для чего собирают данные сотрудников на удаленке
Москвичей на удаленке отследят по номерам. Как будут использовать данные о проездных и телефонах
В департаменте информационных технологий Москвы объяснили, зачем правительство просит работодателей предоставить сведения о сотрудниках на удаленке. Многие опасаются утечек, но большинство данных давно есть в даркнете и у государства.
Московские работодатели должны перевести на удаленку 30% своих офисных сотрудников — за исполнением этой нормы будут строго следить. Сейчас компании должны предоставить списки работников, которые временно будут работать из дома, вместе с их номерами машин, телефонов, карт «Тройка» и социальных карт. Причем с 12 октября работодателям придется отчитываться о переведенных на дом сотрудников, а за нарушения компаниям грозят штрафы.
Контроль за поездками
По словам заместителя руководителя департамента информационных технологий (ДИТ) Москвы Дмитрия Иванова, все эти сведения будут использованы только «для оценки пассажиропотока в столице и будут носить неперсонифицированный характер».
«Сбор этой информации не нацелен на то, чтобы отслеживать передвижение или конкретное местонахождения сотрудника. Эта информация нужна для оценки изменения общего пассажиропотока и эффективности мер, которые работодатели принимают для перевода сотрудников на удаленную работу», — передает его слова ТАСС.
Номера машин, телефонов и проездных нужны, чтобы проверить, соблюдают ли люди указанный режим работы, утверждают в мэрии. Такие меры, прежде всего, призваны снизить количество контактов горожан — только так сегодня можно остановить прирост заболевших.
Эксперт в области безопасности Александр Власов объяснил «360», что такие меры действительно позволят властям оценить эффективность своей работы. Например, активность карт «Тройка» покажет, соблюдают ли сотрудники дистанционный режим.
Это все можно отследить не для того, чтобы выписывать штрафы, а чтобы мэрия понимала, как работают ограничения. Вот они ввели правило — 30% сотрудников на удаленке. Они продолжают ездить на работу или нет?
Генеральный директор компании WantResult, эксперт по персональным данным Никита Шиянов добавил, что база, которую сейчас формирует правительство Москвы, позволит увидеть общую картину, но следить за перемещением отдельных людей вряд ли получится.
При этом более эффективно, по его мнению, было бы сразу открыто и понятно рассказать о целях сбора информации — нужно убедиться, что люди соблюдают рекомендации.
«Такой способ фактически был бы честным и, вероятно, оправданным, поскольку опыт первой волны пандемии показал, что люди лишь первое время соблюдали самоизоляцию, после чего произошел процесс „приспособления“ и про самоизоляцию начали забывать», — добавил Шиянов.
Риски и защита
Александр Власов считает, что сегодня данные мэрии, которая и собирает информацию об удаленщиках, достаточно хорошо защищены — внешняя атака будет замечена. Более того, по словам Власова, все данные должны обезличиваться при загрузке в систему. При этом остается другой фактор риска.
«Как говорится, все покупается, все продается. Есть риск действий инсайдеров — скачал эту базу и продал ее кому-то за хорошие деньги», — уверен он.
Руководитель аналитического центра Zecurion Владимир Ульянов заявил, что именно риск утечки данных является ключевой угрозой в этом вопросе.
«Здесь не то что хакеры какие-то могут взломать систему, проблема в том, что собственные сотрудники могут сливать информацию. Им очень просто это сделать», — уверен он.
Такие ситуации нужно предупреждать жестким контролем сотрудников, которые имеют доступ к данным.
Важно понимать, что раскрытие подобной информации едва ли несет какой-то риск обычному жителю нашей страны. Скорее, использование информации будет полезно для отслеживания чиновников или бизнесов и анализа информации о них
Тем более, уверен Шиянов, большая часть подобной информации уже есть у государства. Например, сим-карты и автомобильные номера, равно как и социальные карты, оформляются на конкретных людей по их паспортным данным.
