Лекция посвящена работе с электронными таблицами Calc. Описываются основные элементы главного окна Calc, методы управления файлами, способы навигации по ячейкам и листам электронной таблицы. Показаны способы настройки Calc для оптимизации работы с данными и для печати отчетов
Содержание
Что такое Calc?
Calc это модуль электронных таблиц OpenOffice.org (OOo). В электронную таблицу можно вводить данные, обычно числовые, и затем манипулировать этими данными для получения определенных результатов.
Можно также вводить данные и использовать Calc в режиме ‘Что-если’, изменяя некоторые из этих данных и наблюдая результаты без необходимости полного повторного ввода остальных данных в электронную таблицу.
Электронные таблицы, листы и ячейки
Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы. Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам.
В этих ячейках расположены индивидуальные элементы — текст, числа, формулы и пр. — которые и составляют данные, которые отображаются и которыми можно манипулировать.
Каждая электронная таблица может иметь много листов и каждый лист может состоять из большого количества индивидуальных ячеек. Каждый лист Calc может иметь максимум 65 536 строк и максимум 245 столбцов (от A до IV). Это составляет 16 056 320 индивидуальных ячеек на один лист.
Составные части главного окна Calc
При загрузке Calc на выполнение главное окно имеет вид, изображенный на рис. 7.1.
Строка заголовка и Панель меню
Строка заголовка, расположенная вверху, показывает имя текущей электронной таблицы. Для новой электронной таблицы используется имя по умолчанию Безымянный X, где X является числом. При сохранении новой электронной таблицы в первый раз вам будет предложено ввести ее имя.
Ниже Строки заголовка расположена Панель меню. При выборе одного из пунктов меню появляется подменю, содержащее другие команды. Панель меню можно модифицировать, как описано в «Меню и панели инструментов».
Панель формул
С левой стороны Панели формул (рис. 7.2) расположено небольшое текстовое поле, называемое Область листа, в котором находится сочетание буквы и цифры, например D7. Это буква столбца и номер строки текущей ячейки, которые дают координаты ячейки в экранной сетке.
С правой стороны поля Область листа находится Мастер функций, кнопка Сумма и кнопка Функция.
Нажатие на кнопку Мастер функций открывает диалоговое окно, в котором можно найти список возможных функций. Он может быть весьма полезен, поскольку также показывает, как оформлены функции.
Кнопка Сумма вставляет в текущую ячейку сумму чисел, расположенных в верхних ячейках или в левых ячейках, если в верхних ячейках числа отсутствуют.
Кнопка Функция вставляет знак равенства в выбранную ячейку и Строку ввода, что определяет готовность ячейки к вводу формулы.
При вводе новых данных в ячейку, которая уже содержит данные, кнопки Сумма и Функция заменяются кнопками Отменить и Принять
Содержимое текущей ячейки (данные, формула или функция) отображается в Строке ввода, которая является остальной частью Панели формул. Здесь можно редактировать содержимое текущей ячейки, что можно также делать и в самой текущей ячейке. Чтобы редактировать в области Строки ввода, щелкните левой кнопкой по соответствующей части области Строки ввода, а затем вводите свои изменения. Чтобы редактировать в текущей ячейке, просто щелкните дважды по этой ячейке.
Отдельные ячейки
Основная часть экрана отображает отдельные ячейки в форме сетки, каждая из которых расположена на пересечении конкретного столбца и конкретной строки.
В верхней части столбцов и в левой части строк располагается ряд серых прямоугольников, содержащих буквы и цифры. Это заголовки столбцов и строк. Столбцы начинаются с буквы A и изменяют ее при движении вправо, строки начинаются с 1 и увеличивают номер при движении вниз.
Вкладки листов
В нижней части сетки ячеек расположены вкладки листов (рис. 7.4). Эти вкладки обеспечивают доступ к отдельным листам, при этом отображаемый, или активный, лист имеет вкладку, окрашенную в белый цвет.
Щелчок по вкладке другого листа отображает этот лист, вкладка которого становится белой. Можно выбрать сразу несколько вкладок листов, если удерживать нажатой клавишу Control при щелчке по именам вкладок.
Управление файлами
Создание новых электронных таблиц
Новую электронную таблицу можно создать из любого другого модуля Ooo, с которым вы работаете в настоящий момент времени. Например, новая электронная таблица может быть создана из Writer или Draw.
Открытие существующей электронной таблицы
Электронная таблица также может быть открыта из любого другого модуля OOo.
Каждое из указанных действий приведет к открытию диалогового окна Открыть, где можно найти и выбрать нужную электронную таблицу.
Сохранение электронных таблиц
Сохранить электронную таблицу можно тремя способами.
Если электронная таблица ранее не сохранялась, то каждое из указанных действий приведет к открытию диалогового окна Сохранить как. Здесь можно ввести имя файла электронной таблицы и определить его место на диске.
