В личной карточке профессия что нужно писать
Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения
Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.
Образец и пустой бланк личной карточки работника
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
Заполнение. Подробный пример
Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.
Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:
Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.
Заполнение формы Т-2 по разделам
Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:
Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.
Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:
ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.
Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.
Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:
Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Раздел 3. Прием на работу. Переводы
От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.
Раздел 4. Аттестация
Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.
Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.
Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка
Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).
Раздел 7. Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.
Раздел 8. Отпуск
В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:
Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.
Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.
Раздел 9. Социальные льготы
Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.
Раздел 10. Дополнительные данные
В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.
Раздел 11. Прекращение трудового договора
Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.
Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2
Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.
Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:
Использование спецсимволов
Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.
Прочерки
Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.
Заполнение формы на компьютере
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.
Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.
Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!
Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения
Привычный современным кадровикам и довольно часто используемый ими документ — личная карточка работника. Имеет простую структуру, но у нее много нюансов в части заполнения — ознакомимся с ними.
Зачем нужна карточка Т-2?
В ТК РФ нет норм, содержащих словосочетание «личная карточка» или аналогичных по смыслу, которые бы предписывали работодателю применять подобный персонифицированный документ о работнике.
Однако в ст. 66 ТК РФ есть норма, устанавливающая для работодателей особенную обязанность: ведение и хранение в порядке, определяемом Правительством России, ключевой разновидности кадровых документов — трудовых книжек. В свою очередь, есть изданное высшим органом исполнительной власти страны Постановление от 16.04.2003 № 225, устанавливающее такой порядок — и, соответственно, подлежащее обязательному применению работодателями.
В п. 12 Правил ведения трудкнижек, которые установлены Постановлением № 225, сказано, что:
Главное статистическое ведомство форму карточки успешно утвердило: известным Постановлением от 05.01.2004 № 1 (которое вводит в оборот несколько десятков общераспространенных кадровых форм) была введена унифицированная форма № Т-2. Именно ее и рекомендуется использовать в целях выполнения Постановления № 225 — в качестве бланка для личной карточки, российским работодателям.
Таким образом, ведение личных карточек входит в число обязанностей работодателя по закону. Отсутствие карточек, выявленное Трудинспекцией, приведет к серьезным санкциям — предусмотренным статьей 5.27 КоАП РФ.
Скачать актуальный бланк личной карточки Т-2 можно здесь.
Состав личной карточки Т-2
Личная карточка — довольно объемный документ, в котором отражаются разные типы данных. В большинстве случаев наименования граф следует толковать буквально — и потому особых проблем с определением того, что там писать, не возникает. Вместе с тем, важно то, как именно отражать требуемые сведения в документе.
Личная карточка состоит из заголовочной части и нескольких разделов. Остановимся на их заполнении подробней.
Заполняем карточку Т-2: образец 2019
Раздел I личной карточки
В разделе I «Общие сведения» данные приводятся двумя способами:
Коды в целях отражения в личной карточке могут браться из разных классификаторов.
Так, в форме приводятся:
По графе «Место рождения»:
Важно не путать документ ОК 019-95 с классификатором ОКТМО (ОК 033-2013), который используется в налоговой отчетности.
В графе «Гражданство»:
Российскому гражданству соответствует код 1.
Основной навигационный элемент классификатора ОКИН — фасет. По нему и нужно ориентироваться, подбирая те или иные коды. Так, коды по гражданству приведены конкретно в фасете 02.
В графе «Знание языков»:
К примеру, английскому языку (код 016) на свободном уровне (код 3) соответствует код 016 3, фиксируемый в графе.
В графе «Образование»:
В расположенной ниже таблице вносятся данные по диплому. При этом указывается код специальности по классификатору ОКСО (ОК 009-2016).
В графе «Состояние в браке»:
В графе «Состав семьи»:
Заголовочная часть карточки
Разделу с общими сведениями предшествует заголовочная часть карточки — ее заполнение также имеет ряд нюансов, которые заслуживают внимания:
Дата рождения работника записывается двумя способами:
Если есть необходимость вести раздельный учет трудового и страхового стажа, то в состав формы можно включить дополнительную графу — «Страховой стаж» (по структуре повторяющую графу «Стаж работы»).
