для чего нужна нотация bpmn
Руководство для начинающих по использованию BPMN в повседневной работе
Что такое BPMN?
Не верь чужим речам, а верь своим глазам. Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Не рассказывайте сказок. Именно такие поговорки сделали Нотацию моделирования бизнес-процессов (BPMN) чрезвычайно популярной среди многих типов компаний, отраслей и профессий. Но что такое BPMN и как этот метод работает?
В двух словах, BPMN — это стандартизированный метод отображения блок-схем, который позволяет создавать и обмениваться простыми для понимания диаграммами. Эти диаграммы могут визуально моделировать этапы бизнес-процесса от начала до конца.
Пример схемы процесса изменения адреса BPMN (выше)
Хотя существует несколько методов моделирования процессов, BPMN быстро на практике стала стандартом моделирования процессов, и для этого есть веская причина.
Каковы ее возможности?
Одно из наиболее значительных преимуществ BPMN заключается в ее способности создавать блок-схемы, которые могут быть столь просты или сложны, насколько это необходимо. Это позволяет заинтересованным сторонам на всех уровнях (техническом или нет) понять их.
Именно это качество, вероятно, объясняет популярность BPMN. Опрос 2016 года показал, что 64% компаний заинтересованы в использовании BPMN для упрощения своих бизнес-процессов. Цель для большинства компаний проста: сэкономить деньги за счет снижения затрат и повышения производительности.
Почему это необходимо?
Ставки высоки. Рассмотрим статистику из опроса предприятий 2018 года:
Помимо повышения эффективности, другие важные причины для поддержки работы по созданию бизнес-процессов включают в себя:
От ИТ, финансовых услуг, страхования и производства до образования, телекоммуникаций, розничной торговли, компьютеров и программного обеспечения — каждая компания может извлечь выгоду из улучшения бизнес- или организационных процессов.
Использование BPMN
Цель BPMN — дать всем четкое представление о процессе от его начала до конца. Это помогает обеспечить визуализацию, которая ликвидирует пробелы информации, показывая последовательность деловых операций, необходимых для перехода от начала бизнес-процесса к его завершению.
Вот несколько преимуществ, которые бизнес может получить при использовании BPMN:
Примеры моделирования процессов
Бизнес-ориентированные
Многие специалисты и организации хотят моделировать на высоком уровне процесс, ориентированный на людей. В этом случае использование нескольких символов требует меньше глубоких знаний о BPMN, поэтому запись проста. И наоборот, эти модели могут быть скорректированы, чтобы быть чрезвычайно подробными для ИТ и других технических участников.
Вот лишь несколько примеров процессов, которые могут визуально отображены посредством этих блок-схем:
Технически-ориентированные
Как упоминалось ранее, вы можете детализировать диаграммы по мере необходимости, например, для изображения ИТ-ориентированных процессов, кодирования и многих других:
В более развернутых версиях можно моделировать сложные бизнес-события, такие как сообщения, таймеры, бизнес-правила и условия сообщений об ошибках. Давайте рассмотрим больше этих развернутых версий BPMN.
Элементы и символы BPMN 2.0
Нотация BPMN имеет пять основных категорий элементов, которые включают много разных форм и символов. Вот их краткий обзор:
Объекты потока
Они показывают поведение в бизнес-процессе и включают в себя:
Объекты данных
Они содержат информацию о данных в процессе. Данные представлены четырьмя способами:
Соединяющиеся объекты
Они связывают объекты потока друг с другом или другой информацией и показывают поток процесса:
Swimlanes
Этот термин обозначает бассейны и дорожки.
Артефакты
Они дают дополнительную информацию о процессе. Существует два типа артефактов:
Упрощение BPMN с помощью программного обеспечения
Когда необходимо создать блок-схему, вам не нужно изобретать велосипед, особенно если вы только начинаете работать с BPMN.
