для чего нужен фискальный ключ

Какие бывают фискальные накопители и что делать при кассовом сбое

Фискальный накопитель пора менять тем, кто подключился год назад. Читайте, какие накопители следует использовать согласно Закону 54-ФЗ. Также в ФНС дали разъяснения относительно того, как пользователям ККТ действовать при кассовом сбое.

Фискальный накопитель: кому какой

Срок действия ключа фискального признака, содержащегося в ФН ККТ, должен составлять не менее 36 месяцев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в налоговых органах ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Законом четко прописано, когда какой ФН должен использоваться.

Предприятие или ИП может использовать ФН на 13 месяцев:

ФН на 36 месяцев может использоваться только в том случае, если компания или ИП одновременно выполняет следующие условия:

За применение ФН на 13 месяцев в тех случаях, когда по закону должен использоваться ФН на 36 месяцев, предусмотрен штраф до 10 тыс. ₽ (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Нарушением может быть и использование ФН на 36 месяцев в ситуации, когда законом разрешено использование ФН на 13 месяцев. Подобные ограничения могут содержаться в паспортах соответствующих накопителей (п. 3 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Так, к примеру, ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев можно применять при продаже подакцизных товаров, а также при совмещении спецрежима с ОСНО, но в этих случаях срок его использования ограничивается до 410 дней, а при автономном режиме работы ККТ — до 560 дней (п. 5.2 и 5.3 паспорта ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев).

Нормативные документы:

Когда в 2017 году наблюдался дефицит ФН на 36 месяцев, вышли разъяснения контролирующих органов, что применение в подобной ситуации ККТ с ФН на 13 месяцев не является правонарушением, поскольку в этом нет вины организации или ИП.

Как понять, что ФН пора менять?

— Фискальный накопитель нужно менять тем, кто приобрел его в начале 2017 года, — комментирует Оксана Кобзева, эксперт Контур.ОФД. — Тогда доступны были только ФН сроком действия ключа фискального признака 13 месяцев, а значит, он скоро закончится. Касса даст об этом знать следующим образом:

Чтобы не получить штраф, сформируйте отчет о закрытии ФН и замените сам фискальный накопитель. Подробнее читайте в инструкции «Замена фискального накопителя».

В наличии есть фискальные накопители! Закажите заранее, чтобы избежать ажиотажа.

Кассовый сбой: что делать?

Использование онлайн-касс без подключения к сети запрещено. Когда в середине декабря 2017 года случился массовый сбой в работе онлайн-касс, который начался ночью 20 декабря на Дальнем Востоке и докатился до Калининграда, работа многих торговых точек была парализована. Совершение операций в офлайн-режиме грозило штрафом в размере половины суммы от совершенной операции (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Правы были те, кто рискнул продолжить работу.

Из разъясняющего письма ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867@ следует, что массовый сбой передачи данных в режиме онлайн не должен парализовать работу хозяйствующих субъектов. После восстановления связи нужно просто выполнить корректировку расчетов, сформировав кассовый чек коррекции на общую сумму неучтенной по ККТ выручки. При этом оснований для привлечения налогоплательщиков к ответственности за неприменение ККТ или за нарушение порядка работы с ней в данном случае нет, так как отсутствует вина пользователей (ч. 1 и 3 ст. 1.5 КоАП РФ).

Продолжать работу можно и в случае поломки ККТ, повлекшей переход ее в офлайн-режим. При этом пользователю нужно не только сформировать чек коррекции (в этом случае — по каждой операции!), но и сразу же уведомить налоговый орган о данном факте, передав подробную информацию о произведенной корректировке расчетов, в том числе реквизиты чеков коррекции (письмо ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899).

Рекомендации по применению ст. 54.1 НК РФ, нюансы должной осмотрительности и другие темы на Контур.Конференции. Очное и онлайн-участие.

На основании вышеуказанных рекомендаций налоговых органов пользователям ККТ необходимо издать соответствующие локальные акты, регламентирующие порядок работы в случае локальной поломки кассы или глобальных сбоев. Важно зафиксировать обязанности соответствующих должностных лиц по формированию чеков коррекции и уведомлению налоговых органов.

Алексей Крайнев, налоговый юрист

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Что такое код активации ОФД

Код активации ОФД — это уникальный набор символов, который позволяет оплачивать услуги оператора фискальных данных. Его можно получить тремя способами:

В электронном ключе активации зашифрованы данные о выбранном тарифе и сроке подключения к оператору.

Для чего нужен код активации ОФД

Электронный ключ помогает начать пользоваться услугами оператора. Онлайн-кассы работают с фискальным накопителем — специальным чипом, на котором в зашифрованном виде хранятся данные с каждого выбитого чека.

