группы и проекты в битрикс 24 в чем разница
Создание группы или проекта
Группы (проекты) помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть, какие действия и задачи были выполнены в той или иной группе.
Группы (проекты) позволяют работать внутри определенного коллектива, группы людей, т.е. все действия внутри группы (проекта), доступны только ее участникам, другие сотрудники не будут иметь к ним доступ.
Как создать группу (проект)?
Создать группу или проект легко – нажать на одноименную кнопку в правой части раздела Группы, далее выбрать, что вы хотите создать.
В слайдере создания/редактирования группы (проекта) вы можете изменить: название группы (проекта), краткое описание, изображение, владельца (руководителя проекта) и модераторов группы (помощника руководителя проекта).
Здесь же в секции Дополнительно доступны:
Чтобы изменить эти настройки в существующей группе или проекте, в правом меню Действия выберите пункт Редактировать группу (проект).
Чем отличается группа от проекта?
По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.
Основное отличие проекта от группы – это связь сроков проекта и сроков задач. Сроки задачи проекта нельзя ставить и изменять вне сроков проекта.
Проекты имеют все те возможности, которые имеют группы – Сообщения, Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Поиск, Чат, Списки, Wiki, База знаний.
Как перевести группу в проект и обратно?
Группу в любое время можно перевести в проект – в правом меню выберите Действия > Редактировать группу (проект). Затем в Дополнительно поставить галочку на Проект и ввести сроки.
Аналогичным образом можно перевести проект в группу.
Как пригласить сотрудников в группу (проект)?
Это можно сделать как при создании группы (проекта), указав участников из структуры компании, так и в уже созданной группе:
Чтобы пригласить, нужно открыть группу, в меню Действия выбрать Участники, далее выбрать нужное действие – Пригласить пользователей:
Здесь же можно сменить владельца (руководителя), модератора (помощника) или исключить пользователя из группы (проекта).
Приглашенным сотрудникам придет уведомление-запрос на вступление.
Чтобы посмотреть отосланные приглашения, нужно выбрать пункт меню Действия > Приглашения в группу (проект):
Здесь же можно отменить непринятые приглашения – выделите приглашения и нажмите кнопку Отменить приглашения.
Чтобы управлять заявками на вступление в группу (проект), нужно выбрать пункт меню Действия > Входящие запросы:
Выделите заявки от сотрудников и нажмите кнопку Одобрить вступление или Отказать.
Кто может создавать группы (проекты)?
Создавать группы и проекты в облачной версии Битрикс24 может любой сотрудник компании.
В коробочной версии Битрикс24 право на создание групп и проектов регулируется в административном интерфейсе во вкладке Группы профиля пользователя – для этого служит группа прав Могут создавать рабочие группы.
Число групп и проектов в Битрикс24 неограниченно.
Группы и проекты в Битрикс24
Создание, настройки, возможности, доступы, типовые сценарии применения групп и проектов.
Нужно систематизировать информационный поток, удобно сгруппировать и разделить по ключевым параметрам и правам доступа в едином месте портала где все пользователи портала смогут легко ориентироваться и работать.
Группы и проекты можно создать в нескольких местах портала, а именно в левом главном меню столбике портала, при создании задачи в любой сущности CRM или попав в пункт соответствующего меню из глобального поиска.
Если при поиске вкладка меню на портале не доступна, то нужно обратиться к администратору портала с просьбой предоставить вам соответствующее разрешение на создание групп.
После активации вкладки группы открывается страница портала со всеми уже существующими группами.
Кнопка «создать» позволяет используя типовой сценарий создать новую группу или проект.
Открытая группа (проект) доступна для всех сотрудников и любой неохваченный может самостоятельно вступить и стать ее членом.
Чтобы стать членом закрытой группы нужно получить приглашение от ее владельца или модератора.
Членами внешней группы кроме сотрудников компании могут быть и сторонние люди, коллеги, партнеры и кандидаты на замещение вакантных должностей. Членом этой группы можно стать только по приглашения сотрудника компании и все ее члены разумно ограничены к доступу информации на портале и к CRM т.е. группа создается для гостей.
Группа для внешних публикаций создается для обмена данными между сайтами и Битрикс24.CRM, например, с новостной лентой.
На практике в работе компаний чаще всего применяются открытые и закрытые группы.
Основное отличие группы от проекта заключается в том, что проект существует в ограниченных рамками временном периоде, с фиксированными датами начала и окончания, а группа таких временных границ не имеет.
Главная фишка работы с проектами заключается в том, что имеется возможность постановки задач всем ее участникам с привязкой к дате окончания проекта. Участники не смогут ставить задачи себе и коллегам с крайним сроком выходящими за границы проекта. Это ограничение позволяет избежать ошибок планирования и человеческих ошибок, привязанных к своевременному сроку сдачи проектов клиенту.