«В целом, взвешивая все за и против, глобальная цель остановки распространения инфекции, вероятно, важнее, чем частные случаи возникающих проблем с использованием персональных данных», — заключил он.
При этом Ульянов считает, что о реальной эффективности такого контроля за москвичами говорить пока рано. До тех пор, пока система не покажет результатов и не поможет остановить вирус, недовольные продолжат говорить о незаконности подобных сборов. Но потенциал у задумки есть — если идею в очередной раз не доведут до абсурда и не начнут штрафовать удаленщиков за выход в магазин.
Новый отчет для работодателей о сотрудниках на удаленке: как не быть оштрафованным и привлеченным к суду
Новая отчетность о сотрудниках с 12.10.2020 г.
В соответствии с указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ, столичные работодатели еженедельно, начиная с 12 октября, обязаны предоставлять в мэрию дополнительные сведения о своих сотрудниках.
В число дополнительных сведений войдет, в частности, информация об их телефонных и автомобильных номерах и номерах используемых транспортных карт.
Новая отчетность носит еженедельный характер, и представляться она должна в отношении всех сотрудников организаций и ИП, работающих на территории Москвы. То есть как в отношении сотрудников, по которым было принято решение о переводе их на удаленный режим работы, так и в отношении тех сотрудников, которые продолжают работать в обычном режиме (в офисах, на предприятиях).
Причем новую отчетность нужно предоставлять не только по сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но также и на всех исполнителей по гражданско-правовым договорам.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Московские работодатели еженедельно, начиная с 12 октября 2020 года, обязаны представлять в мэрию отчет о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.
2. В отчет включается такая информация, как номера телефонов, автомобилей, транспортных карт сотрудников, работающих удаленно.
3. Новая отчетность носит еженедельный характер и должна представляться как по сотрудникам, работающим по трудовым договорам, так и по ГПД.
4. Все получаемые от работника сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с их согласия (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
5. Чтобы исключить возможность привлечения к ответственности и за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
6. Работодатели несут административную ответственность за непредставление новых сведений о работниках и представление недостоверных сведений.
7. Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности в размере от 10 000 до 1 млн рублей.
Какие сведения должны предоставлять работодатели по указу № 97-УМ
В число сведений, передаваемых в столичную мэрию, входит следующая информация о сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы:
Указанные сведения предоставляются каждую неделю. Первая сдача сведений – 12 октября 2020 года. Следующий раз сведения (с учетом произошедших в компании изменений) нужно будет предоставить в понедельник 19 октября и так далее до особого распоряжения столичных властей.
Защита персональных данных
Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными.
Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения.
Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
Получение согласия на обработку данных
Прежде чем собирать и передавать по интернету новую информацию о работниках, у них необходимо получить согласие на обработку этой информации (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие выражается в письменной форме и в обязательном порядке должно содержать собственноручную подпись сотрудника. Также согласие может быть оформлено в форме электронного документа, подписанного электронной подписью работника.
Согласие в письменной форме должно включать в себя следующую обязательную информацию (ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
Штрафы за непредставление новой отчетности
В п. 2.2 указа от 06.10.2020 № 97-УМ отмечается, что работодатели Москвы несут административную ответственность за непредоставление новых сведений о работниках и предоставление недостоверных сведений.
Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности.
В соответствии с данной нормой, за непредоставление сведений или предоставление недостоверных сведений о сотрудниках штраф для должностных лиц организаций и ИП составит от 10 000 до 50 000 рублей.
Штраф для организации-работодателя за указанное нарушение устанавливается в размере от 100 000 до 300 000 рублей.
Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций штрафом в размере от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификацией на срок до трех лет.
Штраф за повторное непредоставление сведений для ИП и организаций составит от 500 000 до 1 млн рублей. Также за повторное непредоставление сведений деятельность работодателя могут приостановить на срок до 90 суток.