По 54 ФЗ данные о продажах должны быть доступны налоговой в режиме реального времени. Чтобы ККТ передавала данные, нужно заключить договор с ОФД— посредником между кассой и налоговой. Электронный ключ активирует тариф и аппарат передает сведения о продажах.

Как активировать код ОФД

У каждого оператора личный кабинет выглядит по-разному, но принцип активации одинаковый для всех. Рассмотрим на примере Первого ОФД:

После этого аппарат готов к работе. Код можно использовать только один раз.

Как купить код активации ОФД

Код можно купить в Модульбанке, для этого напишите в чат нашему консультанту на сайте.

С услугой «Касса под ключ» мы сами готовим ККТ к работе:

Онлайн-кассу, фискальный накопитель и пакеты услуг можно взять в рассрочку на полгода без первого взноса, штрафов и комиссий.

Мы постоянно улучшаем кассу, чтобы сделать ее быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на нашем сайте.

Источник

Замена фискального накопителя: когда нужна, и как внести изменения в карточку ККТ

С 6 августа 2021 года внесены изменения в правила применения онлайн-касс — введены новые требования к фискальным накопителям (ФН). Изменения относятся ко всем предпринимателям, а к работающим с маркированными товарами предъявляется еще больше требований. Далее разберемся, нужно ли скорее менять ФН, или можно дождаться окончания его срока действия.

Что такое фискальный накопитель (ФН)?

Согласно правилам, онлайн-касса не может использоваться без фискального накопителя. Фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Он размещен в ККТ и предназначен для выполнения 2 функций:

Фискальный накопитель через Интернет передает информацию оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправляет информацию в ФНС в зашифрованном виде.

Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. В этом случае указан максимальный срок действия для накопителя: меньше использоваться может, а больше уже нет.

Длительность работы накопителя зависит от особенностей деятельности компании, т.к. есть еще одна характеристика — объем памяти. При заполнении памяти раньше заявленного срока, необходимо будет сменить фискальный накопитель. Объем памяти у накопителей — примерно 250 тысяч записей.

ФН подлежит замене при:

Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.

Как узнать о том, что пришло время поменять ФН?

Если замена плановая, а не экстренная, о необходимости скорой замены фискального накопителя вас проинформирует ОФД — в личном кабинете клиента, либо в ряде случае — кассовый аппарат, или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания.

При появлении этих сообщений необходимо запланировать замену ФН. Иначе он может быть заблокирован и отчеты в ФНС отправляться не будут.

В связи с изменениями, вступившими 6 августа 2021 года, замена фискального накопителя теперь происходит уже на новый образец — ФН-1.1 М, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.

В чем отличия нового ФН-1.1 М от привычного ФН

Новый образец ФН- 1.1 М предназначен для всех видов деятельности, независимо от того, торгуете ли вы маркированной продукцией.

Напомним, ФФД расшифровывается как «формат фискальных документов». Это стандарт формирования документов: чеки, отчеты о закрытии и открытии смены — все должно соответствовать действующему ФФД. Поскольку фискальные документы через оператора фискальных данных отправляются в налоговую, то поддерживать актуальный ФФД должны касса, ФН и ОФД.

До недавнего времени существовало 2 вида ФФД: 1.05 и 1.1. Сейчас же появился третий вид — 1.2, подготовленный специально для маркированных товаров. Главное отличие ФФД 1.2 от предыдущих видов ФФД — он имеет связь с системой «Честный знак».

С изменением формата меняется и содержание фискального документа: ранее маркированный товар обозначался буквой М, сейчас информация будет более развернутой и даст покупателю точную информацию о маркировке продукции:

Перейти на новый формат документов должны прежде всего продавцы маркированного товара, но изменения коснуться и остальных предпринимателей. Переход происходит при замене фискального накопителя. Начиная с 6 августа, зарегистрировать кассу со старым ФН невозможно.

Что необходимо для замены фискального накопителя?

Для замены фискального накопителя потребуется:

На замену ФН дается 30 дней — этот период касса может работать автономно. Но если сроки замены будут нарушены, то организацию оштрафуют.

Штрафные санкции за применение техники, не соответствующей установленным требованиям или за нарушение правил регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка условий его применения регламентируется ст. 14.5 КоАП РФ.

Нарушение сроков замены фискального накопителя как раз подходит под действие данной статьи административного кодекса. За это взимаются штрафы: с ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, с ООО — от 5 до 10 тысяч рублей.

Поменять фискальный накопитель в кассе каждый может самостоятельно. Нужно, чтобы время начала эксплуатации нового ФН совпадало с временем на компьютере — для этого проводится синхронизация.