Использование программы позволит вам быстрее создавать диаграммы и повышать эффективность модели вашего бизнес-процесса. При выборе ПО убедитесь, что оно позволяет вам:
Советы по началу работы
Являетесь ли вы опытным владельцем бизнес-процессов или аналитиком, вы в любом случае сможете упростить свои бизнес-процессы, какими бы простыми или сложными они ни были. Если информация кажется немного ошеломляющей, имейте в виду: вы можете создать простую диаграмму BPMN, а затем основываться на ней в дальнейшей разработке.
Сведения об авторе
Что такое нотация BPMN. Основные понятия с примером
О бизнес-процессах, что такое BPM
Разговаривать о процессном подходе, методологии BPM и нотации BPMN невозможно без понятия бизнес-процесса.
Управление процессом – вот что предполагает методология BPM. Существует множество определений, что такое бизнес-процесс, и выбрать какой-то один сложно. Но можно выделить ключевые свойства бизнес-процесса:
Методология BPM позволяет выстроить работу компании с помощью бизнес-процессов. Содержит в себе набор основных принципов и подходов к построению нотации BPMN, что решает поставленную задачу.
Нужно уметь реагировать на изменчивую сущность бизнес-процессов. Прежде всего, это связано с давлением внешней среды (изменение законодательства, стандартов и норм, растущие требования клиентов, недремлющие конкуренты, слияния и поглощения компаний), прогрессом в информационных технологиях, стремлением к совершенствованию внутри компании (сокращение издержек, увеличение продаж за счет повышения качества для потребителя, улучшение финансовых показателей). Поэтому говорить о внедрении как о разовом процессе – сделали и забыли как это позиционирует классический реинжиниринг, не приходится.
В методологии BPM рассматриваются следующие понятия:
В век цифровой трансформации методология BPM как никогда становится востребованной. Те компании, кто способен гибко и во время перестраивать свои бизнес-процессы повышают эффективность своего бизнеса.
Каким компаниям подходит использование BPM
Не все компании готовы к BPM. Трудно представить необходимость внедрение такой технологии для компании в 5 человек, так как все процессы понятны сотрудникам, а главное легко поддаются управлению. Поэтому на разных этапах зрелости компании должны применяться разные технологии:
Получите консультацию эксперта для вашей компании
Нотация BPMN
BPMN – система условных обозначений (нотация) и их описания для моделирования бизнес-процессов. Для исполнения смоделированных бизнес-процессов с помощью BPMN существует инструмент BPMS. Ярким представителем является BizAgi.
Сегодня использования BPMN как одного из методов для описания бизнес-процессов очень распространено. Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и программам, работающим с бизнес-моделями, это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и создание исполняемых алгоритмов.
BPMN это не единственная нотация, которая сейчас используется, и некоторые из нотаций заметно упрощают понимание, чем BPMN. Но на моменте автоматизации, когда задача стоит не просто нарисовать удобную схему бизнес-модели, а еще и возможность экспортировать ее в исполняемые алгоритмы программных продуктов без BPMN сложно обойтись.
Но важно понимать следующее, BPMN – это не язык, который описывает IT системы. Предназначение BPMN нотации в другом – это возможность понятным языком описать для бизнес-заказчика предметную область.
В BPMN наравне задействованы и программные системы, и люди (клиенты, поставщики, сотрудники организации). Это основное отличие нотации BPMN от графических инструментов для описания программ.
К преимуществам BPMN следует также отнести открытый стандарт Object Management Group (omg.ru) и признания ее всеми ведущими поставщиками ПО.
К недостаткам нотации BPMN можно отнести коллективное авторство в рамках «не привязки» к методологии, не хватает стройности, что ведет к сложности освоения и реализации в BPMS. Решается данный недостаток соглашением о моделировании – своде правил, чем пользуемся в организации, в рамках проекта.
В нотации BPMN можно выделить базовые значки, которые используются во всех бизнес-моделях. Именно их я рассмотрю дальше. Этого будет достаточно, чтобы познакомиться с нотацией BPMN и понять основные принципы для работы с ней. Палитру значков при необходимости можно расширить, прочитав более подробно об этом в документации BPMN.