Как работодатели контролируют удаленных сотрудников?
Год назад, с началом пандемии коронавируса, компании по всему миру оказались вынуждены перевести миллионы своих специалистов на работу из дома. Это привело к тому, что и без того мощный тренд на удалённую занятость стал одним из доминирующих. Рассказываем о том, как новые реалии изменили работу руководителя – и о том, как работодатели следят за работающими из дома сотрудниками.
Что вообще можно сделать?
В абсолютном большинстве случаев удалённый сотрудник работает за компьютером, а значит, вы можете отслеживать практически любую его активность и узнать, чем занимается сотрудник на удалёнке. Широко используются следующие функции:
Важно: сразу отметим, что все перечисленные функции отслеживания должны активироваться только в рабочее время – и только на рабочей учётной записи. Избегайте самой возможности получения доступа к личным данным работника, чтобы застраховать себя от проблем с законом (по этой же причине мы не рассматриваем такие инструменты, как контроль над камерой и микрофоном).
Как организовать удалённый рабочий процесс?
Важно понимать: какие бы инструменты слежки за работающими из дома сотрудниками работодатель ни использовал, они всё равно остаются лишь инструментами. Об этом мы писали в статье о плюсах и минусах мониторинга сотрудников. Кроме контроля, вам нужно позаботиться о следующих моментах:
Ещё один важный момент – тактичность и деликатность со стороны руководителя. Постоянный микроконтроль (ситуация, когда за 5-минутным чтением новостей в рабочее время сразу следует звонок начальника) демотивирует любого сотрудника, истощает его силы постоянным стрессом и ощущением слежки. Поэтому начальник должен постоянно держать руку на пульсе, но напрямую показывать свою информированность подчинённым только в исключительных случаях.
В остальное время будет достаточно автоматических уведомлений о нарушениях, которые поддерживают все крупные системы учёта рабочего времени. Они деперсонализируют замечание, не создают ощущения «стеклянного колпака» и не вызывают у сотрудника лишнего негатива. Более того, на основе таких уведомлений можно построить новый KPI, простой и понятный.
Например, в системе учета рабочего времени Kickidler есть отчёты по количеству предупреждений, выданных сотруднику системой за определённый период. Объявите работникам, что вы лояльно к ним относитесь, верите в их ответственность и мотивированность, поэтому предлагаете специалистам пользоваться модулями самоконтроля. Но если кто-то получит больше 5 предупреждений за день, вы будете вынуждены уделить ему больше внимания.
Главный вывод, который можно сделать из практики: чем менее заметно наблюдение работодателя за работающими из дома сотрудниками, тем лучше. В идеале вы должны получать полную информацию о каждом чихе своих работников, а они должны об этом знать, но не замечать такого контроля на практике. Собирайте данные, автоматизируйте уведомления о нарушениях и не давите на своих подчинённых – это самый эффективный подход.
Система учета рабочего времени Kickidler
Цифровой кнут: как компании следят за сотрудниками на удаленке
Об авторе: Сергей Жданов, экономист, специалист по этике технологий, ведущий телеграм-канала «Чорт ногу сломит»
Исследование, проведенное специалистами Всемирного экономического форума, показало, что 98% опрошенных по всему миру людей хотят работать удаленно по крайней мере часть времени. Google и Facebook позволили сотрудникам работать из дома до лета 2021 года, а Microsoft и Twitter и вовсе разрешили некоторым группам работников никогда не появляться в офисах. Миллионы людей по всему миру вынуждены осваивать удаленную работу и примерять к себе концепцию виртуального офиса.
Чтобы понять, как в таких условиях эффективно использовать технологии, необходимы время и опыт. Но уже сейчас ясно, что людям придется принести большие жертвы для того, чтобы вписаться в новый порядок. Особенно в вопросах приватности.