Операция по замене проводится непосредственно в онлайн-кассе, обычно пункт меню называется «Перерегистрация». После необходимо подать заявление на перерегистрацию кассового аппарата в налоговую, чтобы внести необходимые изменения в карточку ККТ. Сейчас вся эта процедура проходит в онлайне — через личный кабинет ОФД

Карточка контрольно-кассовой техники — документ, дающий гарантию, что кассовый аппарат стоит на учете налоговой инспекции. Во время смены фискального накопителя в карточке ККТ делаются изменения. Правки вносятся через личный кабинет ОФД или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через пункт «Перерегистрировать».

После проведенных действий убедитесь, что в личном кабинете появилась обновленная карточка ККТ. Если перерегистрация одобрена и данные в карточке соответствуют действительности, завершите перерегистрацию (кнопка «Завершить перерегистрацию»).

Как перерегистрировать онлайн-кассу. Смотрите в видео:

Не забывайте менять фискальный накопитель своевременно, чтобы избежать штрафов и блокировок!

Платформа ОФД — лицензированный оператор фискальных данных. Помимо полноценного сервиса передачи данных в ФНС и систему «Честный знак», наш клиент получает инструменты анализа продаж, сервисы ЭДО и электронной отчетности.

Источник

Новые правила для ККТ и ФН: изменения с 6 августа 2021 г.

С 6 августа 2021 г. вступают в силу новые требования к онлайн-кассам, фискальным накопителям и операторам фискальных данных.

Однако это не значит, что всем необходимо покупать новую ККТ. Кого коснутся изменения и как к ним подготовиться?

Фискальный накопитель нового образца ФН-1.1М

Теперь, покупая кассу, надо не только проверять ее через официальный реестр ККТ — только кассы, включенные в него, можно будет использовать для работы, но еще и озаботиться установкой нового фискального накопителя образца — ФН-М (ст. 4.1. Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).

Это требование актуально для всех — неважно, какие товары или услуги продает предприниматель.

Онлайн-кассы с фискальным накопителем старого образца с 6 августа 2021 года просто не пройдут регистрацию в ФНС.

Однако, если у вашего текущего ФН еще не закончился срок действия, не нужно его срочно менять. Спокойно пользуйтесь им до конца срока, без дополнительных настроек. Потом купите и зарегистрируете уже новый ФН с литерой “М”.

Чем хорош ФН-1.1 М? Он работает с каждым действующим форматом фискальных документов (ФФД), сейчас их три: 1.05., 1.1. и 1.2.

Для чего нужен ФФД, в чем отличие нового формата 1.2

ФФД — специально разработанный стандарт данных. По нему касса формирует различные документы — чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Все это шифруется благодаря фискальному накопителю, и передается в адрес оператора фискальных данных, который далее направляет сведения в ФНС. Поэтому ФФД 1.2 должны поддерживать и ККТ, и ФН, и ОФД.

В последних действующих форматах (с 2019 года их два — 1.05. и 1.1.) различий было немного, просто более новая версия учла недоработки предыдущей.

А вот новый, третий, формат — ФФД 1.2. подготовлен с определенной целью — он предназначен для работы с маркированными товарами. Контроль за такой продукцией постоянно усиливается, а ассортимент их расширяется, поэтому появление нового формата — естественный этап. Тем, кто работает в торговле, нужно уже сейчас осознать — под маркировку со временем попадет большинство товаров, поэтому такие перемены коснутся каждого.

Самое важное: касса, которая поддерживает ФФД 1.2., будет иметь обратную связь с системой “Честный ЗНАК”.

В кассовом чеке будет отображаться дополнительная информация и реакция системы на данные по маркированным товарам. Результат проверки отобразится в виде специальных отметок рядом с наименованием. Так продавец и покупатель смогут увидеть — прошел ли товар контроль, нет ли какой-то ошибки. Уже сейчас с помощью приложения покупатель может самостоятельно проверить товар и в случае нарушения сообщить о нем в “Честный ЗНАК”, с новыми чеками обнаружить проблему с товаром будет еще проще.

В новом формате изменится содержание чеков. Вместо обычного обозначения о продаже маркированного товара (М) появится развернутая информация:

Кто обязан перейти на ФФД 1.2

Перемены затрагивают в первую очередь продавцов розницы, в номенклатуре которых есть товары, подлежащие обязательной маркировке. Им нужно будет перейти на новый формат ФФД 1.2. Проверьте, продаете ли вы следующие товары:

Сделать это должны розничные точки при регистрации или перерегистрации кассы после 06.08.2021. Если срок действия фискального накопителя пока не истек к указанной дате, то переход на ФФД 1.2. будет осуществлен позже (как только срок окончится).

