для чего нужны корректные остатки
Контроль товарных остатков в системах 1С
Этой статьей автор хотел бы поднять вопрос о слабых местах типовых систем 1С «УПП, УТ, Комплексная», методах их устранения и определить интерес аудитории к проблеме в целом.
В первой из них затрагивается вопрос о «контроле товарных остатков».
Как система контролирует превышение остатка.
В терминологии 1С существует два вида проведения документов Оперативное и Неоперативное проведение.
Оперативный режим проведения означает, что факт хозяйственной операции регистрируются в текущий моментом времени а неоперативный же режим означает, что хозяйственная операция отражается в прошлом, пусть даже и секунду назад от текущего момента времени.
Не открою большой секрет что в идеологии типовых конфигураций программ 1С, не считается нужным проверять остатки товара в неоперативном режиме.
Не буду сейчас в даваться в причины отсутствия полноценных механизмов контроля остатков в ранних версиях систем, отмечу лишь тот факт что контролировать остатки только в оперативном режиме мало подходит для реального документооборота. Зачастую документы вносятся по мере их поступления и как правило задним числом.
Как это работает.
В своей статье в качестве базовой конфигурации я буду рассматривать УПП (управление производственным предприятием) так как она содержит наибольшее количество подсистем. Представленный метод подходит и для других систем 1С в которых есть регистр «Свободных остатков».
В системе присутствуют демо данные и включен механизм контроля «Свободных остатков». 
Немного о самом регистре СвободныеОстатки.
Данный регистр не так давно появился в УПП и его появление обусловлено необходимостью консолидации данных о товарных остатках в одном месте, также он отделил товарных остатки от регистров партий ввиду стратегического продвижения РУАЗ(расширенных учет аналитики затрат) где не использовались партии.
В дальнейшем развитии весь контроль товарных остатков базируется именно на нем.
Но вернемся в нашей проблеме. Проведя несколько документов в прошлом периоде с заведомо завышенным количеством можно обнаружить что система никак не реагирует на превышения.
Давайте разберемся что же происходит на самом деле.
Для всех документов системы в модуле проведения существует блок обрабатывающий контроль остатков. Обычно он выглядит следующим образом:
Все хорошо. Контроль вроде бы есть. Но проваливаясь в реализацию (клавиша F12). Видим все то чем написано выше. Система контролирует только оперативный остаток.
Система без контроля пропускает большую часть документов, которые заводятся в прошлом периоде. Было бы логично сообщать о ошибках данных в момент ее появления, когда у оператора есть первичный документ на руках, а не в момент закрытия месяца, когда документы в архиве и узнать правду не представляется возможным.
Каждый раз начиная совершенно разные проекты, первым делом что приходилось закрывать именно эту брешь в контроле остатков. Только это одно действие может значительным образом повысить качество данных системы и ее полезность в целом.
Дополняем обработку не оперативного проведения.
Теперь хорошие новости.
Ничего существенного дорабатывать не нужно все доработки сводятся к 4 строкам.
1.Блокируем выход из процедуры если проведение не оперативное.
2.Добавляем в запрос параметр определяющий на какую даты мы хотим получить остатки.
3. Дополнительно передаем этот параметр в запрос.
Проверяем.
Сформируем документ в прошлом периоде и убедимся что системы блокирует его проведение при превышении остатка. Дополнительно используем отчет «Анализ доступности товаров на складах».
Складские остатки – один из главных активов
Любой владелец магазина желает, чтобы имеющийся на складе товар был распродан в большом количестве и при этом в короткие сроки, а складские остатки были минимальны. Это и есть суть эффективного управления запасами. Грамотное формирование товарных ресурсов и частота их заказов, обеспечит предпринимателю рентабельность вложений и желаемую чистую прибыль.
Теперь подробнее остановимся на складских остатках.
Формировать товарные запасы очень непросто, иначе не возникало бы вопросов “Что с оставшимся резервом?”. Приходится наблюдать следующую ситуацию: объемы продаваемых единиц не уменьшаются, а наоборот увеличиваются. Недостаток ассортимента ведет за собой снижение уровня обслуживания покупателей.