Менеджеры озабочены контролем эффективности
Наемные работники считают главными вызовами удаленной работы «сотрудничество и коммуникацию», «одиночество» и «невозможность отключиться от работы». А вот 80% управляющих менеджеров больше всего опасаются, что удаленная работа плохо скажется на сфокусированности работников и их производительности. Перед управленцами остро встал вопрос о дистанционном контроле за эффективностью.
Несмотря на то, что люди ушли из единого пространства, где их работу контролировали менеджеры, наблюдать за ними на удаленке стало проще. И если наблюдение и контроль в офисе регулировались хоть какими-то трудовыми законами, то в условиях виртуальных офисов надзор над действиями сотрудников пока не ограничен ничем.
Программы контроля сотрудников: цифровой кнут
Один из ведущих изготовителей программ слежки за сотрудниками — Awareness Technologies — заявляет, что уже в первые недели с начала пандемии их клиентская база увеличилась в три раза.
Программы, которые рынок предлагает работодателям для контроля продуктивности сотрудников, поразительно напоминают нелегальные программы для хакинга. Только тут все правомерно: в отличие от хакерского взлома, в условиях виртуального удаленного офиса все происходит по согласию обеих сторон.
Bossware — это общее названия для программ, которые позволяют начальству мониторить работников. Они могут быть предустановлены на устройствах, которые компании выдают сотрудникам, или их могут заставить установить на личные девайсы.
Некоторые bossware-программы могут контролировать сами пользователи. Сотрудники сами их включают, когда берутся за работу, и выключают, когда хотят сделать перерыв или закончить рабочий день.
Но есть и фоновые программы, над которыми у работника нет прямого контроля, — и они пользуются популярностью у работодателей. Такие программы могут быть установлены на компьютерах, которые выдает работодатель. Но их же могут установить на личный компьютер человека без его ведома, попросив изменить настройки безопасности его компьютера.
Безопасность и эффективность
Bossware собирают данные о цифровой активности сотрудника от нажатых клавиш и сделанных кликов до видеозаписи всего, что происходит на его экране. Мониторинг активности сотрудников: отслеживание времени работы, продуктивности, соблюдения информационной безопасности компании, предотвращение разглашения рабочих тайн — основная цель таких программ.
С обеспечением безопасности все более или менее ясно: зная, что его действия записываются, сотрудник с меньшей вероятностью захочет украсть ценные данные или совершить другую махинацию. Однако не все следят за своими сотрудниками в открытую. Некоторые bossware-компании предлагают работодателям программы, которые можно «бесшумно и удаленно установить, чтобы проводить тайные расследования деятельности сотрудников и собирать доказательства нарушений, не оповещая об этом подозреваемого злоумышленника».
Надо еще понимать, что каждый работодатель понимает безопасность по-своему. Например, Amazon разрабатывает собственный bossware, предназначенный в том числе для слежки за попытками работников компании объединиться в группу, чтобы вместе потребовать, например, улучшения условий труда. Формально, профсоюзы не угрожают безопасности компании. Но, судя по всему, владелец Amazon Джефф Безос считает требование повысить зарплаты угрозой.
С повышением эффективности труда все еще сложнее. Например, точный подсчет времени, проведенного за работой, позволяет платить работникам только за активно проведенное в определенных программах время. В реальных офисах работникам часто приходилось чекиниться, когда они пришли и ушли с работы, а цифровые офисы могут проверять их каждые десять минут. Целый ряд программ позволяют веб-камере автоматически снимать сотрудника через определенные — иногда рандомные — промежутки времени. Если в момент снимка работника нет за компьютером — юнит рабочего времени не засчитывается.
Однако не любую продуктивность можно измерить кликами и нажатием клавиш, поэтому в ход идет вся остальная информация: от веб-истории и активности в социальных сетях до сбора личных паролей, слежки за передвижением работников и даже активации камер и микрофонов на их смартфонах.