Проверьте, поддерживает или будет доработана ваша ККТ до версии ФФД 1.2

Прежде всего, необходимо найти ответ на вопрос: планируется ли производителем доработка вашей модели ККТ до версии ФФД 1.2. или нет, есть ли касса в официальном реестре ККТ с поддержкой ФФД 1.2.

По информации профильного телеграм-канала «Новости ОФД, ККТ, Маркировка, ЕГАИС», в перечень касс с поддержкой ФФД 1.2 по состоянию на 30.07.2021 включены более двух десятков моделей ККТ: АТОЛ FPrint-22ПТК, АТОЛ 77Ф, АТОЛ 55Ф, АТОЛ 30Ф, АТОЛ 25Ф, ЭЛВЕС-ФР-Ф, ШТРИХ-М-01Ф, ШТРИХ-ЛАЙТ-01Ф, ШТРИХ-СИТИ-Ф, РР-01Ф, Вики Принт 57 Ф, Вики Принт 80 Плюс Ф, Пирит 2Ф, Вики Принт 57 Плюс Ф, Вики Мини Ф, РИТЕЙЛ-КОМБО-01Ф, АТОЛ Sigma 7Ф, АТОЛ Sigma 8Ф, АТОЛ 11Ф, АТОЛ 27Ф, АТОЛ 22 v2 Ф, АТОЛ 20Ф, АТОЛ 50Ф, АТОЛ 150Ф, АТОЛ 1Ф, АТОЛ 15Ф.

Также списки касс, которые будут поддерживать новый ФФД, опубликованы в Приложениях к письму ФНС от 09.07.2021 № АБ-4-20/9702@.

По указанной ссылке вы, в частности, найдете:

Данные списки сформированы ФНС на основании сведений, предоставленных от всех производителей касс. Налоговая служба также будет публиковать официальный реестр ККТ, поддерживающих ФФД 1.2

Обратите внимание, что и реестр ККТ, и списки моделей, по которым планируется поддержка ФФД версии 1.2., постоянно обновляется. Производители стремятся модернизировать как можно больше моделей ККТ.

Что делать прямо сейчас

Как перейти на ФФД 1.2, проверить готовность вашего кассового оборудования к новым правилам и законно продавать маркированный товар после 06.08.2021 — подробнее на сайте Платформы ОФД.

Источник

Онлайн-кассы в 2021 году: как установить, настроить и зарегистрировать

Подробная статья для всех, кто подключает онлайн-кассу впервые.

Виктор Подгорский

До 1 июля 2021 года онлайн-кассы должны установить почти все предприниматели, которые не сделали этого раньше.

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на носителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний и ИП.

При расчете покупатель получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Грубо говоря, если покупатели платят наличными, картой или смартфоном, нужно пробить чек.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Например, так бывает, когда компания принимает банковские переводы.

Для кого действует отсрочка по кассам

До 1 июля 2021 действует отсрочка:

Они не обязаны устанавливать онлайн-кассы, а вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности, товарные чеки или квитанции.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Некоторым предпринимателям разрешили работать вообще без кассы, например:

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговцы на розничных рынках и ярмарках, аптеки в селах тоже могут бессрочно работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой. Это можно проверить в реестре на сайте налоговой.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до К12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Предприниматель выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:

Правда, в некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП на 1500—3000 ₽, юрлицо на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой.

В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30 они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы.

✅Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации.

❌ Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185 вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через Wi-Fi, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Грубо говоря, эта касса не стоит у вас в магазине, а существует в интернете и отдает чеки покупателя.

Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн.

✅ Покупать кассу не нужно — продавец берет ее в аренду.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не физическая касса с кнопками и принтером чеков.

✅Продавцу не нужно самостоятельно менять фискальный накопитель — обслуживанием занимается арендодатель.

✅Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя напечатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса:

От 5500 до 40 000 ₽ОблачнаяИнтернет-магазинам, выездной торговле, сфере услуг, транспорту, ЖКХОт 1500 до 2000 ₽ в месяцOS-системаКрупным супермаркетам, магазинам с большим ассортиментом и большим потоком покупателейОт 10 000 до 150 000 ₽

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами. Чтобы принимать оплату по безналу нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без кассового аппарата подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и дают ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Подпись стоит от 2000 ₽. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть особенности: например, если вы будете использовать ее для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в свою онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает чек.

Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из чека.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу». Подключение онлайн-кассы прошло успешно, после этого можете начинать работать.

Если у вас нет КЭП, то сходите в налоговую и зарегистрируйте кассу:

Чтобы не ходить в налоговую дважды, можно сразу прийти с кассой и сделать все на месте.

Источник