному диску и выберите опцию Включить расширенное управление правами.
Теперь вы можете определять доступ для каждого отдельного файла или папки. В контекстном меню документа выберите пункт Права доступа.
Выбор пользователей и прав доступа происходит аналогично правам на весь диск.
Общий доступ
Есть и другой вариант поделиться файлом – настроить для него общий доступ. В этом случае ваш личный диск останется приватным, а документ просто появится на диске выбранного сотрудника.
В контекстном меню файла или папки выберите пункт Общий доступ
Нажмите кнопку Добавить еще, выберите пользователей и определите доступные операции.
Готово! Теперь ваш коллега получит предложение подключить себе файл, после чего увидит его на своём диске.
Внутренние и публичные ссылки
Самый простой способ поделиться папками и файлами – воспользоваться возможностями внутренних и публичных ссылок.
Внутренняя ссылка нужна, чтобы быстро поделиться файлом или папкой с коллегой без предоставления общего доступа. Перейти по этой ссылке может только сотрудник вашего Битрикс24.
Публичные ссылки помогут в случае, если вы хотите поделиться папкой или файлом как с коллегами, так и с внешними пользователями.
Используйте один из способов разделения прав доступа и работайте с файлами вместе с коллегами. 🙂
Общий диск
В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.
Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.
Как добавлять файлы и папки на диск?
Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу.
Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Google Docs, MS Office Online, Office365 или ваших редакторов на компьютере.
Сортировка элементов диска
Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:
Настройка прав доступа
Для общих документов компании обязательно нужно настроить права доступа для разных сотрудников.
По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:
Вы можете настраивать доступ как к диску целиком, так и к отдельной папке или файлу.
Выберите нужного сотрудника, группу или целый отдел и укажите тип прав.
Что позволяют разные типы прав?
Подключение папки на личный диск
Чтобы работать с общей папкой через ваш личный диск, ее можно просто подключить к нему.
Как настроить Битрикс24 Диск
Битрикс24 предоставляет пользователям широкие возможности хранения и организации данных, совместной работы с документами, поиска и обмена файлами между сотрудниками компании, закрепления документов за отделами, задачами и проектами с настройкой разных прав доступа к ним. Все современные преимущества облачного хранилища представлены в разделе «Диск».
Благодаря функционалу Диска пользователи могут:
Структурированность и интуитивно понятный интерфейс диска не требует от персонала специальных знаний и позволяет быстро и эффективно настроить портал под корпоративные задачи.
Виды дискового пространства в Битрикс 24 Диск
Битрикс24 позволяет использовать несколько логических вариантов дискового пространства: общий, личный диск сотрудника и хранилище данных, привязанное к группе или отделу. Каждый вид можно использовать для решения разного рода задач, настраивать права доступа для пользователей и возможности совместной работы с документами.
Общий диск Битрикс 24
Общее хранилище данных компании предназначено для файлов и документов организации, доступных всем сотрудникам, подключенным к системе.
Кнопками на основной панели раздела пользователи портала могут:
Администратор портала имеет возможность настроить права доступа к диску или его отдельным папкам. Для этого в меню «Настройки» в закладке «Диск» необходимо выбрать функцию «Настройка прав» и установить для каждого пользователя свои права доступа.
Возможны следующие настройки прав:
Дополнительно к этим правам может быть открыта возможность делиться с другими пользователями файлами диска через общий доступ.
Поиск по Bitrix24 Диск
Если нужно быстро найти любой документ, задачу или сообщение, достаточно ввести слово в поисковую строку в шапке страницы. Система покажет все объекты, содержащие это понятие. По мере ввода слова в поисковую строку, выдаются подсказки, из которых удобно сразу выбирать интересующий вопрос.
Кроме этого, в отдельных разделах есть возможность фильтровать объекты и искать только среди выбранных. Например, в «Задачах» можно выбрать задачи со статусом «В работе» и искать только среди них.
Отделы и задачи
Для каждой созданной группы и задачи в Битрикс24 автоматически формируется свой раздел «Диск». Здесь сотрудники могут размещать файлы, относящиеся к конкретным проектам, задачам, подразделениям. Права доступа к диску отдела или задачи настраиваются администратором группы или создателем задачи аналогично общему диску.
Так же, как и в общем диске, ссылки на документы можно оставлять в комментариях, живой ленте группы, прикреплять непосредственно к задаче, отправлять по почте. Все пользователи, для которых открыт доступ к диску группы или задачи, получают автоматические оповещения о сохранении сотрудником нового файла или редактировании уже имеющегося.
Система автоматически сохраняет предыдущие версии отредактированных файлов, что очень важно при коллективной работе – всегда можно проверить, кто внес изменения или вернуться к наилучшему варианту.
Мой диск
Раздел «Мой диск» является персональным хранилищем файлов, закрепленным за каждым сотрудником. В этом разделе для пользователя поддерживаются следующие функции:
По умолчанию в этот раздел попадают все файлы, которые пользователь загружал на портал, например, в комментарии или задачи; файлы портала, под которыми сотрудник нажал кнопку «Сохранить на Битрикс24.Диск»; созданные сотрудником файлы, например, в календаре, комментариях, задачах и группах. Эти документы сохраняются в автоматически создаваемые системные папки: соответственно «Загруженные файлы», «Сохраненные», «Созданные мною».