Глобальный эксперимент
Приватностью уже давно жертвуют в угоду эффективности. «Если бы почтальон проверял содержимое ваших писем, он оказался бы в тюрьме. А вот сервисы электронной почты, типа Gmail, сделали это повседневной практикой. Раньше устройства для отслеживания геолокации встраивались в браслеты на ноги заключенных, а сейчас такой механизм есть в каждом смартфоне. Ну, а то, что раньше считалось бы незаконной прослушкой, сейчас стало стандартной функцией множества приложений», — утверждает бывший сотрудник Cambridge Analytica Кристофер Уайли в своей книге Mindf*ck: Inside Cambridge Analytica’s Plot To Break The World.
Сейчас мы наблюдаем переоценку норм приватности и в сфере работы. В Германии разрабатывают ряд законов, которые должны сделать опцию работы из дома легальным правом каждого сотрудника. Но пока мы находимся в переходном периоде, когда удаленная слежка за сотрудниками все еще не ограничена законом. Это испытание для всех участников процесса.
Как далеко готовы зайти работодатели в своей слежке за сотрудниками? Сколько прав и свобод готовы уступить работники? Как на это смотрит государство, которое до недавнего времени обладало монополией на такую подробную слежку за гражданами?
Встает и вопрос о том, что работодатели — вообще-то тоже люди, часто конфликтные и тираничные. Даже небольшое различие в должностной иерархии может поставить одного работника (наблюдателя) в позицию власти над другим (наблюдаемым). Нет никакой гарантии, что люди не будут пользоваться инструментами слежки абьюзивно и без надобности.
Компаний, вложившихся в bossware, десятки тысяч. Даже если удаленная работа закончится, и все вернутся в офисы, у них не будет мотивации отказаться от использования такого эффективного инструмента надзора. Так что корпоративная слежка в любом случае станет частью новой нормы.
Но какой станет эта норма — зависит от того, как мы поведем себя в этот переходный период.
Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.
Контроль сотрудников на удаленке: программы и сервисы
Удаленные сотрудники выгоднее работодателю — им не нужно арендовать квадратные метры офиса, а самим работникам не приходится проводить пару часов в день в общественном транспорте. Такая работа может показаться идеальной с точки зрения работника, а вот с точки зрения эффективности — все не так однозначно.
Чтобы сотрудники работали, а не сидели в Instagram, есть два метода контроля: постоянное слежение и проверка на контрольных точках. Рассказываем, как их организовать.
Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать
Постоянный контроль — это все время «держать руку на пульсе». Когда вы буквально можете отследить каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверить, какие документы он кому-то отправил, вовремя ли отреагировал на обращение потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.
Несомненный плюс постоянного контроля удаленных сотрудников в том, что вы можете оценивать их продуктивность и фиксировать нарушения типа серфинга по соцсетям. А еще анализировать, почему сайт для интернет-магазина интимных товаров никак не могут доделать, а ресурс завода металлопроката сделали вовремя и хорошо. Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда.
Организовать такой контроль можно системами учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Работники устанавливают софт на ПК, а вы потом можете просмотреть отчеты и даже запись экрана.
Сервисы для контроля сотрудников на удаленке
1. Kickidler
Эта программа совмещает в себе несколько функций. Она может собирать информацию о нажатии пользователем клавиш, записывать экран все рабочее время, отслеживать эффективность сотрудников и формировать отчеты. Еще в ней есть функция «Автокик»: это когда софт отслеживает, чем занят сотрудник, и высылает ему оповещения, когда его производительность снижается.
Так выглядит отчет о рабочем дне — видно, кто выключает ПК раньше, а кто работает дольше
Стоимость сервиса Kickidler зависит от количества сотрудников и срока пользования. Минимальная цена — 183 руб. за одного сотрудника в месяц. Есть бесплатная версия для 6 компьютеров, но ее функционал ограничен: софт может только вести онлайн-трансляции с ПК сотрудников и записывать нажатия клавиш.