Навигация в электронных таблицах
Переход в отдельную ячейку
С помощью мышки
Поместите курсор мышки в необходимую ячейку и щелкните левой кнопкой.
С помощью координат ячейки
Нажмите на стрелку, расположенную справа от поля Область листа (рис. 7.2). В списке будут выделены координаты текущей ячейки. Введите координаты ячейки, в которую надо перейти, и нажмите клавишу Enter. Или щелкните внутри поля Область листа, переместитесь в начало поля с помощью удаления существующих координат и введите необходимые координаты ячейки.
С помощью навигатора
Нажмите на значок Навигатор , расположенный на панели инструментов Стандартная (или нажмите клавишу F5), для отображения навигатора. Введите координаты ячейки в верхние два поля с надписями Столбец и Строка и нажмите клавишу Enter. На рис. 7.4 Навигатор выберет ячейку F5.
Перемещение из ячейки в ячейку
В электронной таблице одна ячейка или группа ячеек обычно имеют более темное обрамление. Это показывает, где расположен в данный момент фокус (рис. 7.5).
С помощью клавиш Tab и Enter
С помощью клавиш со стрелками
Нажатие клавиш со стрелками на клавиатуре перемещает фокус в направлении стрелок.
Использование клавиш Home, End, Page Up и Page Down
Перемещение с одного листа на другой
Каждый лист электронной таблицы не зависит от других, даже если он связан с помощью ссылок с другими листами. Существует три способа навигации между различными листами электронной таблицы.
С использованием клавиатуры
Нажатие клавиш Control+PgDn приводит к переходу на один лист вправо и нажатие клавиш Control+PgUp – к переходу на один лист влево.
С помощью мышки
Нажатие по одной из вкладок листов (рис. 7.3) в нижней части электронной таблицы выбирает этот лист.
Если имеется много листов, то некоторые вкладки листов могут быть скрыты горизонтальной полосой прокрутки внизу экрана. Если это так, то для отображения вкладок можно использовать четыре кнопки, расположенные слева от самих вкладок листов. На рис. 7.6показано, как это делать.
Отметим, что нумерация листов осуществляется не по порядку. Нумерация листов может быть произвольной – вы вправе дать листу любое свое название.
Примечание
Кнопки со стрелками, показанные на рис. 7.6, становятся активными только в том случае, если имеются скрытые вкладки. В противном случае они обесцвечиваются.
Выделение элементов листа или электронной таблицы
Выделение ячеек
Можно выделить любое количество ячеек в любом сочетании.
Одиночная ячейка
Щелкните левой кнопкой по ячейке. Результат будет таким, как показано на рис. 7.5 слева. Удостовериться в правильности выбора можно в поле Область листа.
Диапазон смежных ячеек
Диапазон смежных ячеек можно выделить с помощью клавиатуры или мышкой. Для выделения диапазона ячеек перемещением курсора мышки:
Для выделения диапазона ячеек без перемещения курсора мышки:
Для выделения диапазона ячеек без использования мышки:
Результат любых указанных действий будет таким, как показано на рис. 7.5 справа.
СОВЕТ
Выделить диапазон смежных ячеек можно также непосредственно в поле Область листа. Щелкните по полю Область листа, как описано в разделе «С помощью координат ячейки» Для выделения диапазона ячеек введите координаты верхней левой ячейки диапазона, затем символ двоеточия (:), а далее координаты нижней правой ячейки диапазона. Например, для выделения диапазона ячеек от ячейки A3 до ячейки C6 необходимо ввести A3:C6.
Диапазон несмежных ячеек
Выделение столбцов и строк
Целые столбцы и строки в OOo могут быть выделены очень просто.
Отдельный столбец
Для выделения одного столбца щелкните по букве заголовка столбца (рис. 7.2).
Отдельная строка
Для выделения одной строки щелкните по цифре заголовка строки (рис. 7.2).
Несколько столбцов или строк
Для выделения нескольких смежных столбцов или строк:
Для выделения нескольких несмежных столбцов или строк:
Целый лист
Для выделения целого листа, щелкните по маленькому прямоугольнику, расположенному между заголовком столбца A и заголовком строки 1.
Для выделения целого листа можно также использовать клавиатуру, нажимая на клавиши Control+A.
Работа со столбцами и строками
Вставка столбцов и строк
Столбцы и строки можно вставлять несколькими разными способами в неограниченном количестве.
Отдельный столбец или строка
Примечание
При вставке одного нового столбца, он вставляется слева от выделенного столбца. При вставке одной новой строки, она вставляется выше выделенной строки.
Отдельный столбец или строку можно вставить также с помощью мыши:
Несколько столбцов или строк
Несколько столбцов или строк можно вставить сразу, а не вставлять их по одному.
Удаление столбцов и строк
Столбцы и строки можно удалять по отдельности или группой.