Сотрудник может создать собственную, удобную для него, структуру папок в своем хранилище данных через основную панель раздела, а также подключать к нему общий диск Битрикс24 в том случае, если владеет правами редактирования.
Возможности и настройка десктопной версии Битрикс24.Диск
Битрикс24.Диск является частью десктопного приложения корпоративного портала Битрикс и позволяет работать с файлами и папками, хранящимися на портале с любого устройства, синхронизировать данные между всеми используемыми устройствами, организовать совместную работу с файлами общего и личного диска портала, отслеживать историю работы над документами.
Использование Битрикс24.Диск значительно упрощает совместную работу с документами, сокращает время на рассмотрение и согласование версий документов, упрощает удаленную работу с данными.
Установка и настройка Битрикс24.Диск
Для использования функционала Битрикс24.Диск должна быть установлена десктопная версия приложения, установку которой вы можете произвести прямо с вашего портала Битрикс24.
Чтобы подключить Битрикс24.Диск следует активировать кнопку «Подключить» в одноименной закладке приложения. Автоматически все файлы с диска портала будут загружены в папку \Мои Документы\Bitrix24\. После активации диска все обновленные и вновь созданные на локальном компьютере файлы в свою очередь будут отправляться на диск портала в автоматическом режиме. Адрес сохранения файлов можно изменить через функцию «Изменить директорию» в этой же вкладке программы.
Синхронизация данных через Битрикс24.Диск позволяет решать разнообразные задачи в работе с документами:
Место в облачном хранилище
Удобство и широкий функционал Битрикс24 позволяет практически полностью отказаться от локальных хранилищ файлов. Тарифные планы Битрикс24 различаются местом выделенного дискового пространства.
На бесплатном тарифе «Проект» объем хранилища составляет всего 5 Гб и подойдет больше для личного использования, чем для корпоративных целей. По тарифам «Проект+» и «Команда» на портале будет зарезервировано 24 и 100 Гб места соответственно.
Оставшееся свободное пространство облачного хранилища можно увидеть в разделе «Мой тариф», выбрав закладку «Мой Битрикс24». Для этого нужно обладать правами администратора на портале. Здесь объем диска будет разделен на три составляющих:
Для увеличения свободного места рекомендуется:
В каждом разделе после удаления файлов следует очищать корзину. Только в этом случае данные будут действительно удалены. Результат принятых мер можно увидеть не сразу, так как обновление информации о свободном месте на портале происходит один раз в сутки. Также, в новом релизе Битрикс24, который уже скоро появится, механизм очистки места для администратора портала сильно упростится.
Если всех этих мер окажется недостаточно для эффективной работы с хранилищем данных Битрикс24, организация всегда может воспользоваться неограниченным местом на диске, подключив тариф «Компания».
Работа с Битрикс24.Диск
Битрикс24 Диск — защищенное облачное хранилище корпоративного портала. Инструментарий облака позволяет объединить все данные в системе и обеспечить безопасный доступ к файлам с любого устройства.
В статье разберем все преимущества облачного диска Битрикс, а также рассмотрим тонкости его настройки и использования.
Основные функции Битрикс24.Диск
Облачное хранилище Битрикс позволяет объединить всю корпоративную информацию в одном месте. У встроенного хранилища обширный функционал. Основные преимущества онлайн-диска:
Кроме того, система имеет интуитивно понятный интерфейс и связана со всеми инструментами CRM и корпоративного портала.
Общий, личный диск и хранилище данных
Облачное хранилище Битрикс подразделяется на общий и личный диск, а также групповые хранилища.
Основные отличия следующие:
Чтобы перенести документ или папку из личного хранилища в общее, в контекстном меню требуется открыть общий доступ или создать публичную ссылку. Копировать элементы из общего онлайн-диска в личный не требуется.
Обратите внимание! Главный администратор портала имеет доступ ко всем файлам на всех разделах облака, а также может настраивать структуру, удалять или изменять документы без ведома пользователей. Просмотреть все изменения можно в истории версий.
Настройка Битрикс24.Диск
Чтобы полноценно использовать дисковое пространство в Битрикс24, требуется установить desktop-приложение. Для этого переходим в раздел «Windows» или «macOS», скачиваем и устанавливаем приложение.
После установки приложения на ПК, необходимо пройти авторизацию и подключиться к корпоративному порталу. Теперь файлы будут синхронизироваться между Битрикс и ПК при подключении к интернету или в случае их изменения онлайн.
По умолчанию данные сохраняются по адресу «\Документы\Bitrix24\». Чтобы изменить место сохранения можно в настройках «Изменить директорию» и указать новый адрес.
Объем места на диске
Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:
В коробочной редакции Bitrix также предоставляется возможность подключить собственный сервер для хранения данных.
Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.