2. CrocoTime
Проводит мониторинг работы сотрудников за компьютерами, собирает информацию об используемых сайтах и программах. Формирует отчеты о том, чем работники занимались весь день, и ведет табели учета. А еще программа может анализировать бизнес-процессы компании и находить в них слабые места, подсчитывать, сколько сил и времени сотрудники вкладывают в отдельные проекты.
Отчет по посещению сторонних сайтов сотрудниками
У CrocoTime две версии: облачная и локальная. Стоимость облачной — 250 руб. в месяц за одного сотрудника. Цена на локальную обсуждается индивидуально. Есть бесплатный пробный период.
3. Bitcop
Эта программа полностью контролирует рабочее время сотрудников — ведет записи посещенных сайтов, делает скриншоты экрана с определенной периодичностью, мониторит использование программ и поисковые запросы, составляет отчеты. Кроме того, она может вообще блокировать нежелательные сайты типа социальных сетей и предотвращать утечки информации. А еще сервис может быть невидим для конечного пользователя — ваших сотрудников на удаленке.
Хронометраж рабочего дня: можно посмотреть, какие программы запускал сотрудник
Bitcop предоставляет две версии. Облачная стоит 210 руб. за одного сотрудника в месяц. Локальная — 3 300 руб. за одного сотрудника, а лицензия действует бессрочно. Есть бесплатная облачная версия, но она поддерживает контроль только одного сотрудника.
4. StaffCop
Программа автоматически заполняет табель рабочего времени на каждого сотрудника, делает скриншоты рабочего экрана, ведет учет посещений разных сайтов. Вы можете получать уведомления о нарушениях прямо на email и в любой момент подключаться к ПК сотрудников, чтобы в режиме онлайн смотреть, чем они занимаются.
Стоимость сервиса рассчитывается индивидуально. Цена зависит от количества сотрудников и необходимых функций. Чтобы узнать точную сумму, отправьте запрос на коммерческое предложение на сайте StaffCop.
Подобных сервисов много — попробуйте и выберите самчй удобный для себя. В 2020 году их популярность выросла, и в условиях повышенного спроса они развиваются быстрее. Комментирует Денис Голубцов, директор по развитию ABS-акселератора Selvery:
«Для нас и прочих компаний из этой сферы самоизоляция стала своеобразным бустером. К примеру, когда в России появились первые зараженные коронавирусом, интерес к приложению вырос на 228%, в конце февраля этот показатель вырос еще на 144%. К концу марта рост интереса к Selvery составил 414% по сравнению с январем 2020 года. Мы предполагаем, что такой спрос на сервисы, обеспечивающие дистанционную работу отделов маркетинга и продаж, сохранится в течение всего года, а тренд на «удаленку» станет нормой».
Проверка на контрольных точках
Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки. И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат. Но на всех этапах.
Такой контроль сотрудников на удаленке, конечно, комфортнее. Но есть нюанс: для некоторых работников метод может быть неэффективен из-за их недостаточной самоорганизованности или низкой мотивации. И тут есть два выхода — либо учиться мотивировать работников, либо брать на работу только людей, за которыми не придется пристально следить. Так поступает Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем»:
«Самый главный и правильный метод контроля — это тщательный отбор людей. Наш опыт помогает нам находить и включать в проекты тех, за кем не надо следить. Если кто-то подводит — мы с такими не работаем. У нас нет времени и желания нянчиться с кем-то и упрашивать делать работу вовремя.
Поэтому на наших проектах работают только самые ответственные авторы. Это решает все проблемы. Конечно, редакторы контролируют этапы выполнения задач — план, черновик, чистовик, но никакого пристального надзора у нас нет. Тем более, мы не используем трекеры времени и программы для записи экрана. Если человека надо так сильно контролировать, значит, нам с ним не по пути.