Система управления складом
Товарные запасы – один из самых крупных активов, который требует грамотного подхода к себе, дабы снизить излишки и получить максимально возможную прибыль. Их хранение тоже стоит денег. При неправильном обращении продукция может создать значительные финансовые проблемы для бизнеса, по причине не пригодности изделий, или нехватки их на складе.
Нужно стремиться к тому, чтобы удовлетворить спрос покупателей при минимально возможном арсенале продукции. Например, чтобы сервис был на высоте, и клиент остался доволен и пришел за покупками вновь, вы должны располагать достаточным количеством резервов. С другой стороны, излишки могут стать неликвидной продукцией, тем самым владелец не окупает свои вложения или даже терпит убытки. Также заказывать у поставщиков товар, который продается быстро – опасно для уровня обслуживания посетителей. И тогда целевая аудитория тут же обратится к конкурентам.
Именно поэтому большинство торговых точек, в частности магазины детской обуви, имеют ряд проблем при организации складской продукции.
Существует два подхода при заказе товаров:
Что такое складские остатки?
Это неликвидная продукция, довольно часто остающийся в активах. Как правило, это товары, которые не проданы из-за отсутствия достаточного покупательского спроса. Они хранятся на складе, занимают много места и приносят затраты, вместо того, чтобы находиться на витрине и приносить прибыль. Целесообразным путем в такой ситуации является реализация неликвидной продукции по сниженным ценам. Необходимым условием для продажи оставшегося ассортимента является его отражение в информационной системе склада, или же про остатки забывают, а вспоминают в процессе освобождения площадей в хранилище. Читайте наш материал об одном из способов продать залежавшийся товар без его уценки.
Что необходимо делать, чтобы сократить количество складских остатков, и тем самым вы могли бы оправдать свои вложения?
Внедрение специальных компьютерных программ
Советы по эффективному формированию товарных запасов:
Избыток продукции – такая же нежелательная ситуация, как и ее недостаток. Удержать золотую середину всегда непросто, но к этому балансу нужно постоянно стремиться. Поддерживать необходимый объем резервов следует, таким образом, чтобы количество складских остатков было минимальным.
Добросовестная работа сотрудников будет способствовать увеличению дохода и увеличит эффективность товарооборота. Держите под контролем ситуацию на складе и ваши ожидания оправдаются.
Читайте больше статей по теме “Управление запасами” в нашем блоге.
Желаем процветания вашему бизнесу!
Здравствуйте, дорогие читатели!
Меня зовут Наталья Ожогина. Я один из копирайтеров, работающий над написанием статей для блога. Работаю в компании VZV.su немалый период времени и за этот срок опубликовала материалы на самые различные темы в области ведения бизнеса, открытия розничного магазина и торговых марок детской обуви. Я являюсь дипломированным специалистом в области рекламы и маркетинга и рада сегодня возможности заниматься профессиональной деятельностью в компании VZV.su.
Моя миссия заключается в предоставлении читателям качественного контента, содержащего ценные советы о том, как следует сегодня вести бизнес, продавая детскую обувь. Мои накопленные знания и приобретенный опыт – неотъемлемые составляющие для создания уникального текстового материала. Владение также и журналистскими навыками написания статей делает тексты легко читаемыми для клиентов, из которых легко вынести главную мысль.
Я регулярно связываюсь с менеджерами по продажам, задаю им волнующие предпринимателей вопросы и после трансформирую информацию в увлекательные и познавательные статьи. Посещение выставок детской обувной продукции дает мне широкие возможности для освещения последних новостей в мире детской моды, а также о новшествах в производстве изделий. Поддержание общения с розничными торговцами помогает узнать непосредственно от первых лиц все то, что происходит на современном рынке детских товаров сейчас. Актуальная информация сразу находит свое отражение в блоге. Я беру интервью у партнеров компании, которые заказывают товары для своих магазинов. Они охотно рассказывают о своей истории успеха, отвечают на вопросы. Каждая встреча, каждый деловой разговор я кладу в копилку своего опыта. Все это входит в мою работу. Именно так я понимаю, что будет интересно читателю и спешу предоставить ему свежий материал для прочтения.