При описании бизнес-процесса в нотации BPMN необходимо получить ответы на следующие вопросы: что сделать; кто должен сделать; последовательность действий; по какой информации, объекту данных.
Ниже описаны базовые объекты для описания бизнес-процессов, которые используются нотацией BPMN.
— Event
Событие, которое произошло в описании процесса. События делятся на начальные, промежуточные или конечные.
Старт необязателен при описании бизнес-процесса, не запрещено также использовать несколько стартов. Завершение также необязательно, т.к процесс может, например, заканчиваться ошибкой. Также как стартов, завершений может быть больше одного. Хорошим стилем считается использование одного старта, несколько завершений.
— Task
Это задачи, выполняющиеся в бизнес-процессе на определенном этапе. Со стороны модели – это шаг процесса. Глазами пользователя – это выглядит как задание в рамках определенного бизнес-процесса. Для текстового описания задачи используется глагол, а не существительное. Например, «Заполнить заявку», а не «Заполнение заявки». Задачи могут быть не делимыми на более элементарные действия или требующие подробной детализации последовательности более простых действий. Если задачу можно детализировать, но на общей схеме это не требуется, ее можно оформить как подпроцесс.
— Gateway
Развилки появляются в случае условного ветвления бизнес-процесса. Например, если заявка на расход проходит согласование, то она включается в реестр платежей на день, если отклоняется, то она корректируется Инициатором или отклоняется совсем и т. д. Развилки могут быть «или/или» – идем только по одному из исходящих потоков; могут быть параллельными, тогда движение продолжается по ВСЕМ потокам, в случае параллельной развилки используют сходящуюся развилку, то есть ожидание выполнения последнего входящего потока.
— Flow
Поток обозначается стрелками, показывает последовательность выполнения действий.
— Date
Объекты данных – показывает либо результат выполненного действия, либо какие данные, объекты требуются для запуска действия.
— Pool
Пул описывает один бизнес-процесс на диаграмме. Пул есть всегда, но в явном виде может не изображаться. Допускается несколько пулов на одной диаграмме. Пул бывает белый – изображает поток работ, которым можно управлять и черный – внешняя сущность, например, Заказчик.
Для пула характерно выделение дорожек для определения лиц, кто участвует в бизнес-процессе. Семантика произвольная — подразделение, роль, группа, пользователь.
Пример применения BPMN
Для примера возьмем бизнес-процесс обеспечения заявки на потребность. Финишем (результатом) будет считаться получение сотрудником заказанных товаров.
Бизнес-процесс в компании выстроен так:
После получения товаров от поставщика, Кладовщик приходует и выдает Сотруднику со склада заказанные наименования.
Не все процессы нужно детализировать при описании с помощью нотации BPMN. Что-то можно опустить. Например, я не рассматриваю в примере описание процесса оплаты товары, согласование цены и количества в заказе поставщика. Первоначально, нужно показать процесс «крупными мазками», не углубляясь и не закапываясь в детализирование. Если есть потребность любой подпроцесс можно показать детальнее.
Нотация BPMN при моделировании бизнес-процессов позволяет самому Аналитику регулировать глубину детализации в описание бизнес-процесса, что-то выносить за пределы описания.
Начало процесса, точкой входа является получение заявки на потребность от Сотрудника на портале. Точка выхода – получение заказанных товаров Сотрудником. В схеме я использовала как развилки, так и подпроцессы. Например, использование подпроцесса «Зарезервировать товар» после развилки «Есть на складе» позволяет, отдельно детализировать последовательность действий, которые выполняет менеджер в этом процессе.
Какие преимущества дает такое описание бизнес-процесса? Можно наглядно продемонстрировать бизнес-клиентам функциональную связь между подразделениями в части максимального покрытия внутренних потребностей компании. На схеме видны бизнес-процесс, последовательность выполнения, источники информации, показывается доступом к каким процессам или документам должен обладать пользователь.