Такой подход мне кажется единственно правильным. Ты на стадии отбора прикладываешь чуть больше усилий, но получаешь боеспособного автора или редактора, которые вовлечены в проекты и за которыми не надо следить.
Мне кажется, что строгий надзор только отнимает больше сил, потому что это же куча проблем — надо накупить программ, написать регламент, реализовать все это. Но, уверен, если чуть-чуть дать слабину — все полетит к чертям. А работать в постоянном напряге — сомнительное удовольствие».
Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.
Ежедневные или еженедельные отчеты. Они подходят, если сотрудники работают не над конкретными проектами, а выполняют повторяющиеся действия — например, обрабатывают входящие обращения. Можно использовать CRM-системы: в них можно смотреть отчет по каждому работнику за любой период времени. Если пока не используете CRM, можно просить сотрудников присылать отчеты в мессенджеры или заполнять сводную «Google Таблицу».
Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.
Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:
«Мы ставим задачи, разбиваем их на этапы и контролируем проекты на определенных точках. Используем «Битрикс24» — в ней огромный функционал и удобная коммуникация. Все дедлайны и комментарии отслеживаем там, также ведем планерки по таблицам с KPI и задачам оттуда. Все работает хорошо, но систему контроля сейчас можно доработать. Например, дополнить регламентами и подсказками, пополнить систему обучения (академию) — тогда будет идеально»
Вне зависимости от метода нужно организовать грамотное управление удаленными сотрудниками: создать простую коммуникацию, четко ставить задачи и наладить документооборот.
Как организовать контроль сотрудников на удаленке
Универсального «рецепта» нет — все зависит от того, какая у вас ниша, продукт, штат. Если на удаленке всего пара сотрудников, можно легализовать отношения с ними и не париться с системой канбана, а сделать общий чатик в Telegram или «ВКонтакте». И получать там ежедневные отчеты и задавать вопросы на контрольных точках.
Если штат большой, следить за всеми сотрудниками сложнее. Можно построить систему контроля по-другому, например:
Пока вы не попробуете какой-то метод, не узнаете, подходит ли он вам. Внедряйте понравившуюся схему контроля небольшими «порциями» и отслеживайте результаты — удобно ли вам и сотрудникам работать по ней и повышается ли производительность труда.
Опыт реальных предпринимателей
Мы опросили предпринимателей о методах контроля «удаленщиков». Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, управляющей компании по развитию франшиз, не контролирует каждый шаг сотрудников, а создал многоступенчатую систему контроля на ключевых этапах:
«Многие компании используют для контроля сотрудников на удаленке программы записи экранов — в этом есть смысл, если возможны факты воровства, коррупции, либо других нарушений, связанных с безопасностью. Но в таком случае одной программы недостаточно, нужна служба безопасности, которая будет этим вопросом заниматься профессионально.
Мы не отслеживаем, чем в течение дня занимаются люди на рабочем месте, так как излишний контроль нарушает доверие внутри команды. Если есть возможность, то разумнее исключать варианты, когда сотрудники могут что-то украсть, дать взятку, чем отслеживать каждый шаг. В нашей компании люди просто не имеют возможности для воровства или коррупции.
Для контроля мы используем сервис Platrum, где каждый сотрудник ежедневно заполняет свои задачи и ключевые статистики. Кроме того, у нас есть несколько уровней координации в Zoom: еженедельная планерка руководителей, ежедневная координация руководителей со своими отделами и общее ежемесячное собрание компании, где присутствуют все сотрудники. Таким образом нам удается осуществлять необходимый контроль за деятельностью команды, не подрывая доверие и не превращаясь в злого полицейского, который отслеживает каждый шаг.
Мы выбрали Platrum, потому что это единственный на российском рынке сервис, предоставляющий для малого и среднего бизнеса широкие возможности, такие как управление задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний и многим другим.