Увеличить пространство облака можно при переходе на старший тарифный план. Также можно подключить стороннее хранилище Google Drive, Dropbox или OneDrive, или провести очистку от ненужных файлов.
Как очистить место на диске?
Хранимые данные в облаке подразделяются на 2 категории: рабочие файлы и база данных корпоративного портала. Чтобы очистить пространство в облаке можно:
Удалить любой элемент в личном диске можно с помощью контекстного меню — необходимо перейти к параметрам файла и выбрать команду «Удалить».
Рядовой пользователь в общем доступе может удалять документы, добавленные лично им — стереть чужие файлы не получится. При этом файлы можно сразу удалить безвозвратно, либо перенести в корзину.
Обратите внимание! Чтобы освободить пространство в облаке требуется обязательно очистить корзину.
Организация совместной работы с документами в Битрикс24
Как подключить диск для хранения информации
На портале есть два раздела для загрузки и хранения данных – «Общий диск» (вкладка «Компания») и «Мой диск». В первом хранятся общие документы – файлы для совместной работы, образцы договоров, счетов, заявлений, записи телефонных звонков и т.п. Во втором хранятся документы сотрудников (т.е. у каждого пользователя «Мой диск» уникальный, и коллеги его содержимое видеть не могут.
Что нужно знать о «Битрикс24.Диск»
Если вы хотите открыть доступ к документу, чтобы обсудить его с коллегами, можно, либо поместить его в раздел «Общий диск» (что, на самом деле, не рекомендуется – не стоит захламлять общее хранилище файлов), либо настроить права доступа к вашему диску для отдельных пользователей, либо опубликовать документ в «Живой ленте» компании. Для этого на главной странице под полем для ввода текста выберите пункт Найти в «Битрикс24».
Если вы еще не успели загрузить документ на портал, можно сделать это прямо на главной странице. Также есть возможность загрузки из Google Docs. Обратите внимание, что в «Живой ленте» тоже можно настроить получателей сообщения, если вы не хотите, чтобы загруженный документ видели все сотрудники. Пользователи, которые получили ваше сообщение в «Живой ленте», могут загружать ваш документ к себе на компьютер, редактировать его и т.п.
Как синхронизировать свои файлы с «Битрикс24.Диск»
После авторизации появится окно с двумя вкладками: на одной будет ваш портал, на другой «Битрикс24.Диск», который автоматически начнет синхронизировать файлы на вашем компьютере (в папке «Битрикс24.Диск» на диске С) и на портале. На этой странице вы всегда сможете видеть, сколько осталось свободного места и все ли файлы синхронизированы в данный момент. Синхронизацию можно отключить и возобновить, когда угодно. Пользователь может поменять папку для синхронизации файлов на компьютере в настройках приложения.
Возможности «Битрикс24.Диск»
После установки фонового приложения вы можете создавать папки в «Битрикс24», не заходя на портал. Для этого достаточно создать новую директорию в папке для синхронизации с порталом и поместить туда нужные документы. Папка появится в разделе «Мой диск» автоматически, а вам останется лишь настроить права доступа к ней. Сотрудники, получившие право просматривать эту папку, получат соответствующее уведомление. Они смогут не только просматривать, но и редактировать документы в ней. Если файлы будут изменены, пользователь, загрузивший их, тоже получит уведомление. Это очень удобно при совместной работе с документами, особенно, если они большого объема.
Что нужно знать о «Битрикс24.Диск»
В фоновом приложении «Битрикс24.Диск» можно получить публичную ссылку на любой документ, чтобы отправить ее в сообщении. Для этого нужно вызвать контекстное меню на документе правой кнопкой мыши. Получить ссылку можно также на портале аналогичным способом. Пройдя по этой ссылке, доступно скачивание документа, не заходя на портал.
Кроме прочего, в разделе «Битрикс24.Диск» хранятся папки рабочих групп, которые создают для работы над проектами компании (проекты и рабочие группы создаются в инструменте «Задачи»). Пользователь будет видеть папки рабочей группы только в том случае, если он в ней состоит. Кроме того, у рабочей группы есть свой раздел «Диск». Его, как и другие инструменты для работы группы, можно отключить в разделе «Настройки».
Что нужно знать о «Битрикс24.Диск»
Выше было описано, как делиться документами в «Живой ленте» со всеми или избранными сотрудниками. Точно так же можно прикреплять документы в разделе «Задачи»: вы можете загружать, редактировать и сохранять файлы, а также наблюдать изменения, которые делают в них другие пользователи.
На портале сохраняются все версии документов, которые вы редактировали. Можно восстановить любую из них: для этого зайдите в раздел «Мой диск», кликните по одноименному меню и выберите пункт «История изменений». После того, как появятся все версии документа, выделите нужную, затем вызовите контекстное меню и выберите пункт «Восстановить».
Чтобы настроить доступ к папке, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите пункт «Общий доступ». В открывшемся окне можно добавить или удалить пользователей, которые могут видеть эту папку. Можно добавлять и отдельных пользователей, и целые подразделения. Такие же права доступа можно настроить для каждого документа.