Отдельный столбец или строка
Один столбец или строку можно удалить только с помощью мышки:
Несколько столбцов или строк
Несколько столбцов или строк можно удалить сразу, а не удалять их по одному.
Работа с листами
Как и любой другой элемент Calc, листы можно вставлять, удалять и переименовывать.
Вставка новых листов
Существует много способов вставки нового листа. Первым шагом во всех способах является выделение листов, после которых будет вставлен новый лист. После этого можно использовать следующие действия.
Каждый способ приводит к открытию диалогового окна Вставить лист (рис. 7.9). В нем можно определить, будет ли новый лист располагаться до или после выделенного листа, а также сколько листов нужно вставить.
Удаление листов
Листы можно удалять по отдельности или группой.
Отдельный лист
Щелкните правой кнопкой по вкладке удаляемого листа и выберите из контекстного меню Удалить.
Несколько листов
Чтобы удалить несколько листов, выделите их, как описано выше, щелкните правой кнопкой мышки по какой-нибудь вкладке и выберите из контекстного меню Удалить.
Переименование листов
Стандартным именем нового листа является «ЛистX», где X номер. Это хорошо работает, когда имеется только несколько листов для небольшой электронной таблицы, но становится неудобным при большом числе листов. Для присвоения листу более содержательного имени можно:
Примечание
Имена листа должны начинаться либо с буквы, либо с цифры; другие символы, включая пробелы, недопустимы, хотя пробелы можно использовать между словами. Попытка переименовать лист неправильным именем вызывает сообщение об ошибке.
Внешний вид Calc
Фиксация строк и столбцов
Фиксация блокирует несколько верхних строк или несколько столбцов с левой стороны листа или и то и другое. При прокрутке внутри листа любые зафиксированные строки и столбцы остаются в поле зрения автора.
На рис. 7.10 показаны зафиксированные строки и столбцы. Утолщенная горизонтальная линия между строками 3 и 14, а также утолщенная вертикальная линия между столбцами C и H отделяют зафиксированные области. Строки с 4 по 13 и столбцы с D до G прокручены вверх. Зафиксированные три строки и три столбца остались на своем месте.
Точку фиксации можно установить после одной строки, одного столбца или после и того и другого, как показано на рис. 7.10.
Фиксация отдельных строк или столбцов
Появится темная линия, указывающая на границу фиксации.
Фиксация строки и столбца
На экране появятся две линии, горизонтальная над этой ячейкой и вертикальная слева от этой ячейки. Теперь при прокрутке все строки выше и левее этих линий будут оставаться на своих местах.
Удаление фиксации
Для удаления фиксации строк или столбцов выполните команду Окно > Фиксировать. Флажок рядом с Фиксировать должен исчезнуть.
Разделение окна
Другой способ изменения внешнего вида заключается в разделении окна – известный еще под именем разделение экрана. Экран можно разделить либо по горизонтали, либо по вертикали, или иметь и то и другое. Это позволяет в любой момент времени просматривать до четырех фрагментов листа.
Для чего это нужно? Представьте, что у вас имеется большой лист и в одной из его ячеек находится число, используемое в трех формулах, находящихся в других ячейках. Используя разделение экрана, можно расположить ячейку, содержащую число, в одной секции, а каждую из ячеек с формулами в других секциях. Потом можно изменить число в ячейке и наблюдать, как это повлияет на содержимое ячеек с формулами.
Разделение экрана по горизонтали
Для разделения экрана по горизонтали:
Также можно разделить окно по вертикали, что рассмотрено далее – результаты будут такими же, позволяя выполнять прокрутку обоих частей окна независимо. Имея вертикальное и горизонтальное разделение, получаем четыре независимых окна для прокрутки.
Разделение экрана по вертикали
Чтобы разделить экран по вертикали:
Примечание
Разделение экрана одновременно по горизонтали и вертикали даст четыре изображения, каждое со своей вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки.
Удаление разделения экрана
СОВЕТ
Можно также разделить экран, используя те же самые процедуры, что и для фиксации строк и столбцов. Следуйте этим указаниям, но вместо выполнения Окно > Фиксировать, используйте Окно > Разделить.
Ввод данных на лист
Ввод чисел
Выделите ячейку и введите в нее число, используя верхний ряд клавиатуры или числовую клавиатуру. Для ввода отрицательного числа введите символ минуса (–) перед числом или заключите его в скобки ( ). По умолчанию числа имеют выравнивание вправо, а отрицательные числа имеют перед собой символ минуса.
Ввод текста
Выделите ячейку и введите в нее текст. Текст по умолчанию выравнивается влево.
