для чего используется условное форматирование в excel
Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных
Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.
Простейшие варианты условного форматирования
Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:
Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.
Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.
При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.
Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.
При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.
Правила выделения ячеек
По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.
Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:
Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».
Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.
В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.
При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.
После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».
Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.
По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.
Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.
Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.
Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.
Правила отбора первых и последних значений
Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:
Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.
Создание правил
Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.
Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.
Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:
Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.
Управление правилами
В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.
Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.
Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.
Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.
В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.
Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».
Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.
Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.
Помимо этой статьи, на сайте еще 12479 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Обучение условному форматированию в Excel с примерами
Условное форматирование – удобный инструмент для анализа данных и наглядного представления результатов. Умение им пользоваться сэкономит массу времени и сил. Достаточно бегло взглянуть на документ – нужная информация получена.
Как сделать условное форматирование в Excel
Инструмент «Условное форматирование» находится на главной странице в разделе «Стили».
При нажатии на стрелочку справа открывается меню для условий форматирования.
Сравним числовые значения в диапазоне Excel с числовой константой. Чаще всего используются правила «больше / меньше / равно / между». Поэтому они вынесены в меню «Правила выделения ячеек».
Введем в диапазон А1:А11 ряд чисел:
Выделим диапазон значений. Открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Правила выделения ячеек». Зададим условие, например, «больше».
Введем в левое поле число 15. В правое – способ выделения значений, соответствующих заданному условию: «больше 15». Сразу виден результат:
Выходим из меню нажатием кнопки ОК.
Условное форматирование по значению другой ячейки
Сравним значения диапазона А1:А11 с числом в ячейке В2. Введем в нее цифру 20.
В левое поле вводим ссылку на ячейку В2 (щелкаем мышью по этой ячейке – ее имя появится автоматически). По умолчанию – абсолютную.
Результат форматирования сразу виден на листе Excel.
Значения диапазона А1:А11, которые меньше значения ячейки В2, залиты выбранным фоном.
Зададим условие форматирования: сравнить значения ячеек в разных диапазонах и показать одинаковые. Сравнивать будем столбец А1:А11 со столбцом В1:В11.
Каждое значение в столбце А программа сравнила с соответствующим значением в столбце В. Одинаковые значения выделены цветом.
Внимание! При использовании относительных ссылок нужно следить, какая ячейка была активна в момент вызова инструмента «Условного формата». Так как именно к активной ячейке «привязывается» ссылка в условии.
Чтобы инструмент «Условное форматирование» правильно выполнил задачу, следите за этим моментом.
Проверить правильность заданного условия можно следующим образом:
В открывшемся окне видно, какое правило и к какому диапазону применяется.
Условное форматирование – несколько условий
Исходный диапазон – А1:А11. Необходимо выделить красным числа, которые больше 6. Зеленым – больше 10. Желтым – больше 20.
Заполняем параметры форматирования по первому условию:
Нажимаем ОК. Аналогично задаем второе и третье условие форматирования.
Обратите внимание: значения некоторых ячеек соответствуют одновременно двум и более условиям. Приоритет обработки зависит от порядка перечисления правил в «Диспетчере»-«Управление правилами».
То есть к числу 24, которое одновременно больше 6, 10 и 20, применяется условие «=$А1>20» (первое в списке).
Условное форматирование даты в Excel
Выделяем диапазон с датами.
В открывшемся окне появляется перечень доступных условий (правил):
Выбираем нужное (например, за последние 7 дней) и жмем ОК.
Красным цветом выделены ячейки с датами последней недели (дата написания статьи – 02.02.2016).
Условное форматирование в Excel с использованием формул
Если стандартных правил недостаточно, пользователь может применить формулу. Практически любую: возможности данного инструмента безграничны. Рассмотрим простой вариант.
Есть столбец с числами. Необходимо выделить цветом ячейки с четными. Используем формулу: =ОСТАТ($А1;2)=0.
Выделяем диапазон с числами – открываем меню «Условного форматирования». Выбираем «Создать правило». Нажимаем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Заполняем следующим образом:
Для закрытия окна и отображения результата – ОК.
