документы личного хранения что это
МФЦ города Мичуринска
ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ХРАНЕНИЯ
Информируем вас, что 31.12.2014 г. вступил в силу Федеральный закон N 387-ФЗ от 28 декабря 2013 г., согласно которому из перечня документов, которые гражданин или организация обязаны представить самостоятельно, обращаясь за предоставлением государственных и муниципальных услуг, исключены документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания.
В настоящее время к перечню документов личного хранения относятся:
1) документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;
2) документы воинского учета;
3) свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
4) документы, подтверждающие предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида;
5) документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида;
6) документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;
7) документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания;
8) документы об образовании и (или) профессиональной квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
9) справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;
10) документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
11) документы, выданные (оформленные) органами дознания, следствия либо судом в ходе производства по уголовным делам, документы, выданные (оформленные) в ходе гражданского судопроизводства либо судопроизводства в арбитражных судах, в том числе решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;
12) учредительные документы юридического лица;
13) решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;
14) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
15) документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
16) документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;
17) первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, предоставленных юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Самостоятельно представляются так же документы из организаций, предоставляющих необходимые и обязательные услуги (ст. 9 ФЗ № 210-ФЗ).
Все иные справки, сведения, документы, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, Вы вправе представить по собственной инициативе (п.2 ч. 1 ст. 7 ФЗ № 210-ФЗ) либо за Вас их запросят соответствующие органы.
Приложение 3. Документы «личного хранения» (в соответствии с ч. 6 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»)
Документы «личного хранения»
(в соответствии с ч. 6 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»)
1) документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;
2) документы воинского учета;
3) свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
4) документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;
5) документы, подтверждающие предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида;
6) документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида;
7) документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;
8) документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания;
9) документы о соответствующих образовании и (или) профессиональной квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
10) справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;
11) документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
12) решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;
13) учредительные документы юридического лица;
14) решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;
15) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
16) документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
17) удостоверения и документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки;
18) документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;
19) первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, предоставленных юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
Что допускается, но с согласия работника
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Как правильно вести
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Сколько хранить
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
Перечень документов личного хранения
1) документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;
2) документы воинского учета;
С 1 января 2021 года пункт 3 части 6 настоящего Федерального закона в соответствии с Федеральным законом от 19 декабря 2016 г. № 433-ФЗ (в редакции Федерального закона от 29 декабря 2017 г. № 438-ФЗ) излагается в новой редакции
3) свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
С 1 января 2021 года часть 6 статьи 7 настоящего Федерального закона в соответствии с Федеральным законом от 19 декабря 2016 г. N 433-ФЗ (в редакции Федерального закона от 29 декабря 2017 г. N 438-ФЗ) будет дополнена пунктом 3.1
4) утратил силу (Федеральный закон от 28.12.2013 N 387-ФЗ);
5) документы, подтверждающие предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида;
6) документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида;
7) документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;
8) документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания (в редакции ФЗ от 03.12.2011 №383-ФЗ);
С 1 января 2021 года в соответствии с Федеральным законом от 19 декабря 2016 г. N 433-ФЗ пункт 9 части 6 статьи 7 настоящего Федерального закона излагается в новой редакции
9) документы об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность (в редакции ФЗ от 02.07.2013 №185-ФЗ);
С 1 января 2021 года в соответствии с Федеральным законом от 19 декабря 2016 г. N 433-ФЗ часть 6 статьи 7 настоящего Федерального закона дополняется пунктом 9.1
10) справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения (в редакции ФЗ от 03.12.2011 №383-ФЗ);
11) документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
12) документы, выданные (оформленные) органами дознания, следствия либо судом в ходе производства по уголовным делам, документы, выданные (оформленные) в ходе гражданского или административного судопроизводства либо судопроизводства в арбитражных судах, в том числе решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов (в редакции ФЗ от 08.03.2015 №23-ФЗ);
13) учредительные документы юридического лица, за исключением представления таких документов для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на объекты недвижимости( в редакции ФЗ от 03.07.2016 №361-ФЗ);
14) решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;
15) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре недвижимости (в редакции ФЗ от 03.07.2016 №361-ФЗ);
16) документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
Положения пункта 17 части 6 статьи 7 настоящего Федерального закона (в редакции Федерального закона от 28 июля 2012 г. N 133-ФЗ) не применяются с 1 января 2014 г.
17) удостоверения и документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки, а также документы, выданные федеральными органами исполнительной власти, в которых законодательством предусмотрена военная и приравненная к ней служба, и необходимые для осуществления пенсионного обеспечения лица в целях назначения и перерасчета размера пенсий;
18) документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;
19) первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, предоставленных юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
6.1. Законом субъекта Российской Федерации или нормативным правовым актом высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации либо муниципальным правовым актом может быть предусмотрена реализация требований пункта 2 части 1 настоящей статьи в отношении документов, указанных в части 6 настоящей статьи и необходимых для предоставления государственных или муниципальных услуг исполнительными органами государственной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления на территории субъекта Российской Федерации (муниципального образования), в случае, если такие документы находятся в распоряжении государственных органов соответствующего субъекта Российской Федерации, находящихся на территории того же субъекта Российской Федерации (муниципального образования), органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам субъекта Российской Федерации или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг.
Перечень документов личного хранения
Перечень документов личного хранения
(п. 6 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг)
1) документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;
2) документы воинского учета;
3) свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
4) документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;
5) документы, подтверждающие предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида;
6) документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида;
7) документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;
8) документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания;
9) документы о соответствующих образовании и (или) профессиональной квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
10) справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;
11) документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
12) решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;
13) учредительные документы юридического лица;
14) решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;
15) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
16) документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
17) удостоверения и документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки;
18) документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;
19) первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, предоставленных юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.