Моя деятельность состоит из потока информации, которую мне необходимо отобрать, обработать и передать в доступной форме широкому кругу интересующихся людей. Никакой труд не бывает легким, только трудности помогают нам развиваться. Я нашла свое призвание в должности копирайтера и горжусь этим!
Контроль остатков в 1С. Поддержание оптимальных запасов на складе
Стандартные отчеты по товарным остаткам в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» никак не сигнализируют пользователю о необходимости заказать какой-либо товар.
Более того, если за период отчета по товару не было никаких движений (т.е. нет начального остатка, прихода и расхода), то товар вообще не будет показан в отчете!
Чтобы всегда поддерживать оптимальные остатки товаров на складе, вы можете пользоваться механизмом «Точка заказа». Суть механизма состоит в том, что вы указываете в программе минимальное количество товара, которое должно быть на складе. После этого в специальном отчете система покажет товар, который необходимо заказать и рассчитает нужное количество.
Установка значений точки заказа
Указание минимальных остатков товара на складе производится документом «Установка значений точки заказа».
Меню: Документы – Планирование – Установка значений точки заказа.
Создадим новый документ по кнопке «Добавить». В документе указываются все товары, оптимальное количество которых вы хотите поддерживать. По каждой строке заполняется:
Характеристика – указывается, если товар имеет характеристики (цвета, размеры и др.).
Способ определения – способ расчета минимального и оптимального остатка. Выбирается один из 4 способов:
Фиксированная – значения вводятся пользователем вручную.
Средний размер партии – значения будут рассчитываться исходя из среднего объема закупки товара.
Оптимальный размер заказа – значения будут рассчитываться исходя из продаж товара.
Не контролировать – значения не задаются, остаток не контролируется.
Значения точки заказа – оптимальное количество товара для способа «Фиксированная».
Страховой запас – минимальное количество товара для способа «Фиксированная».
% значения точки заказа – процент, который будет использоваться для расчета оптимального количества (для способов «Средний размер партии» и «Оптимальный размер»).
% страхового запаса – процент, который будет использоваться для расчета минимального количества (для способов «Средний размер партии» и «Оптимальный размер»).
Склад – можно указать склад, остатки на котором будут контролироваться. Если склад не указан, то будет контролироваться общий остаток на всех складах.
Таким образом, вы можете рассчитать минимальный и оптимальный остаток самостоятельно и внести в программу, а можете доверить расчет самой программе исходя из объемов закупок или продаж.
Пример заполненного документа:
Анализ точки заказа
Для анализа складских остатков и необходимости заказа товаров используется отчет «Анализ точки заказа».
Меню: Отчеты – Закупки – Анализ закупок – Анализ точки заказа
В отчете по каждому товару выводится следующая информация:
Значение точки заказа – оптимальное количество на складе (из документа установки точки заказа)
Страховой запас – минимальное количество на складе (из документа установки точки заказа)
Остаток – текущий остаток данного товара
Просроченное поступления –ожидаемое количество товара, который не был получен в срок
Ожидаемые поступления – ожидаемое количество товара, срок поставки которого еще не наступил
Рекомендуемый объем закупки – рекомендуемое программой количество товара, которое необходимо приобрести. Рассчитывается как оптимальное количество минус текущий остаток. Заказанные товары не уменьшают данное количество, так как заказ может не поступить.
Срок доставки (в днях) – средний срок доставки поставщика
Все товары программа делит на три категории:
Не требуется заказывать – остаток товара больше оптимального, заказывать не нужно. Например, остаток телевизоров – 80 штук, а оптимальное количество – 50 штук. Телевизоры пока заказывать не нужно.
Рекомендуется заказать – остаток товара меньше оптимального, но больше минимального количества. Значит, что товар нужно заказать, но сроки не критичны. Например, остаток ноутбуков – 25 штук, что меньше оптимального, поэтому программа рекомендует закупить 10 штук (до 35 – оптимального остатка). При этом минимальный остаток (15 штук) пока поддерживается.
Требуется заказать – товар, остаток которого меньше минимального значение, его срочно нужно заказывать. Например, минимальный остаток телефонов на складе – 50 штук, а в наличии есть всего 10 штук. Товар срочно нужно заказывать, при этом программа рекомендует закупить сразу 110 штук (до 120 – оптимального количества).