Условное форматирование строки по значению ячейки
Задача: выделить цветом строку, содержащую ячейку с определенным значением.
Таблица для примера:
Необходимо выделить красным цветом информацию по проекту, который находится еще в работе («Р»). Зеленым – завершен («З»).
Порядок заполнения условий для форматирования «завершенных проектов»:
Обратите внимание: ссылки на строку – абсолютные, на ячейку – смешанная («закрепили» только столбец).
Аналогично задаем правила форматирования для незавершенных проектов.
В «Диспетчере» условия выглядят так:
Когда заданы параметры форматирования для всего диапазона, условие будет выполняться одновременно с заполнением ячеек. К примеру, «завершим» проект Димитровой за 28.01 – поставим вместо «Р» «З».
«Раскраска» автоматически поменялась. Стандартными средствами Excel к таким результатам пришлось бы долго идти.
Exceltip
Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки
Условное форматирование в Excel
Условное форматирование позволяет применять форматирование ячеек избирательно или автоматически на основании их значений. К примеру, вы можете задать условное форматирование таким образом, чтобы все ячейки с отрицательными значениями закрашивались в красный цвет. Когда вы вводите или меняете значение в ячейке, Excel проверяет его и сравнивает с условиями, заданными в правилах. Если значение отрицательное, фон ячейки закрасится, иначе останется без изменений.
Условное форматирование – это простой способ определить ячейки с ошибочными записями или значениями определённого типа. Вы можете использовать формат (например, красная заливка), чтобы легко идентифицировать определенные ячейки.
Виды условного форматирования
Когда вы нажимаете на кнопку Условное форматирование, которая находится в группе Стили вкладки Главная, вы увидите выпадающее меню со следующими опциями:
Правила выделения ячеек открывает дополнительное меню с различными параметрами для определения правил форматирования ячеек, содержащих конкретные значения или находится в определенном диапазоне.
Правила отбора первых и последних значений открывает опции, позволяющие задавать формат ячейкам на основании вхождения их в топ первых или последних элементов.
Гистограмма открывает палитру гистограмм различных цветов, которые вы можете задать для выбранных ячеек, для визуализации значений, содержащихся в этих ячейках.
Цветовые шкалы позволяет задавать двух- и трехцветовые шкалы для цвета фона ячейки на основе ее значения относительно других ячеек в диапазоне
Наборы значков отображает значок в ячейке. Какой именно значок отображается, зависит от значения ячейки относительно других ячеек. Excel 2013 предоставляет 20 наборов значков на выбор (при этом вы можете смешивать и сочетать значки из разных наборов). Количество значков в наборах колеблется от трех до пяти.
Создать правило открывает диалоговое окно Создание правила форматирования, которое позволяет создать пользовательское условное форматирование для выбранных ячеек.
Удалить правила открывает дополнительное меню, где вы можете удалить правила условного форматирования как для выбранных ячеек, так и на всем листе.
Управление правилами открывает диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования, которое позволяет редактировать и удалять определенные правила, а также задавать приоритет, передвигая вниз и вверх по списку правил.
Графическое условное форматирование
Вероятно, самое крутое (и конечно, простое) условное форматирование, которое можно применить к диапазону ячеек – это форматирование с применением графических элементов – Гистограммы, Цветовые шкалы и Наборы значков.
На рисунке изображено применение двух различных правил для форматирования для диапазона от 6 до 1 и наоборот. В первом случае применялись Цветовые шкалы, где мы видим, как изменяется формат при изменении значения от 6 до 1, во втором – 3 цветные стрелки.
Определение конкретных значений в диапазоне ячеек
Варианты условного форматирования Правила выделения ячеек и Правила отбора первых и последних значений позволяют задавать определенный формат ячейкам при достижении заданных условий.
Правила, которые вы создали для выполнения этих условий, могут варьироваться в широких пределах. Вы можете устанавливать правила, согласно которому ячейки будут форматироваться, если она содержит определенный текст или значение, может быть больше/ меньше или быть в пределах определенных значений. Также вы можете применять правила форматирования для опознания ячеек входящих в топ 10 наибольших/ наименьших значений.