С 2002 года любой стаж для пенсии — всегда страховой. Но для корректности расчета тех или иных социальных привилегий работника, который имеет большой опыт работы, разграничение (и дополнение формы новой графой) имеет смысл.
После подготовки раздела с общими сведениями в личной карточке заполняются:
Раздел II со сведениями о воинском учете
Особых сложностей в работе с разделом нет. По достижении работником 27 лет (или предельного возраста пребывания в запасе), а также если гражданин признается не годным к службе, в разделе вписывается фраза «снят с воинского учета» с указанием причины — например, «по возрасту».
Раздел III со сведениями о приеме на работу
Главный источник данных для его заполнения — приказ руководителя предприятия о приеме на работу. Сведения, отраженные в обоих документах — карточке и приказе, должны совпадать.
Раздел IV со сведениями по аттестации
Заполняется при наличии таких сведений. Главный источник данных здесь — протокол, составленный аттестационной комиссией (или аналогичный документ). Его реквизиты приводятся в графе «Основание».
Раздел V со сведениями о повышении квалификации работника
Заполняется при осуществлении такого повышения. Главный источник здесь — документ, который выдало учебное заведение, куда человек направлялся на повышение квалификации. При этом, в графе «Основание» приводятся реквизиты приказа руководителя на направление работника на учебу либо реквизиты соглашения между работником и работодателем о направлении на учебу.
Раздел VI со сведениями о профпереподготовке
Под переподготовкой в общем случае понимается получение работником дополнительной профессии. Как правило — в рамках вузовской программы длительностью от 500 академических часов и более. Данные приводятся по диплому или свидетельству, выданному учебным заведением при успешном прохождении человеком данной программы.
Раздел VII со сведениями о наградах
Все они должны дублировать те сведения, что отражены в трудовой книжке.
Раздел VIII со сведениями об отпусках
Если вместо отпуска работник получил компенсацию, сведения о ней также вносятся в личную карточку. При этом, на двух соседних ячейках — для указания дат начала и окончания отпуска, записывается фраза «Выплачивается денежная компенсация».
Если работник получал однотипный отпуск — например, обычный ежегодный, в разные годы, то сведения по каждому отпуску следует отразить на отдельных строках таблицы раздела.
Во всех случаях в графе «Основание» приводятся реквизиты приказа руководителя, по которому устанавливался отпуск либо предоставлялась его компенсация.
Раздел IX с указанием сведений о социальных льготах
Приводятся реквизиты документов, дающих право на льготу, а также ссылки на нормативные акты, по которым работнику льгота предоставляется.
Раздел X с дополнительными сведениями
Они могут быть любыми — что имеют значение с точки зрения выполнения человеком трудовых функций. Например — сведения о наличии у него водительского удостоверения на управление автомобиля того или иного типа.
Раздел XI с основанием прекращения трудового договора (увольнения)
Здесь указывается дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа.
Скачать образец заполнения 2019 личной карточки Т-2.
В личной карточке профессия что нужно писать
Сотрудник, занимающий в организации должность заместителя начальника отдела, имеет диплом о высшем профессиональном образовании по специальности «инженер по эксплуатации радиотехнических средств».
Какую профессию в этом случае необходимо вписать в графу «профессия» личной карточки работника?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Профессиями именуются виды деятельности рабочих, тогда как «заместитель начальника отдела» и «инженер» являются должностями. Если у сотрудника нет профессии рабочего, графу «профессия» в личной карточке заполнять не нужно.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Мария
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Синева Татьяна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Мария
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Заполнение разделов формы
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты».
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Заполнение разделов формы
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника
Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).
Что это за форма и когда она нужна
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о дополнительном образовании или степень знания иностранного языка в личной карточке дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Кто обязан вести карточки
Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.
Общие правила заполнения
Небольшая ремарка перед тем, как обсудить, как заполнить карточку Т-2. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем, важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Поскольку специальная инструкция по заполнению личной карточки Т-2 не разработана, ориентируемся на правила заполнения трудовых книжек. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Как заполнить по пунктам
Допустим, в ООО «ППТ.ру» в августе 2021 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:
Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Что писать в строке
Какой код по ОКИН указывать
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)