Примечание: для заполнения срока доставки нужно проставить основного поставщика и указать его срок доставки. Основной поставщик заполняется в товаре на закладке «Дополнительно». Срок доставки указывается в карточке контрагента на закладке «Как поставщик» внизу.
Заказ необходимых товаров. Пополнение запасов на складе
Сформировать заказы на необходимые товары можно прямо из отчета по кнопке «Формирование заказов».
Откроется форма для создания заказов:
В форме указаны все товары, остатки которых мы отслеживаем. Товары разделены по основным поставщикам, соответственно заказы будут также создаваться на основных поставщиков.
По каждому товару указано:
Рекомендуемое количество – количество, которое программа рекомендует закупить
Заказанное количество – количество товара, которое уже заказано, но еще не поступило
Заказать – количество, которое будет добавлено в заказ (разница между рекомендуемым и заказанным количеством)
Вы можете изменить количество в колонке «Заказать» на свое усмотрение.
По кнопке «Выполнить» программа создаст заказ каждому поставщику.
На закладке «Заказы поставщикам» можно посмотреть все созданные заказы:
Каждый заказ вы можете открыть (двойным кликом), провести, распечатать или удалить, если он был создан ошибочно.
После создания и проведения заказов все заказанные товары отразятся в отчете в колонке «Ожидаемое поступление»:
Значения в колонке «Рекомендуемый объем закупки» изменятся только после поступления товаров на склад.
Виртуальные и отрицательные остатки товаров в магазине
Пройдясь по магазину, мы увидим огромное количество товаров. До того, как товар будет поставлен на полку и станет доступен покупателю, он пройдет множество этапов: от заказа поставщику до приемки в магазине.
Всё больше процессов автоматизируются: автозаказ самостоятельно формирует заказ поставщику паллетная приемка товара, позволяет не пересчитывать товар. Всё это позволяет ускорить процесс поступления товара в магазин, но требует идеальных данных в системе.
Некорректные данные в системе приводят к тому, что одного товара будет в избытке, а другого – недостаток. Избыток товара приводит к росту списания, потому что товар стоит на складе и не продается. А недостаток товара приведет к потерям в продажах.
Индикаторами ошибок в программе являются виртуальные и отрицательные остатки товаров. Виртуальные остатки – когда в программе товар есть, но на самом деле его нет. Отрицательные остатки товаров- когда продали товар, которого не было на остатках магазина.
Как могут быть обнаружены отрицательные остатки товара и виртуальные остатки в программе
Рассмотрим на примере, как формируются виртуальные и отрицательные остатки:
Ежедневно необходимо контролировать отрицательные остатки. Автозаказ воспринимает их как наличие товара и не формирует заказ поставщику.
Виртуальные остатки
Отрицательные остатки
Товар числится в системе с остатками, но на самом деле он отсутствует.
Причины возникновения виртуальных остатков
Отрицательные остатки возникают, если товар продан, но его НЕ было на остатках.
Причины возникновения отрицательных остатков
Методы контроля виртуальных и отрицательных остатков
Для того чтобы поддерживать корректные данные в системе, на ежедневной основе необходимо формировать отчетность:
Если по какому-то товару был выявлен отрицательный остаток, необходимо помнить, что причиной может быть пересортица. Следовательно, нужно скорректировать не только отрицательные остатки товаров, но и товар с виртуальным остатком. Ведь если мы выявили отрицательный остаток по яблокам, то необходимо найти товар, который был заведен с излишком – груши.
Для этого в группе товаров, в которой найден отрицательный остаток, проводим локальную инвентаризацию. Для начала пересчитаем все яблоки. Если в яблоках излишка нет, расширяем подгруппу с аналогичным товаром: апельсины, груши и т. д.
Локальная инвентаризация позволит скорректировать виртуальные излишки, и если их не контролировать, то они будут выявлены большим объемом при общей инвентаризации.
Для чего необходим контроль складских остатков
Контроль складских остатков, ревизия и инвентаризация являются неотъемлемыми бизнес- процессами при ответственного складского хранения.