Такой метод контроля показал себя как наиболее эффективный. Мы приняли решение работать на удаленке еще 2,5 года назад, у нас достаточно большая команда работает в таком формате, и выбранные методы и сервисы закрывают все наши потребности»
Григорий Бурденко, генеральный директор digital-интегратора DD Planet, отслеживает и ход работы, и контрольные точки. При этом не использует программы для записей экрана, а просто разбивает задачи на этапы и оценивает эффективность сотрудников:
«Нам важно отслеживать ход работы по проектам. Для постановки задач сотрудникам и контроля их выполнения мы используем корпоративный портал на «Битрикс24» (для проектов по маркетингу) и сервис Azure DevOps (для проектов по разработке).
Наш корпоративный портал на «Битрикс24» позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, а также там удобно планировать свой рабочий день, ставить задачи, указывать ответственных и наблюдателей, видеть эффективность сотрудников.
С точки зрения контроля работы этот инструмент удобен тем, что позволяет видеть, какие задачи сейчас в работе, какие закрыты, отслеживать комментарии и статусы по проектам. Причем не только руководителю, но и клиенту, которого тоже можно подключить к сервису. Сами сотрудники могут планировать работу исходя из приоритетов и дедлайнов, а также получать уведомления в случае приближения дедлайна или просроченных задач»
Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», использует и постоянный контроль, и проверку на определенных точках в зависимости от ситуации. Он рассказал нам о том, почему выбрал конкретный сервис для организации контроля, и как все устроено в компании:
«Выбор метода зависит от того, как долго сотрудник работает в команде. Для новобранцев это всегда полное сопровождение в решении первых задач. И дело здесь не в профессионализме: если человек работает у нас, он совершенно точно профессионал своего дела. Дело в тех устоявшихся в коллективе подходах к решению задач, о которых новый сотрудник просто не знает.
Как правило, при поручении новой задачи руководитель проговаривает все неочевидные моменты и помогает в случае затруднения. Мы намеренно не используем слово «контроль», поскольку оно ассоциируется с карательными мерами. Стоит заметить, что описанный выше подход используется и для сотрудников, которые столкнулись с принципиально новой для себя задачей. В случае же понятных задач и уже сложившейся команды, мы используем систему контрольных точек, которые определяет руководитель исходя из трех критериев:
1. Контрольная точка одинаково понятна как по сроку, так и по содержанию и сотруднику, и руководителю.
2. Устанавливается не deadline, а так называемый redline – точка, в которой еще можно повлиять на ситуацию.
3. Руководитель разрабатывает контрольные точки так, чтобы буквально одного взгляда было достаточно, чтобы понять реальное положение дел.
Мы используем единую систему Битрикс24, которая объединяет множество блоков, включая и проектное управление и управление поручениями. Мы прошли достаточно долгий путь с тестированием ряда решений, но остановились именно на этом. Записью экранов или блокировкой соцсетей никогда не занимались. Надеюсь, и не будем.
Большинство наших проектов — совокупность задач с совершенно нетривиальным решением, для выработки которого просто необходим творческий подход. Четкая стандартизация тут не поможет, даже может быть откровенно вредной.
Ключевым в выборе сервиса были три критерия:
1. Задачами нужно управлять из любого места. Если это условие не выполняется, то неизбежно какие-то поручения будут забываться, что недопустимо.
2. Вторым по важности критерием я назову удобство. Управлять задачами в выбранном сервисе должно быть быстро и удобно.
3. Третье важное требование — единое информационное пространство. Я могу поставить задачу на основании, например, поступившего письма, сообщения в чате и т.п. Все эти выстраданные критерии представляют собой единую цель: минимизировать трудозатраты при управлении задачами с сохранением эффекта от этого управления.
Безусловно, нет предела совершенству, и совершенно точно всегда что-то можно улучшить. Но улучшения не должны стать самоцелью: любое изменение привычного процесса должно быть взвешенно и обоснованно»
Подписывайтесь на Telegram-канал ПланФакта, чтобы первыми получать новые полезные статьи!