В момент создания по умолчанию к группе подключаются дополнительные возможности, а именно работа с Задачами, Календарем, Диском, Сообщениями, Маркет и Базами знаний. При необходимости владелец группы может изменить набор возможностей и добавить новые доступные опции в момент создания или потом при необходимости в процессе работы.
Для каждой новой группы дополнительно указывается тип группы видимая (для всех), открытая (свободный доступ) и так далее. Отметка категории «проект» в настройках автоматически меняет статус группы на проект и обратно.
Созданная новая группа и вся информация аккумулированная в ней будет храниться в одном месте папке на общем диске портала.
Это можно сделать во время создания новой группы или в любое время войдя в настройки группы в соответствующий пункт меню.
Приглашение в группу можно отправить индивидуально, списку, группе или сразу целому отделу использую вкладку со стандартным меню поиска и структуры компании.
Приглашение оформляется один раз на всех при создании группы.
При увольнении сотрудник автоматически покидает группу, а при приеме на работу новый сотрудник добавленный в структуру компании автоматически получает приглашение и стандартные права без участия владельца группы. Согласитесь, один раз пригласил всех менеджеров отела продаж и забыл. В других случаях нужно будет постоянно рассылать приглашения каждому новому сотруднику или кандидату на должность.
Если задача создается непосредственно в группе, то связь устанавливается автоматически в момент создания.
Если задача создается вручную в любой другой с сущности CRM, то в дополнительных настройках задачи выбирается уже созданная или создается новая группа.
Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24
Битрикс24 – это не только CRM, но и много других полезных функций.
Наше агентство уже давно использует портал еще и в качестве трекера задач. Сервис позволяет быстро создавать и редактировать задачи, легко контролировать сроки, назначать подзадачи.
Потому сегодня мы расскажем именно об этих замечательных возможностях портала подробнее.
Задачи
В Битрикс24 задачи всегда под рукой – достаточно в левом меню нажать «Задачи и Проекты».
Пользователям предлагается несколько вариантов представления задач:
1. Список – это «классический» вид задач.
Задачи здесь распределяются по этапам работы, которые вы сами для себя выбираете. Каждую задачу можно перетаскивать мышкой из одного этапа работ в другой, что очень удобно.
Используют диаграммы Ганта при разработке плана проекта в любой сфере, в которой применим проектный подход: в строительстве, IT и т.д.
В большинстве случаев создается график с этапами проекта в специальных программах. К сожалению, стоимость таких программ достаточно высока. Например, 1 лицензия популярной среди руководителей проектов Microsoft Project обходится свыше 30 тыс рублей. Конечно, создать диаграмму Ганта можно и в Excel, но это не очень удобно.
Потому очень здорово, что даже на бесплатном тарифе Битрикс24 можно построить диаграмму Ганта в онлайн-режиме. Не нужно ничего покупать, скачивать, устанавливать!
В Битрикс24 диаграммы Ганта удобно использовать для отслеживания и контроля сроков по каждому этапу/задаче и наблюдения за картиной в целом: насколько фактические данные соответствуют вашему изначальному графику работ, не нужны ли коррективы.
Для поиска нужной задачи разработан фильтр. В нескольких последних релизах его значительно усовершенствовали, соединили со строкой поиска, превратив в мощный инструмент для быстрого поиска нужного элемента.
В фильтре можно указать статус задачи, роль (делаю, помогаю, поручил, наблюдаю) или добавить дополнительные поля и использовать их при поиске нужной задачи.
Создание задач
Чтобы создать задачу нужно нажать кнопку «Добавить задачу».
Также задачи можно создавать по шаблону – тогда часть полей в форме заполнятся автоматически (например, название, описание и т.д.). Это удобно, если вы часто создаете однотипные задачи, которые отличаются некоторыми деталями.
А если нужно оперативно создать задачу, то стоит воспользоваться кнопкой «Создать быструю задачу».
Импорт и экспорт задач
Список задач можно импортировать из csv-файлов, а также экспортировать в Exсel. Предусмотрена возможность синхронизации списка задач с Outlook.
Эффективность
Портал предлагает много разнообразных отчетов. Есть такие и по задачам.
Нужно нажать «Эффективность», после его откроется страница с отчетами за текущий день, месяц, квартал или другой заданный вами отрезок времени.
Карточка задачи
В карточке задачи кроме подробного описания есть еще интересные возможности:
Подробнее о работе с задачами вы можете узнать, просмотрев наши видео:
Проекты
Задачи удобно объединять в проекты. Тогда их не нужно искать по всей ленте, а достаточно открыть страницу проекта и там будут все выполненные и текущие задания.
Такие задачи отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения.
Создание проекта
Создать проект можно прямо из карточки задачи, нажав кнопку «Создать проект».
Сроки проектов привязаны к срокам задач. То есть для проекта нельзя поставить сроки меньше чем сроки его задач.
Это главное отличие проектов от групп, у которых нет привязки к срокам начала и окончания.