Примеры условного форматирования
Давайте рассмотрим пример, где мы будем создавать правило изменения формата ячейки на красную заливку с темно-красным шрифтом при условии, если значение ячейки содержит слово Нет.
В появившемся диалоговом окне Текст, который содержит в левом текстовом поле необходимо задать фрагмент текста, который будет условием для применения формата к ячейке, указанного в правом выпадающем списке. В нашем случае – это Светло-красная заливка и темно-красный текст.
Щелкаем ОК, чтобы наше правило вступило в силу.
Несколько условных форматирований для одного диапазона
Скажем, вы хотите применить три различных условных форматирования к одному и тому же диапазону ячеек: первый тип формата, когда ячейка содержит целевое значение, второй – когда больше цели и третий – когда меньше. Ниже описаны шаги по заданию формата Желая заливка с темно-желтым текстом для ячеек содержащих значение 95, Зеленая заливка с темно-зеленым текстом для ячеек со значениями больше 95 и Светло-красная заливка и темно-красным текстом для ячеек меньше 95.
Аналогичную операцию проделываем для ячеек со значениями меньше 95. На этот раз из списка правил необходимо выбрать Меньше и задать формат с красной заливкой.
По мере того, как вы будете определять все три правила для диапазона, ячейки будут закрашиваться в определенный цвет. В итоге мы получим, примерно такую картину. Обратите внимание, что если ячейка будет пустой, она тоже будет закрашиваться в красный цвет, предполагая, что значение ячейки меньше 95.
Формулы в условном форматировании
Хотя Excel предлагает большое количество готовых правил, вы можете задать свое собственное правило на основе формулы. К примеру, у вас есть таблица с данными о продажах по дням и вы хотите, чтобы ячейки с выходными днями (суббота и воскресенье) закрашивались.
В поле Измените описание правила задаем условия и формат для нашего правила. В нашем случае, условием будет формула =ИЛИ(ДЕНЬНЕД($A2;2)=6;ДЕНЬНЕД($A2;2)=7). В качестве формата я выбрал темно красную заливку.
Послесловие
В данной статье мы рассмотрели один из самых популярных инструментов Excel – условное форматирование, которое позволяет задавать различный вид для ячейки в зависимости от его содержимого. Условное форматирование является полезным инструментом для визуализации числовых данных. В ряде случаев условное форматирование является реальной альтернативой создания диаграммы.
Вам также могут быть интересны следующие статьи
32 комментария
А можно ли сделать так чтобы значение в ячейке менялось в зависимости от цвета другой ячейки? Например если ячейка залита красным цветом то 0, если зеленым цветом то 1.
Эльнур, такую штуку можно реализовать с помощью создания пользовательской функции, например, такой:
Пример с формулой можно упростить (если, конечно, не было цели продемонстрировать именно то, как работает функция ИЛИ). Формула ниже будет делать то же самое:
=ДЕНЬНЕД($A2;2)>5
Скажите пож-та,мне необходимо что бы при определенном значении,в ячейку тянулся заранее готовый текст!Уже два часа читаю функции,но к сожелению ничего подходящего!Заранее спасибо!
Это можно сделать формулой, только если Вы не имеете ввиду, что «уже готовый текст» будет тянуться туда же (заменяя?) имеющееся «определенное значение».
Добрый день!
Не могу разобраться какое правило выбрать.
Условие следующее: в одной колонке указан планируемый срок реализации, в следующей — фактический. Если фактический срок превышает плановый (дата более поздняя), то выделение одним цветом, если дата более ранняя или равна дате по плану — другим.
Сделала сравнение по функции ЕСЛИ. Но если растягиваю формулу, то все остальные ячейки столбца «срок факт» ссылаются на первую ячейку столбца «срок план.»
Скажите, а можно окрасить строку, на основании одной из ячеек, которая в свою очередь принимает цвет в соответствии с УФ «цветовая шкала» ()