Мы предлагаем следующие логистические услуги:
Интересует складское хранение товаров? Обращайтесь!
+79301324778
Зачем контролировать складские остатки?
Складские остатки – непроданные товары, которые лежат на складе. Вместо прибыли они приносят расходы. Чем больше непроданного товара, тем большую площадь склада нужно арендовать и оплачивать. Чтобы их быстрее продать, рекомендуют снизить цену.
Оптимальный товарный запас – количество товаров, которое достаточно для удовлетворения спроса потребителей без недостатка и переизбытка. Также, под «оптимальным запалом» складских остатков стоит понимать то количество товара на складе поставщика, которое не понесёт дополнительных издержек на его доставку до склада.
Чтобы понимать, какие товары быстро продаются, а какие залежались на складе, рассчитывают индекс ликвидности. Расчёт проводят по формуле:
Индекс ликвидности = (Объем продаж за период – Объем поступлений за период) / Объем продаж за период
Общий индекс ликвидности запасов на всем складе или в группе товаров считают, как сумму взвешенных коэффициентов товаров.
Индекс считают самостоятельно или используют специальные программы.
Этапы контроля складских остатков
Проверять остатки необходимо ежедневно, а актуальные данные вносить в товароучетную систему.
Складская терминология. Ревизия, пересортица, недостача, излишки.
Ревизия – проверка соответствия реального наличия ТМЦ с документальным. В результате могут быть выявлены несоответствия — пересортица, недостача, излишки.
Пересортица – избыток товара одного вида и одновременный недостаток другого товара этого же вида. Например, фактически на складе числится 3 упаковки апельсинового сока, а вишневого – 5, а по документах первого — 2, а второго – 6.
Пересортица возникает по вине поставщика, когда при отгрузке не проверили содержимое коробок, отгрузили товар в несоответствии с отгрузочным листом. И по вине персонала магазина, когда поставку приняли только по количеству коробок.
Недостача – нехватка товаров, зафиксированная документально. Недостачу фиксируют в денежных или количественных единицах.
Недостача возникает по следующим причинам:
Если выявлена недостача, то составляют сличительную ведомость. Ответственный сотрудник пишет объяснительную. Комиссия рассматривает причины, назначает расследование, если необходимо.
В коммерческой деятельности размер недостачи бывает равен:
Излишки — выявленные в результате ревизии, ставят на учет по рыночной стоимости, соответствующая сумма отражается как доход.
Способы проведения складской ревизии
Проверка может быть полной, когда проверяют весь ассортимент, и выборочной, когда проверяют несколько групп товаров, один отдел или секцию.
Провести ревизию можно следующими способами:
Преимущества последней в том, что вся информация о товарах, находящихся на складе и в магазине, попадает в единую базу. В базе формируются ведомости, отчеты, в которых видны расхождения. При этом сотрудники тратят меньше времени, бухгалтеру не требуется присутствовать на складе, а ревизию можно проводить, не прекращая торговлю.
График проведения ревизий устанавливает организация. Они бывают плановыми и внеплановыми.
Проверку обязательно проводят:
Ревизию начинают на основании приказа руководителя. В приказе определяют сроки, причины, группы товаров, подлежащих проверке, состав комиссии.
Программы складского учета, которые используют транспортные компании, позволяют управлять закупками, отслеживать сроки годности, быстро проводить ревизию, получать аналитику по продажам, учитывать перемещение товаров между структурными подразделениями, определять направления для эффективного вложения денежных средств. Учитывать остатки можно с помощью программ МойСклад, ЕКАМ, Бизнес.ру, SUBTOTAL, Контур, 1С: Торговля и склад, Lite Box и других.
Подводя итон, можно сделать вывод, что без контроля складских остатков организация будет нести убытки из-за недостач, покупатели не смогут купить интересующий их товар, поскольку у продавца не будет точной информации о его наличии. Также регулярный контроль остатков может влиять на уровень ответственности и внимательности сотрудников организации: кладовщиков, грузчиков.
Автоматизируя склад, компания исключит потери и риски (например, истечения срока годности), сократит запасы, обеспечит непрерывные продажи.