для чего нужен электронный архив
Что такое электронный архив и для чего он нужен
– Если требуется обеспечить длительное хранение бумажных носителей информации в различных условиях и при этом архив учреждения довольно быстро растет и производственные площади для хранения документов не могут увеличиваться в местах размещения учреждений, достойный выход из ситуации – создание электронного архива документов.
Электронный архив документов – информационная система многопользовательского доступа к электронным документам. Создание такого архива – веление времени, однако он не заменяет системы электронного документооборота, он ее функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие же этих систем в том, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации.
Электронный архив создан с целью автоматизации процессов, связанных с вводом, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде. Главные задачи архива сегодня – прием на хранение документов в электронном виде, перевод в цифровой формат документов на бумажных носителях, информации, образованных в ходе деятельности Верховного Суда, обеспечение в установленном порядке доступа пользователей к хранимым документам, файлам и делам в электронном виде, сохранность, учет, отчетность и использование хранимых документов, описание документов по соответствующим описям, отбор к уничтожению не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение документов и выделение их к уничтожению.
– В чем же отличие хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота?
– Основное отличие в том, что при электронном архиве большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять ее не имеют права, документы находятся в одном месте (на сервере), а для работы возможно использование их электронных копий. Особое внимание уделяется вопросам резервирования к обеспечения защиты информации.
По сравнению с архивами на бумажных носителях их электронный аналог удобен в работе по занесению данных (большая часть операций может быть автоматизирована), в формировании отчетности, описи и номенклатуры документов дает возможность быстрой сортировки по нужному признаку, оперативного составления статистики по любым параметрам.
Кроме быстрого доступа к любому документу архива независимо от его срока и места хранения, электронный архив защищает от ошибок (программные проверки соблюдения правил и нормативов, гарантирующие целостность архива электронных документов и правильность его ведения), использует любые типы документов (не только привычные копий бумажных, но и аудиозаписей, фотографий, видеороликов).
– Зачем нужно создавать электронный архив документов?
– Поиск информации в бумажном архиве затруднен, а иногда и невозможен из-за ошибок при пополнении и описании архива. К тому же с электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, – легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, использовать в других документах. Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем, документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь не имеет прямого доступа к исходному документу, он работает с копией. При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами.
Как показывает практика, ни один носитель информации не дает стопроцентную гарантию сохранности информации от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление, и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение их копий в разных местах значительно снижает риск ее потери, а также является во много раз менее затратной операцией, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.
Нельзя не учесть и одну из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии – значительное сокращение времени на поиск и обработку информации у пользователя нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, искать на стеллажах. Для получения необходимого документа ему достаточно лишь через компьютер, подключенный в компьютерную сеть предприятия, найти нужный документ и распечатать. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых по обычным бумажным архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.
Все документы Верховного Суда и судов централизованно хранятся на сервере. Доступ к электронному архиву реализуется при соблюдении всех правил защиты передачи информации. Для формирования электронных архивов мы используем свою собственную разработку Базы данных ЕАИАС СО РК «Архив суда».
– Внедрение системы электронного архива – сложный процесс, требующий серьезного отношения и систематизированного управления…
– …и целью такого процесса становится не просто экономия времени и бумаги, а, скорее, изменение подхода и идеологии работы с документами всех сотрудников Верховного Суда и судов республики.
Электронный архив документов
 | Заказать |
В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Электронный архив представляет собой базу данных, которая создаётся из виртуальных копий бумажного архива. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы хранятся только на бумажных носителях. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же, при таких условиях хранения, они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но её можно использовать в качестве эффективного дополнения.
Зачем нужен электронный архив
Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:
Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Этапы создания электронного архива
Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:
Обзор электронного архива
Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:
1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.
Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.
Карточка атрибутов электронного документа
Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.
2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.
Возможность поиска документа по атрибутам
Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».
Результаты полнотекстового поиска
3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:
4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.
Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:
Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.
Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.
Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:
Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.
Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.
Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Электронный архив: функции, преимущества, отличия
Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять следующие функции:
Электронный архив и документооборот
Стоит отметить, что электронный архив и электронный документооборот – не взаимозаменяемые понятия, скорее, они служат в качестве дополнения друг друга. Функции, которые выполняют эти системы, можно сравнить с функциями бумажного архива и документооборота. Данные системы имеют одно основное отличие: архив используется для хранения и поиска информации, менять которую не нужно.
Поэтому можно выделить следующие отличия хранения информации в электронном архиве от документооборота:
Преимущества электронного архива документов
Создавать электронный архив документов следует по следующим причинам:
1. Удобство. С электронной копией документа намного проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.
2. Простота поиска. В электронном архиве документов намного проще и быстрее найти нужную информацию.
3. Сохранность. В электронном архиве пользователь работает с копией документа, а потому в отличие от бумажного архива не имеет возможности повредить или утерять оригинал. Кроме того, бумага со временем изнашивается, чего нельзя сказать об электронной копии.
4. Доступное резервирование. Электронный архив документов дает 100%-ную гарантию, что в чрезвычайных ситуациях вся ваша информация останется в целости и сохранности. Резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.
5. Экономия времени. Пользователю не нужно тратить время, чтобы идти на склад и долго искать определенный каталог и информацию в нем. В электронном архиве нужный документ можно найти за считанные минуты.
Все эти преимущества делают создание электронного архива документов все более популярной услугой.
Как создать электронный архив
В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.
Зачем нужен электронный архив?
Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.
Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.
Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.
Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.
В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.
В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.
Что делать?
Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.
Это подразумевает следующие операции:
В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.
При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.
Критерии выбора электронного архива
Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:
Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.
Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.
Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.
Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.
Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:
Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.
Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.
Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.
В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.
EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.
Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:
1. Подключитесь к сервису на сайте EnDocs.Cloud (https://EnDocs.Cloud). Есть бесплатный тариф.
И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в электронный архив. А еще можно будет согласовывать договора и счета, вести кадровый ЭДО, регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, автоматизировать множество других внутренних процессов.
В чём выгода?
Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.
Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.
Например, по оценке PwC:
— 3% документов создаются ошибочно,
— 5-15% рабочего времени — чтение и анализ информации,
— До 50% (!!) времени уходит на поиск данных и документов
Выводы сделайте сами!
Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:
И это лишь часть преиму ществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, ко нтроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.
Организация электронного архива документов
Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.
Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.
Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.
Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.
Организовать электронный архив можно следующими способами:
Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:
Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.
Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.
Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.
Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.
С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.
Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.
Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.
Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.
Формирование цифрового архива – пошаговое руководство
Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.
Решение вопроса с функциональностью архива
Подумайте над тем, что должна «уметь» ваша система:
Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.
Проанализируйте работу своего предприятия
Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.
Составьте план приоритетов блоков
Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.
Оцените имеющийся бумажный архив
В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.
Внесите оцифрованные документы
После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.
Как работать с электронными документами в цифровом архиве?
Есть множество нормативной документации, которая устанавливает определение термину «электронный документ» и указывает на то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота. Если вы не хотите создавать себе трудности, разбираясь с формальностями, и желаете получить электронный архив в сокращенное время, советуем обратиться к нашим специалистам.
Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:
Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.
Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.
Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?
Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:
Информация вкладыша электронного носителя:
Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.
Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.