Ввод чисел в формате текста
Если число вводится в формате 01481, Calc удалит предшествующий 0. Чтобы сохранить этот начальный ноль, в случае ввода телефонных кодов, например, введите перед числом символ апострофа, подобно: ‘01481. Однако данные теперь рассматриваются Calc как текст. Арифметические операции работать не будут. Число будет либо проигнорировано, или появится сообщение об ошибке.
СОВЕТ
Числа могут иметь начальные нули и рассматриваются как текст, если ячейка сформатирована соответствующим образом. Щелкните правой кнопкой по ячейке и выберите Формат ячеек > Число. Установка значения Начальные нули позволяет иметь числа с начальными нулями.
Внимание
Даже если вы объявляете переменную как текст, она может все же участвовать в арифметических операциях; однако результат таких операций может отличаться от ожидаемого. В некоторых случаях Calc будет выполнять арифметические операции в ячейке с текстом, имеет она символы (например, ABCD) или числа, которые вы отформатировали как текст. Более подробная информация приведена в Руководстве по Calc.
Ввод даты и времени
Выделите ячейку и введите в нее дату и время. Элементы даты можно отделять друг от друга символом (/) или (–), либо использовать текст, например 10 окт 03. Calc распознает множество форматов даты. Элементы времени можно отделять символом двоеточие, например 10:43:45.
Печать
OpenOffice.org Calc предлагает мощную и чрезвычайно конфигурируемую систему печати. Для вывода или не вывода на печать можно выбирать много различных деталей. Можно устанавливать порядок печати листов и их размер. Можно выбирать для печати на всех страницах особые строки или столбцы, или определять диапазон печатаемых листов.
Печать электронных таблиц
Для вывода на печать или в файл электронной таблицы выполните команду Файл > Печать. Открывающееся диалоговое окно Печать (рис. 7.15) позволяет изменить настройки принтера. Здесь можно быстро определить, что печатать: весь документ, отдельные листы или группу выбранных ячеек. В этом окне также можно определить количество копий, необходимость упорядочения копий. Чтобы начать печать, нажмите кнопку OK.
Параметры печати
Параметры печати можно устанавливать либо только для текущего документа, либо для всех электронных таблиц. Для установки параметров для текущего документа в диалоговом окне Печать нажмите кнопку Параметры в левом нижнем углу окна. Для постоянной установки параметров выполните Сервис > Параметры > OpenOffice.org Calc > Печать. Диалоговые окна для обоих случаев очень похожи. рис. 7.16.
Выбор области печати
Для печати можно выбрать один или более листов. Это может быть полезным, если имеется большая электронная таблица с множеством листов, а на печать необходимо вывести только некоторые из них. В качестве примера можно привести бухгалтерские данные о расходах за определенный период времени, когда для каждого месяца года используется один лист. Если необходимо распечатать только лист для ноября, то следует выполнить следующие действия.
Примечание
Кнопка Параметры отличается от кнопки Свойства. Кнопка Свойства имеет дело с установкой параметров принтера, тогда как кнопка Параметры имеет дело с параметрами OOo.
Настройка области печати
Печать строк или столбцов на каждой странице
Если лист будет распечатываться на нескольких страницах, то можно настроить печать так, чтобы определенные строки или столбцы повторялись на каждой печатной странице.
В качестве примера, рассмотрим необходимость печати на всех страницах двух верхних строк листа, а также столбца A:
Примечание
Нет необходимости выделять весь диапазон повторяемых строк. Достаточно в каждой строке выделить по одной ячейке.
Определение диапазона печати
Этот параметр используется для изменения или определения диапазона печати. Это может быть полезным для больших электронных таблиц, если для них необходимо распечатать только ряд специфических данных. Для определения диапазона печати:
На экране появятся линии разрыва страницы.
Примечание
Проверить правильность диапазона печати можно выполнив команду Файл > Предварительный просмотр страницы. OOo отобразит только ячейки из диапазона печати.
Расширение диапазона печати
После определения диапазона печати в него можно добавить дополнительные ячейки. Это позволит распечатывать несколько несмежных областей одного и того же листа, а не весь лист. После определения диапазона печати:
К диапазону печати будут добавлены дополнительные ячейки.
Линии разрыва страницы на экране больше не будут отображаться.
Примечание
Дополнительный диапазон печати будет распечатан на отдельной странице, даже если оба диапазона принадлежат одному листу.
Удаление диапазона печати
Иногда необходимо удалить определенный ранее диапазон печати, например, если позднее надо распечатать лист полностью.
Для удаления диапазона печати выполните команду Формат > Области печати > Очистить диапазон печати
По этой команде будут удалены все диапазоны печати листа.
После удаления диапазона печати на экране появятся линии стандартных разрывов страницы.
, расположенный на панели инструментов Стандартная (или нажмите клавишу F5), для отображения навигатора. Введите координаты ячейки в верхние два поля с надписями Столбец и Строка и нажмите клавишу Enter. На рис. 7.4 Навигатор выберет ячейку F5.