Лично мне описание бизнес-процессов в BPMN позволяет лучше структурировать описание и понять узкие места в процессах клиента. В заключение хочется сказать, что ключ к успеху овладения нотацией BPMN – это конечно же практика, но те преимущества, которые дает описание BPMN, безусловно, стоят этого времени.
Описание нотации BPMN
Нотация BPMN наиболее удобна для декомпозиции, для описания нижних уровней бизнес-процессов, особенно там, где требуется показывать действия участников процессов. Это объясняется самой сутью, методологией, лежащей в основе нотации – это методология workflow – поток работ.
То есть BPMN – это не просто структура процесса, функции, это алгоритм! Это уже не просто некое «до-аналитическое» предположение, что процесс состоит из «вот таких» блоков/функций, это уже четкая последовательность выполняемых действий ее конкретными участниками.
Система обозначений нотации BPMN
BPMN использует в качестве обозначений такие графические элементы, как:
Процесс / задача
Процесс, задача – это определенное действие или набор действий, совершаемых для получения какого-то результата. Блок процесса или задачи представляет собой прямоугольник. Внутри блока указывается наименование процесса или задачи.
Подпроцесс – это процесс который описан более подробно, то есть декомпозирован, на отдельной своей диаграмме (модели).
В системе обозначений нотации BPMN есть еще разновидности процессов, такие как «цикл», «компенсация» и т.д. Мы не будем на них останавливаться, так как при более глубоком знакомстве с нотацией BPMN изучение этих блоков не представляет сложности, они интуитивно понятны.
Выделим, пожалуй, наиболее интересный блок – это блок ad-hoc процессов, потому что четкая, безальтернативная регламентация деятельности – это вопрос выбора модели компании, бизнеса. Смотря на шаг вперед, мы понимаем, что выбор будущего – это «бирюзовая модель» по классификации, введенной Фредериком Лалу, предполагающая если не отсутствие регламентов как таковых, то иной принцип их выработки и исполнения.
Ad-Hoc процесс – такой подпроцесс, действия которого не поддаются четко регламентированным правилам или алгоритмам, эти правила определяются исполнителем. Возможны варианты, когда есть заранее определенный набор действий для каких-либо случаев, но их последовательность, реальное исполнение – это выбор исполнителя.
События
Событие – это состояние, которое влияет или контролирует дальнейшее выполнение бизнес-процесса. Блок события в BPMN обозначается кругом. Внутри блока указывается наименование события.
Относительно точки выполнения процесса события делятся на:
Любое событие может возникать из-за какой-то причины, а может инициировать само какой-то результат. Первые события называются – «обработчики», вторые – «инициаторами». Причина возникновения событий-обработчиков и результат процессов-инициаторов называется триггер.
События-инициаторы – это некоторые промежуточные события (включая промежуточное событие с типом «Неопределенное») и все конечные события. Если встречается событие-инициатор, то процесс просто выполняется дальше и ничего не ожидает. На диаграмме триггер внутри события, являющегося инициатором, показывается закрашенным.
Пример различных типов событий:
Шлюзы
Параллельный шлюз (AND, «И») используется для обозначения слияния/ветвления потоков управления в рамках процесса.
Пример использования параллельного шлюза при ветвлении/разделении потоков:
В примере выше параллельный шлюз используется для ветвления потоков управления или создания параллельных веток выполнения процесса: после выполнения Процесса 1 запустится выполнение и Процесса 2, и Процесса 3.
Пример использования параллельного шлюза при слиянии потоков:
В примере выше параллельный шлюз используется для слияния потоков управления или синхронизации параллельных веток выполнения процесса. Выполнение Процесса 3 запустится только тогда, когда выполнится и Процесс 1, и Процесс 2.
Эксклюзивный шлюз
Эксклюзивный шлюз (XOR, «Исключающее ИЛИ») используется для ветвления потока управления на несколько альтернативных потоков, когда выполнение процесса зависит от выполнения некоторого условия.