При создании проекта можно пригласить участников, указать руководителя проекта и его помощников, указать доступны или нет такие возможности, как: Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Сообщения, Поиск, Чат и т.д. Если галочки снять, то для данного проекта все эти элементы будут недоступны.
Также задаются права, кто может приглашать участников в проект и прописываются теги.
После создания проекта он подключается к Диску, о чем отправляется запрос пользователям.
Группы
Раз уж мы выше упомянули группы, то давайте разберемся и в этом вопросе.
Группу можно сделать проектом и также можно наоборот проект сделать группой.
Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.
Например, есть группы по интересам, группы для обсуждения рабочих вопросов и т.д.
Иногда нужно для определенных сотрудников предоставить доступ к тем или иным возможностям портала. Это удобно делать, создавая закрытые группы и добавляя туда только нужных людей. Все действия внутри группы видят только ее участники.
Создание группы
Создавать группы можно из левого меню Группы. Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и выбрать, что вы хотите сделать.
Кстати, из этого же пункта можно создавать и проекты.
Задачи и Проекты/Группы в Битрикс24 для пользователей с большим количество заданий просто незаменимый инструмент. Они помогают контролировать работу, следить за сроками, сохраняют всю историю работ. И если задача даже завершена много-много дней назад, а сотрудник, который ей занимался, уже не работает в компании, вы сможете быстро найти всю переписку и рабочие файлы.
Битрикс24: получение списка рабочих групп и проектов
5 мин. 968 22.02.2021
Начнем с теории вопроса. Рабочие группы — это инструмент для организации совместной работы сотрудников. Этот инструмент позволяет сгруппировать все данные: задачи, файлы, сообщения, чаты, календарь в одном месте. Группы позволяют организовать работу в рамках определенного коллектива сотрудников, например, можно создать группу для департамента «Отдел продаж», добавить в нее ряд сотрудников, настроить права доступа.
Разновидности рабочих групп в «Битрикс24»:
В чем состоит отличие проекта от группы? Основное отличие проекта от группы – это связь сроков проекта и сроков задач. Сроки задачи проекта нельзя ставить и изменять вне сроков проекта.
Рабочие группы в «Битрикс24»
С теорией закончили. Переходим к практике. Вводные данные: на портале создано более 30-ти групп. 15 из них — внешние. 14 из них — это группы, в рамках которых ведется работа с поставщиками продукции. Задача: получить список рабочих групп поставщиков через API Битрикс24, вывести список этих групп и их участников в виде списка отдаленно напоминающего структуру компании. В конкретном случае таким образом на портале создается раздел «Наши поставщики». Работать данное решение будет в коробочной версии «Битрикс24».
Пример выглядит следующим образом:
$extra_groups_list[‘ID’] — уникальный идентификатор группы. Условие if (empty($arUser[‘UF_DEPARTMENT’][0])) позволяет выводить не всех пользователей, состоящий в группе, а только внешних.
Готовое решение, позволяющее получить список рабочих групп и пользователей, состоящих в них, выглядит следующим образом:
Опубликовано: 22 февраля 2021 года, в рубрике «Битрикс».
Кто имеет доступ в группу (проект) и как этим управлять
При создании группы (проекта) можно сразу определить права на доступ в эту группу (проект).
Есть несколько типов групп (проектов) по правам доступа:
У каждой группы (проекта) есть своя Живая лента сообщений, Фотогалерея, Задачи, свои Файлы на Диске, Wiki и другие возможности, которые доступны всем участникам.
После создания группы или проекта вы всегда можете изменить их тип и права доступа, например сделать открытую группу закрытой или вообще внешней, превратить группу в проект или наоборот. Для этого просто проставьте необходимые галочки в типе группы.
Чем отличается группа от проекта?
По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.
Основное отличие проекта от группы – это наличие сроков задачи. Задачи нельзя ставить вне сроков проекта (пока не реализовано).
При изменении группы на проект, владелец группы становится руководителем проекта, а модераторы – помощниками руководителя проекта. Сами же права доступа не меняются.
Проекты имеют все те возможности, которые имеют группы – Сообщения, Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Поиск, Чат, Списки, Wiki.
Группу можно перевести в Проект, и наоборот в любое время в правом меню Действия > Редактировать группу (проект).
Настройки прав доступа к инструментам
Детальные настройки прав доступа к инструментам группы/проекта выполняются в разделе Действия > Права доступа:
Внимательно настраивайте права групп (проекта). Например, в настройках задач группы по умолчанию установлено Кто может просматривать все задачи: Все члены группы, т.е все участники группы могут видеть задачи всех членов данной группы. Некоторым участникам группы это может не понравиться.
Подключенные пользователи
Особенность подключенных пользователей в том, что они не смогут выйти из группы (проекта). Покинуть группу или проект в таком случае они смогут лишь, если выйдут из отдела или подразделения.