Условия на диаграмме задаются при помощи условных потоков управления, исходящих из шлюза. При использовании эксклюзивного шлюза можно продолжить выполнение процесса только по одному из возможных условных потоков управления. Среди потоков управления, исходящих из эксклюзивного шлюза, допускается использование потока управления по умолчанию: если ни одно из условий не выполняется, дальнейшее выполнение процесса продолжится по потоку управления по умолчанию.
после выполнения Процесса 1 (рисунок выше) дальнейшее выполнение процесса может продолжиться только по одному потоку, исходящему из шлюза:
— если Условие 1 верно, то выполнится только Процесс 3;
— если Условие 2 верно, то выполнится только Процесс 4;
— если ни Условие 1, ни Условия 2 не верны, то выполнится только Процесс 2.
Эксклюзивный шлюз может использоваться и для слияния потоков управления. В данном случае шлюз просто пропускает через себя все потоки управления без синхронизации.
На рисунке выше Процесс 3 будет выполнен дважды: после выполнения Процесса 1 и после выполнения Процесса 2.
Неэксклюзивный шлюз
Неэксклюзивный шлюз (OR, «ИЛИ») используется для ветвления потока управления на несколько потоков, когда выполнение процесса зависит от выполнения условий. При этом каждое из указанных условий является независимым, и дальнейшее выполнение процесса может продолжиться сразу по нескольким потокам управления, если условия будут выполнены.
Условия на диаграмме задаются при помощи условных потоков управления, исходящих из шлюза. Среди потоков управления, исходящих из неэксклюзивного шлюза, допускается использование потока управления по умолчанию: если ни одно из условий не выполняется, дальнейшее выполнение процесса продолжится по потоку управления по умолчанию.
Неэксклюзивный шлюз может использоваться для ветвления и для слияния потоков управления.
На рисунке выше Процесс 3 будет выполнен только тогда, когда выполнится и Процесс 1, и Процесс 2 (пример слияния, или синхронизации).
Еще шлюзы
В BPMN различают также еще два типа шлюзов:
Комплексный шлюз используется для ветвления потока управления на несколько потоков, когда выполнение процесса зависит от выполнения условий. По своему действию комплексный шлюз аналогичен неэксклюзивному шлюзу.
Эксклюзивный шлюз по событиям (XOR, «Исключающее ИЛИ») используется для ветвления потока управления на несколько альтернативных потоков, когда дальнейшее выполнение процесса зависит от возникновения некоторого события-обработчика, следующего после шлюза.
На рисунке выше после выполнения Процесса 1 дальнейшее выполнение процесса может продолжиться только по одной ветке, исходящей из шлюза:
— если первым возникло Событие 1, то выполнится только Процесс 2;
— если первым возникло Событие 2, то выполнится только Процесс 3.
Поток управления
Стандартный поток управления является неконтролируемым, т.е. на поток не воздействуют никакие условия, и поток не проходит через шлюзы.
Другие обозначения
Поток сообщений не отображает ход выполнения процесса, а показывает передачу сообщений или объектов из одного процесса в другой процесс или внешнюю ссылку.
В качестве объекта данных может использоваться объект любого из следующих справочников: Бумажный документ, Электронный документ, ТМЦ, Информация, Программные продукты, Термины, Прочее.
Немного о правилах нотации
Сколько блоков задач/действий можно умещать на одной диаграмме/модели? С точки зрения нотации – сколько влезет, при чем в прямом смысле – столько, сколько сможете разместить блоков внутри пула процесса. Но с точки зрения анализа, есть не прописанное нигде правило, но которым пользуются аналитики: блоков задач/действий в одном процессе должно быть столько, чтобы не «уходить» на второй этаж пула.
То есть все действия одного процесса должны умещаться в линию в пуле, если в рамках одной дорожки действий слишком много и они не помещаются в линию, значит что-то не так с декомпозицией, это «излишнее» дробление на действия, скорее всего должно быть произведено на следующем уровне декомпозиции, включено в подпроцесс, свернуто и раскрыто в отдельной диаграмме.